Plantilla excel control vacaciones empleados

Plantilla excel control vacaciones empleados

Realizar una gestión eficaz de las vacaciones de los empleados es fundamental para tener una adecuada organización de los equipos, administrar los recursos disponibles y mantener los niveles de producción. Además, saber los motivos de las ausencias permite tramitar mejor las bajas por enfermedad, por maternidad o paternidad y los días libres. 

Llevar a cabo esta tarea puede resultar complicado, sobre todo cuando la empresa cuenta con un elevado número de empleados. Por eso, es clave utilizar un software de gestión de ausencias con el que agilizar este proceso y hacer un seguimiento eficaz. 

También puedes usar una plantilla Excel para el control de las vacaciones que te ayudará a tener una visión general. En este artículo te explicamos paso a paso cómo funciona esta plantilla y además, podrás descargarte una en formato Excel totalmente gratuita.

Descarga la plantilla de control de vacaciones

¿Cómo gestionar las vacaciones de empleados en excel?

Una opción para tener una base de datos organizada es a través de un software de Recursos Humanos que nos permita actualizar la información en tiempo real. Sin embargo, también existen otros métodos, como puede ser una plantilla Excel, en la que recopilar los datos que necesitamos. 

Plantilla control vacaciones en excel

Plantilla excel control vacaciones empleados

Gestiona las vacaciones de los empleados con esta plantilla gratuita en excel

Cada empresa puede decidir la forma en la que gestiona las ausencias de sus empleados. En muchos casos se establece una política en la que se detallan las formas de solicitar las vacaciones y los métodos que existen para ello. Una práctica habitual es hacerlo a través de un documento Excel en el que se anotan manualmente las ausencias de cada empleado y el motivo por el que no está disponible. 

Para ello, tanto el empleado como los responsables de su aprobación, deberán tener en cuenta los siguientes aspectos: 

  • Comunicación: el trabajador deberá comunicar a su responsable directo o al departamento de Recursos Humanos cuándo tiene previsto irse de vacaciones y el tiempo que durarán. Para las ausencias por enfermedad también tendrá que avisar y presentar el informe médico correspondiente. De lo contrario, se considerará como ausencia injustificada, lo que puede dar lugar a sanciones administrativas.

  • Formas de solicitarlas: cuando se utiliza un método manual para el control de las vacaciones, como es el caso de un Excel, el empleado puede solicitarlas a través del correo electrónico o una hoja informativa (en PDF, Word o Excel), en la que se reflejen los días que quiere pedir. 

  • Aprobación de las solicitudes: una vez que los responsables de su tramitación hayan recibido la solicitud, deberán aprobarlas por una vía similar a la que se pidieron. Es decir, si se hicieron por correo electrónico se tendrá que comunicar por email si se autorizan o si se rechazan. En este último caso la empresa deberá explicar los motivos por los que no se han aceptado y justificar su decisión. 

  • Registro de las vacaciones: a continuación, el responsable de equipo o el departamento de Recursos Humanos deberá anotar de forma manual en la plantilla de vacaciones de empleados los días en los que el trabajador estará ausente. Es conveniente que el documento Excel de la posibilidad de incluir otros tipos de ausencias como enfermedad, días libres y/o bajas por paternidad y maternidad. 

En todo este proceso es importante señalar que según el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, el periodo en el que se pueden disfrutar las vacaciones tiene que ser pactado entre la empresa y el trabajador. La ley también aclara que el total de días de vacaciones pagadas al año vendrá determinado por cada convenio colectivo, pero que en ningún caso pueden ser menos de 30 días naturales. En este sentido, muchos convenios dan al trabajador 22 días laborables de vacaciones o incluso más dependiendo de cada sector. 

Plantilla excel vacaciones de empleados

Aprende como gestionar las vacaciones de los empleados con una plantilla excel

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Pasos para gestionar las vacaciones de empleados en excel

Ahora que ya hemos visto el proceso para gestionar las vacaciones de los empleados en Excel, vamos a detallar los elementos debe contener una plantilla y qué pasos hay que seguir para utilizarla. Para ello, tomaremos como referencia la plantilla de control de vacaciones que hemos creado desde Personio. 

Para comenzar a utilizarla, lo primero que hay que hacer es “habilitar macros”. En este caso te recomendamos utilizar la versión descargada en vez de la online.

gestion vacaciones excel

En la primera pestaña encontrarás unas instrucciones en las que se detalla el funcionamiento de la plantilla de vacaciones y que puedes leer antes de comenzar a usarla. Si quieres moverte de forma ágil por el resto de pestañas, tan sólo tendrás que pinchar sobre los iconos de navegación de la parte superior derecha.

Plantilla Personio control vacaciones

Para introducir la información de tus empleados deberás ir a la pestaña “Empleados”. En la columna de “Nombre del empleado” podrás reemplazar los datos de muestra por nombres reales. Por ejemplo, sustituir “Empleado 1” por “Carmen Ortiz” y así sucesivamente. La columna de ID te permitirá reconocer a cada empleado numéricamente, por lo que te recomendamos mantenerla e ir añadiendo números ascendentes según introduzcas nuevos empleados.

Para anotar los días de vacaciones u otro tipo de ausencias, escoge bajo “Elegir ID Empleado”, el número que corresponde al empleado en cuestión. A continuación, en la parte inferior a “Añadir día(s)”, selecciona el tipo de ausencia, la fecha de inicio y la de fin. Si se trata únicamente de 1 día de ausencia, deja la fecha de fin en blanco. Por último, dale a “Añadir” y automáticamente verás el total de las ausencias para el empleado seleccionado.

Plantilla vacaciones empleados

La información que añadas en la pestaña “Empleados” también aparecerá reflejada de forma automática en la pestaña “Base de datos”. En ella encontrarás la información de muestra que hemos introducido para cada empleado. 

Para adaptarla a tu empresa, tan sólo tendrás que eliminar las filas cuya información no quieras que aparezca. Para ello, selecciona las filas que quieras eliminar; haz click en el botón derecho y selecciona “borrar contenido” o “eliminar” > “filas de la tabla”. 

Plantilla vacaciones empleados excel

Por último, en la pestaña “Calendario” tendrás una vista general de las ausencias de cada empleado por meses y añpos. Cada una corresponde a un color: “Día libre”, en morado; “Maternidad/Paternidad”, en azul; “Enfermedad”, en naranja y “Vacaciones”, en verde. De esta forma, podrás visualizar en base a un año natural las ausencias que se han producido y las que van a ocurrir. 

Plantilla excel control vacaciones

Una vez hayas terminado de introducir manualmente los datos correspondientes a las ausencias, recuerda darle a “Archivo” > “Guardar” o al icono de “Guardar” para conservar la información. Si tienes activado el modo automático de “guardar”, los cambios se irán guardando a medida que edites el archivo Excel. 

Descargar plantilla de vacaciones de empleados para el 2024

Como hemos visto, gestionar las vacaciones y ausencias de tus empleados en Excel requiere de un proceso algo laborioso y manual. Si aún así te decantas por este método, puedes crear tu propia plantilla o descargar de forma gratuita la que hemos creado desde Personio. Tan sólo tendrás que pinchar en la imagen inferior, rellenar el formulario y te la enviaremos a tu correo electrónico.

Plantilla control vacaciones en excel

Plantilla excel control vacaciones empleados

Gestiona las vacaciones de los empleados con esta plantilla gratuita en excel

Si en cambio quieres agilizar y automatizar la gestión de vacaciones, puedes utilizar un software de Recursos Humanos con el que ahorrarás tiempo y recursos. De esta forma, los empleados pueden solicitar sus días de vacaciones y notificar cualquier tipo de ausencia desde cualquier dispositivo. Los responsables de su aprobación reciben una notificación instantánea y pueden autorizarlas en cuestión de segundos.

Además, se visualizan posibles conflictos cuando se solapan las vacaciones en un mismo equipo y se accede a una visión general actualizada en tiempo real. Así, se evitan retrasos y malentendidos que pongan en riesgo la calidad del trabajo.

En Personio contamos con un software de gestión de vacaciones que puedes probar gratuitamente durante 14 días. Si quieres más información sobre su funcionamiento, ponte en contacto con nuestro equipo y te ofreceremos asesoría sin compromiso.

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