Canal de denuncias interno: ¿qué es y cómo implementarlo?

Un canal de denuncias interno es una herramienta, un sistema o un software que permite a los trabajadores de una organización comunicar o denunciar una actitud, un comportamiento o una conducta irregulares que puedan suponer una infracción o que vayan en contra de la normativa de la compañía.

Se trata, en otras palabras, de un canal mediante el cual las personas que trabajan en la empresa pueden presentar una denuncia que, posteriormente, el equipo, departamento o persona encargada gestionará. La denuncia es anónima y confidencial, y pueden realizarla los miembros del equipo o las personas que están vinculadas a la organización. Un canal de denuncias también puede ser denominado canal de whistleblowing, un concepto inglés que se refiere a la denuncia o comunicación de infracciones en una empresa.

Una buena resolución de conflictos laborales es indispensable tanto para la gestión y el buen funcionamiento de una empresa como para el bienestar de los trabajadores, y contar con un canal de denuncias puede ayudar en la gestión de diferentes tipos de conflictos.

Un canal de denuncias interno tiene como objetivo detectar y gestionar infracciones e irregularidades que no van de acuerdo con la normativa de la organización o con la ley. Es un elemento importante de compliance. Al detectar estos aspectos de forma temprana, es más sencillo gestionarlos y evitar diferentes tipos de problemas, como pueden ser conductas inadecuadas, conflictos internos, acoso laboral o fraudes, entre otros ejemplos.

Esta herramienta también pretende proteger a los trabajadores, puesto que proporciona un espacio seguro a través del cual las personas pueden presentar una denuncia de manera totalmente confidencial y anónima.

Por supuesto, este canal también permite garantizar que la empresa en cuestión cumple la normativa y la ley que regula esta herramienta, lo que evita sanciones y, además, transmite confianza a los trabajadores.

Para comprender el funcionamiento de un canal de denuncias interno es necesario, en primer lugar, conocer los principales pasos o aspectos de su implementación. Algunas de las claves para implementar un canal de denuncias para empresas son las siguientes:

• La empresa deberá decidir si quiere implementar un canal gestionado de forma interna o externa, y será necesario escoger el medio a través del cual se comunicará la denuncia. Puede comunicarse por escrito mediante correo electrónico, por teléfono, a través de una herramienta especializada. Es indispensable garantizar el anonimato de la persona informante.

• La empresa también deberá nombrar a una persona o equipo responsable del sistema o canal de denuncias.

• Se elaborará un reglamento o normativa donde se establecerán diferentes aspectos como: el tipo de acciones o actitudes que es posible denunciar, el medio por el que se realizará la denuncia, los plazos que deberán cumplirse, el funcionamiento del proceso de investigación y cómo se comunicará la resolución, los derechos de quienes denuncian y de las personas a quienes se denuncia y la persona o equipo que se ocupará de gestionar toda esta información.

• Será necesario llevar un registro de toda la información obtenida y asegurarse de cumplir la normativa en cuanto a protección de datos.

• La organización deberá comunicar la existencia de este canal a todos los empleados y explicar su funcionamiento y la normativa de su uso.

Una vez el canal se ha implementado de forma correcta, su funcionamiento resulta muy sencillo: la persona que quiere realizar una denuncia deberá comunicarlo a través del medio indicado, siguiendo los pasos y la normativa que se hayan establecido previamente. La persona o equipo responsables de gestionar la denuncia se ocuparán de estudiarla y de decidir si se tramita, y deberán comunicar la resolución dentro del plazo establecido. En caso de tramitar la denuncia, la persona o equipo encargados tendrán tres meses para realizar la investigación necesaria, aunque, en casos complejos, este plazo puede extenderse tres meses más.

Como ya se ha mencionado, será indispensable garantizar el anonimato de la persona que realiza la denuncia y la información deberá conservarse en un registro.

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Existen diferentes tipos de canales de denuncias para las empresas y distintas formas de clasificarlos. Por ejemplo, es posible diferenciar entre canal de denuncias interno o externo, en función de si es la propia organización quien gestiona el canal y las denuncias, o si la empresa opta por contratar este servicio a una empresa o un profesional externo a la organización.

También es posible clasificar los tipos de canales de denuncias en función del medio a través del cual se comunican las irregularidades. En este caso, los principales tipos de canales de denuncias internos son los siguientes:

• Canal de denuncias verbal o presencial. Una posibilidad es realizar las denuncias de manera presencial, cara a cara, solicitando una reunión con la persona o el equipo responsables de la gestión de las denuncias.

• Canal telefónico de denuncias. También es posible optar por un canal telefónico, es decir, realizar las denuncias mediante una llamada de teléfono.

• Canal por correo electrónico. El correo electrónico es otro posible canal para realizar denuncias internas en una empresa. En este caso, las denuncias se enviarán a un correo específico que se habrá habilitado con este fin.

• Canal de denuncias digital. La opción más recomendable es contar con un canal de denuncias digital, es decir, una herramienta o software especializado que permita comunicar estas irregularidades de forma eficaz y segura, garantizando siempre la confidencialidad de los datos.

Al implementar esta herramienta, las empresas deben asegurarse de que cumple las características o requisitos siguientes:

• Debe poder garantizar la seguridad, confidencialidad y autenticidad de los datos que se comunican a través de dicho canal, así como la identidad de las personas que realizan la denuncia, las personas denunciadas y las demás personas implicadas, como los testigos.

• Debe cumplir con la normativa vigente en cuanto a protección de datos.

• Debe ser posible comunicar la información, ya sea de forma escrita o verbal, de manera clara y sencilla, y los trabajadores deben poder acceder al canal fácilmente.

• Ha de ser posible almacenar los datos recogidos durante el tiempo que establezca la ley por si es necesario, en el futuro, llevar a cabo investigaciones adicionales.

• Únicamente la persona o equipo autorizados deben poder tener acceso a las denuncias realizadas.

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En España, la normativa que regula los canales de denuncias es la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, la cual adapta la normativa europea correspondiente de whistleblowing.

Esta ley establece que deben contar con un canal de denuncias las empresas con más de 50 trabajadores, así como aquellas organizaciones cuyo convenio colectivo así lo establezca, a pesar de tener menos de 50 empleados, y empresas que estén obligadas a contar con esta herramienta porque así lo definan otras normativas específicas. Algunas de las organizaciones con menos de 50 trabajadores que también están obligadas por ley a implementar un canal de denuncias interno son las entidades del sector público en municipios con más de 10.000 habitantes, empresas del sector financiero o los partidos políticos, entre otros ejemplos.

La normativa también contempla y regula otros aspectos, como el hecho de que debe garantizarse el anonimato y la protección de la identidad de la persona denunciante, o que las denuncias deben poder realizarse tanto de manera verbal como de forma escrita.

Por supuesto, en relación con los canales de denuncias internos, las empresas también deben cumplir la normativa en cuanto a protección de datos.

Una de las muchas funcionalidades de Personio, un software de Recursos Humanos ideal para pequeñas y medianas empresas, es un canal de denuncias anónimo para los trabajadores. Esta función de whistleblowing permite a las organizaciones asegurarse de cumplir con la normativa vigente en cuanto a la implementación de un canal de denuncias interno, así como con las normativas de protección de datos vigentes.

Además, esta herramienta cuenta con una interfaz intuitiva que permite comunicar la información de forma sencilla y ágil, y garantiza siempre el anonimato de los denunciantes y la confidencialidad de los datos.

Personio también ofrece a las empresas una guía de whistleblowing donde se explican aspectos como los cambios que ha habido en las leyes que regulan las denuncias de irregularidades y donde se detalla cómo habilitar esta funcionalidad en el software de Personio.

Deben implantar un canal interno de denuncias las empresas que tienen más de 50 trabajadores y las empresas que, a pesar de tener menos empleados, estén obligadas porque así lo establece su convenio colectivo u otra normativa aplicable a su organización o sector.

Si una empresa que está obligada por la ley a implementar un canal de denuncias no cuenta con esta herramienta, puede recibir una sanción, cuyo importe dependerá de si la infracción es leve, grave o muy grave.

La denuncia puede realizarse de manera verbal o escrita. Existen diferentes tipos de canales y medios, como pueden ser una reunión presencial, una llamada telefónica, un correo electrónico o el uso de una herramienta o software especializado.

Tal y como establece la ley, la normativa que regula este canal protege a aquellas personas que trabajan en el sector público o el sector privado, que han obtenido información acerca de alguna posible infracción en una situación laboral y que denuncian o comunican la irregularidad en cuestión.