Cuadrante de vacaciones para empleados: las mejores alternativas para gestionarlo

Un cuadrante de vacaciones para empleados es una herramienta que se utiliza para gestionar y organizar las ausencias de los trabajadores de una empresa. 

Una plantilla de vacaciones debe incluir partes como la información básica del empleado y los datos de las vacaciones solicitadas.

Información sobre el empleado y las vacaciones que le corresponden por año de trabajo:

• Nombre completo del empleado.

• Departamento al que pertenece el trabajador.

• Turnos de trabajo, si los hubiera.

• Año al que corresponden las vacaciones.

• Diferenciación visual clara entre día hábil y el que no lo es.

• Total de días de vacaciones que le corresponden al trabajador en el año.

Toda la información relativa a las vacaciones que va a disfrutar durante el año:

• Fecha en la que el trabajador comienza y termina sus vacaciones.

• Número de días que el trabajador ha disfrutado en cada periodo de vacaciones.

• Tipo de vacaciones: se indica si las vacaciones corresponden por ley, festivos, vacaciones motu proprio de la empresa, por cortesía, como, por ejemplo, cumpleaños, etc.

• Número de días de vacaciones que le quedan al trabajador después de haber disfrutado de un periodo de vacaciones.

Todos los datos sobre las vacaciones que ha solicitado el empleado:

• Fecha en la que el trabajador solicita las vacaciones.

• Número de días que el trabajador desea disfrutar.

• Observaciones.

• Se indica si la solicitud de vacaciones ha sido aprobada o denegada.

Crear un cuadrante de vacaciones no es una tarea compleja. Y tiene la ventaja de que el mismo sistema puede utilizarse para toda la plantilla.  

1. Define el periodo de vacaciones que se tiene en cuenta en el documento. Por ejemplo, del 1 de enero al 31 de diciembre. 

2. Establece cuántos días de vacaciones le corresponden a cada empleado, según su contrato de empleo.

3. Registra en el cuadrante los días festivos nacionales y locales.

4. Define la política de vacaciones: decide cómo se van a gestionar las vacaciones. Incluye el tiempo de antelación con el que se tienen que solicitar las vacaciones, el plazo y responsable de aprobar la solicitud, el máximo de días consecutivos que se pueden solicitar o cómo se gestionarán los días de vacaciones en temporada alta, entre otros. 

5. Elige una herramienta: puedes usar una plantilla de Excel, un software específico para la gestión del personal o, incluso, un calendario físico.

6. Crea el cuadrante: debe incluir el encabezado con el año, la empresa y el departamento. Posteriormente, indicar en las filas sucesivas la información del empleado y, en las columnas, la información sobre las vacaciones que se solicitan en sí. Por ejemplo, los días laborables, días de vacaciones disfrutadas, días de vacaciones pendientes y días festivos. 

7. Comparte el cuadrante: una vez creado el cuadrante, compártelo con todos los empleados para que puedan consultar sus vacaciones y planificarlas con antelación.

8. Actualiza el cuadrante regularmente, cada vez que un empleado tenga vacaciones o se apruebe una solicitud de vacaciones.

9. Crear un cuadrante global. Su objetivo es coordinar las vacaciones y periodos de descanso de todos los miembros de un mismo equipo. De esta manera,  se evitan situaciones de sobrecarga de trabajo y estrés, y favorece la conciliación, productividad y bienestar. 

Planificar las vacaciones del personal

Gestiona las vacaciones de tus empleados con este práctico planificador automático de vacaciones en formato Excel. 

Descarga: Plantilla de Excel para planificar vacaciones

Usar Microsoft Excel como cuadrante de vacaciones no es del todo recomendable. La falta de automatización y privacidad son dos de sus principales problemas, además de limitaciones relacionadas con guardar archivos en local, y no en la nube, lo que limita la capacidad colaborativa que debería tener este documento.

• Algunas fórmulas de la hoja de cálculo son complejas, por lo que pueden provocar errores.

• Introducir manualmente datos aumenta el riesgo de fallos.

• Hay falta de control de versiones. Es fácil sobrescribir o eliminar accidentalmente datos importantes en Excel.

• El uso de plantillas de Excel requiere un trabajo manual considerable, como la actualización de días de vacaciones, la aprobación de solicitudes y la gestión de las ausencias.

• El Excel no se integra con otras herramientas de gestión de RR. HH., como las de gestión de nóminas o el calendario de la empresa, lo que, a su vez, genera duplicidad en ciertos trámites, al no poder automatizar ciertas gestiones administrativas.

• No es adecuado para gestionar las vacaciones de grandes equipos, ya que el archivo puede volverse voluminoso y difícil de manejar.

• No ofrece funciones avanzadas para la gestión de vacaciones, como la planificación de recursos humanos o  la gestión de bajas por enfermedad.

• Los archivos de Excel pueden ser fácilmente compartidos y modificados por personas no autorizadas, lo que puede suponer un riesgo para la seguridad y privacidad de los datos de los empleados.

El software de Personio es una solución completa y eficiente para la planificación de las vacaciones de los empleados.

• Mayor flexibilidad: los empleados pueden solicitar vacaciones cuando lo necesiten, de forma unilateral y ágil. 

• Acceso a la información: los empleados tienen acceso a la información de sus vacaciones en todo momento. 

• Planificación personal: facilita la planificación de las vacaciones de cada uno de los empleados. 

• Mejora de la satisfacción y la experiencia de empleado: reduce el estrés y la frustración asociados a la gestión manual de las vacaciones.

• Reducción de costes: mejor gestión del tiempo y recursos al automatizar la gestión de las vacaciones.

• Mejora de la productividad: los procesos de solicitud, aprobación o cambio son más rápidos y automatizados. Aumenta la productividad tanto en el propio Departamento de RR. HH. como en los empleados.

• Mayor control: permite una mejor planificación del personal al entender y visualizar rápidamente quién está disponible, quién no lo está, quién se encarga de las funciones, a quién acudir en caso de vacaciones de un determinado profesional, …

• Mejora del clima laboral: favorece la satisfacción de los empleados a la vez que  fomenta la conciliación laboral y personal, pues se agilizan trámites y aprobaciones en un asunto sensible para los profesionales de la organización.

La elección de llevar el control de las vacaciones de los empleados dependerá del tamaño de la empresa, el presupuesto y las necesidades específicas. No obstante, existen diferentes formas como:

• Hojas de cálculo

• Calendario físico

• Software especializado como Personio

• Aplicaciones móviles

El responsable del cuadrante de vacaciones para empleados puede variar según la estructura de la empresa y el tamaño del equipo, aunque por lo general es competencia del Departamento de RR. HH., junto a mánager o responsables de equipo.