Planificación de recursos humanos: ¿qué es?

La planificación de los recursos humanos es el proceso mediante el cual se identifican las necesidades de una empresa a corto y largo plazo, en relación con las personas que forman parte de la organización. Por tanto, debe responder a qué número de empleados necesita la empresa y qué funciones debe tener cada uno de ellos para cumplir los objetivos. Sin dejar de lado, al mismo tiempo, las prioridades y bienestar de los propios empleados.

El objetivo principal de la planificación de los recursos humanos es determinar las necesidades de personal, así como garantizar que el personal tenga las competencias necesarias para alcanzar los objetivos. Otros objetivos que debe abarcar son:

• Evaluar el personal de la empresa y sus cualidades. 

• Prever los empleados que se van a necesitar en el futuro. 

• Relacionar los recursos humanos con la necesidad y objetivos de la empresa.

• Detectar las deficiencias a nivel humano de la empresa.

• Identificar los requisitos que tienen que cumplir los empleados para maximizar el beneficio de la empresa. 

Son muchos los motivos por los que es importante realizar una correcta planificación de recursos humanos. Entre ellos:

• Organizar correctamente la empresa.

• Garantizar que los empleados trabajan de forma óptima.

• Alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa. 

• Conocer las competencias necesarias que debe tener el personal para alcanzar los objetivos. 

• Saber cuáles son las oportunidades y fortalezas de los recursos humanos. 

• Analizar y anticiparse a los posibles problemas. 

• Prever el exceso o falta de empleados. 

• Asegurar un plan de carrera para los empleados, en función de sus habilidades, necesidades y expectativas.

• Establecer un plan de acción ante cada una de las debilidades detectadas. 

Los pasos para realizar un buen plan de RR. HH. son:

El primer paso para realizar una buena planificación de recursos humanos es analizar los aspectos que guardan relación directa con los empleados: número actual de empleados, su capacidad, habilidades y aptitudes, desempeño, beneficios, potencial, etc.

Para ello, se pueden realizar evaluaciones de desempeño, hacer cuestionarios y preguntar a los directores de departamento para obtener información relevante, entre otras cuestiones.

El siguiente paso es hacer una estimación sobre el personal que necesitaremos. Las empresas, en función de los objetivos a largo plazo, deben determinar si necesitarán o no más empleados. Este pronóstico se realiza analizando la tasa de rotación, teniendo en cuenta aspectos como la edad de los empleados, las jubilaciones o posibles despidos, entre otros. 

Es necesario también atender a las nuevas necesidades del mercado. Estamos en un momento donde la tecnología avanza prácticamente a diario y los empleados deben estar formados para trabajar en nuevos entornos que requieren más habilidades.  

En cualquier empresa debe existir un equilibrio entre la oferta y la demanda. Con un pronóstico de demanda, la organización sabrá si los recursos de los que dispone serán capaces de generar la oferta suficiente. El análisis también tendrá en cuenta si los empleados tienen la formación necesaria para cumplir esos objetivos. 

Una vez llegados a este punto y tras el análisis anterior, hay que crear el plan de acción de recursos humanos. Se pueden dar dos situaciones: puede existir un exceso de empleados o, por el contrario, una falta de ellos. 

En el plan, hay que establecer medidas según cada caso. Si hay un exceso de empleados, hay que llevar a cabo soluciones que pueden ir desde el traslado hasta el despido o la jubilación anticipada. 

En caso de falta de empleados, las acciones pueden ser contratar, externalizar algunos servicios o hacer una restructuración del organigrama formando a los empleados de la empresa. 

Cuando el plan está creado, hay que integrarlo en la empresa. Es necesario hacerlo de forma paulatina y bajo constante seguimiento. De esta manera, se evalúa su eficacia en el tiempo. Si se detecta un incumplimiento de objetivos, se puede hacer una restructuración del plan. 

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Se trata de una herramienta muy empleada en RR. HH. Permite una mejor gestión de los recursos humanos. Gracias a la detección de debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades, la empresa puede implementar nuevas estrategias para mejorar. 

Por ejemplo, al realizar el análisis se detecta que una empresa cuenta con un reducido número de empleados en un departamento específico y que, a la larga, puede suponer un problema, ya que es un departamento con previsión de alta demanda. Esto permite a la empresa llevar a cabo medidas de mejora previas a una hipotética saturación.

La evaluación de desempeño es una herramienta clave para gestionar y planificar el capital humano de una empresa. Medir el rendimiento de los empleados y su conducta a lo largo del tiempo ayuda a tomar decisiones. 

En definitiva, permite analizar si los empleados están cumpliendo con sus objetivos individuales, si están comprometidos, qué mejoras aplicarían, qué ideas aportan para mejorar aún más su rendimiento y el del equipo,…

En base a la información obtenida en la evaluación de desempeño, se pueden modificar los procesos de reclutamiento, mejorar los planes de formación o aplicar políticas de compensación diferentes. 

El organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa. Muestra los departamentos, las personas que lo dirigen y sus funciones. 

Es una herramienta que tiene cabida en la administración y planificación de recursos humanos porque permite, de forma visual, establecer las funciones y responsabilidades de las personas que forman parte de la plantilla de la empresa. 

Así, se puede determinar si la estructura de la empresa es la correcta o no o, si por ejemplo, existe exceso de personal en algún departamento concreto, etc. 

Hay tres aspectos que hay que tener en cuenta para realizar una correcta planificación de recursos humanos:

• Selección de personal. Hay que tener claro el proceso de reclutamiento y hacer una buena selección del personal porque de ello depende que la empresa disponga del capital humano en la cantidad y momento que realmente lo necesite, asegurando, al mismo tiempo, que los empleados contarán con las cualidades y habilidades necesarias para alcanzar los objetivos. 

• Formación de empleados. Crear cursos de formación y educación en ciertas materias, para que los empleados adquieran los conocimientos que requiere la actividad. Por ejemplo, en materia de digitalización. También puede incluir el facilitar acceso a nuevas formaciones, como, por ejemplo, MBA, especializaciones profesionales, etc.

• Incluir acciones que faciliten un buen clima laboral. El capital humano es la base de toda empresa y su bienestar es fundamental. Establecer estrategias de RR. HH. que fomenten un buen clima laboral mejora la productividad de los empleados. 

La planificación de recursos humanos incluye la organización y puesta en marcha de una serie de trámites y gestiones que puedes agilizar con la ayuda de un software como Personio. 

Se trata de una plataforma especializada en tareas de RR. HH. y permite agilizar y automatizar numerosas acciones dentro del departamento, y que forman parte en gran medida de la planificación de RR. HH.:

• Registrar la jornada laboral de los empleados.

• Hacer evaluaciones de desempeño.

• Gestionar ofertas de empleo.

• Automatizar el proceso de reclutamiento. 

• Crear planes de formación.

• Realizar informes.

Todas estas tareas, claves para una correcta planificación, pueden realizarse de forma más rápida y ágil con Personio. 

En primer lugar, porque integra todas ellas en una misma plataforma. En segundo lugar, porque se trata de un espacio con datos en tiempo real, que se puede consultar desde cualquier dispositivo y en cualquier momento. 

Y, por último, porque incluye una interfaz sencilla que permite, sin tener conocimiento de códigos de programación, la automatización y configuración de un sinfín de procesos, lo que ayuda a los departamentos a ahorrar multitud de horas cada semana. 

Es un valor añadido que favorece que los responsables de RR. HH. de la empresa se centren en crear estrategias de alto valor añadido que marcarán la diferencia dentro del proceso de planificación.

Existen diferentes tipos de planificación de recursos humanos en función de los objetivos que se quieran cumplir:

• planes de selección para mejorar y ampliar la plantilla

• plan de resolución de conflictos 

• planes de formación

La persona encargada de la planificación de recursos humanos suele ser el director de este departamento. Aunque es la figura más representativa y con mayor visión estratégica, debe apoyarse en el resto de su equipo. Añadir otras visiones a este tipo de proyectos puede aportar perspectivas interesantes que son de gran utilidad para el cumplimiento de los objetivos. 

Lo más importante para hacer la planificación es realizar un buen análisis de la situación de partida. 

Un análisis que debe incluir las previsiones y objetivos corporativos a corto y medio plazo, la situación del mercado laboral,  la organización actual de la empresa y las necesidades que será necesario cubrir a corto y medio plazo, en función de los objetivos previamente establecidos.