Implementación HRIS: implementación de un software de Recursos Humanos en menos de seis semanas

La implementación de un HRIS (Human Resources Information System) es el proceso de poner en marcha un nuevo software de RR. HH. dentro de una organización.

Esto puede implicar:

• sustituir un sistema anterior,

• migrar datos desde Excel u otras herramientas,

• digitalizar procesos manuales,

• o centralizar toda la información de personas en una única plataforma.

La implementación de un HRIS no es solo un proyecto técnico. También implica adaptar procesos, formar usuarios y asegurar que el nuevo sistema encaja con la forma de trabajar de la empresa.

Una implementación bien planificada reduce tareas administrativas, mejora la calidad del dato y facilita que RR. HH. pueda centrarse en tareas más estratégicas.

El proceso, en su conjunto, consiste en algunas etapas comunes, incluyendo:

Desde esta perspectiva, es fácil entender que la implementación de un HRIS es claramente un proceso holístico que abarca aspectos clave como la gestión de equipos. Hay muchas piezas en movimiento, por lo que es necesario tener una idea de todo el proceso desde el inicio.

Es importante también evitar la micromanagement, permitiendo que los equipos trabajen de manera autónoma y eficiente dentro del nuevo sistema.

El primer paso en la implementación de una nueva herramienta es asegurarse de que es la adecuada, especialmente por la responsabilidad que supone introducir una nueva herramienta de gestión de Recursos Humanos. Por tanto, los responsables necesitan comprender el tipo de transformación digital que quieren llevar a cabo.

Aquí hay dos cuestiones importantes a tener en cuenta:

• ¿Sabe tu equipo que necesita un HRIS?

• ¿Has probado y entendido cómo funciona la herramienta por completo?

Vamos a profundizar algo más en estas cuestiones…

La implementación de un HRIS varía en función de la herramienta pero lo primero que es necesario saber es si el nuevo HRIS te va a proporcionar todo lo que necesitas. Pregúntate lo siguiente:

• ¿Estás buscando digitalizar tus tareas administrativas?

• ¿Necesitas una solución digital que te ayude a reclutar talento de nivel?

• ¿Prefieres tener muchas funcionalidades complejas o una interfaz sencilla?

Para responder a estas cuestiones se debe tener en cuenta las necesidades colectivas del Departamento de Recursos Humanos así como lo que la herramienta en sí podría proporcionar.

De ahí la utilidad de reflexionar vuestras necesidades actuales, de lo que os gustaría disponer y posibles necesidades futuras ya que toda herramienta debería cubrir en cierta medida estos tres ámbitos.

¡La mejor manera de descubrir si un HRIS es adecuado para tu equipo es probándolo! Para preparar adecuadamente cualquier implementación de HRIS, tómate el tiempo hacer partícipes a miembros de tu organización (ejecutivos, directores, empleados) que puedan ser usuarios de esta nueva herramienta. Un buen proveedor de HRIS os dará la oportunidad de ver y utilizar el software antes de adquirirlo.

El tiempo de implementación depende de varios factores:

• tamaño de la empresa,

• complejidad de procesos,

• calidad de los datos existentes,

• número de integraciones,

• y nivel de personalización necesario.

En empresas medianas, el proceso suele durar entre 4 y 8 semanas. Sin embargo, organizaciones con múltiples herramientas o datos muy fragmentados pueden necesitar más tiempo para preparar la migración.

Personio requiere una media de seis semanas para implementar un HRIS totalmente nuevo. Por supuesto, esto puede variar en función de las necesidades de la compañía o de su situación previa. Una planificación adecuada del proceso de implementación para cada caso y que haya transparencia entre cliente y proveedor son por tanto clave en la relación entre ambos.

Por supuesto, hay otros factores a tener en cuenta:

• Requerimientos técnicos.

  Un HRIS robusto debe de ser intuitivo para que cualquier persona dentro del Departamento de Recursos Humanos (o de la organización) pueda utilizarlo fácilmente. No será necesario poseer conocimientos técnicos, con unas sesiones de formación será suficiente.

• Apoyo en la implementación.

  Incluso el mejor sistema de información de recursos humanos fracasará si el proceso de implementación no está diseñado para apoyar tanto al equipo de recursos humanos como a la organización. En Personio hacemos especial hincapié en el proceso de implementación, con pasos y plazos claramente definidos, para actuar con máxima transparencia hacia los nuevos clientes.

• Empleados autosuficientes (ESS).

  Que los empleados puedan añadir sus propios datos al HRIS es de gran ayuda para los equipos de Recursos Humanos, ya que el proceso de introducción de datos se puede externalizar manteniendo su calidad. Un HRIS con una funcionalidades ESS puede reducir los tiempos de transferencia de datos drásticamente.

Mejores prácticas en Recursos Humanos: tras la implantación de un HRIS, se recomienda crear un plan específico de recursos en torno a la implementación. ¿Quién liderará el proyecto? ¿Quiénes formarán parte del proceso?

Trata de planificar, al menos, seis semanas para llevarlo a cabo, de esta manera se evitan retrasos o imprevistos.

Todas las compañías ya tienen todos los datos que necesitan a su disposición y todo dependerá de dónde estén localizados; en excel, dispersos en correos electrónicos o en antiguos sistemas que necesitan una actualización. La migración de estos es un reto habitual para el equipo de recursos humanos durante la fase de implementación, por lo que es importante explicarles cómo se va a llevar a cabo.

En primer lugar, la fase de migración de datos durante la implementación de un HRIS no tiene por qué hacerse de golpe. Puede ser un proceso gradual e incluso con la ayuda de ESS (de nuevo, como decíamos, un gran requisito para una gran implementación de un HRIS).

El tiempo requerido para la migración de datos dependerá de:

• El tamaño de la compañía

• La complejidad del software de HRIS elegido

• La calidad de los datos existentes

La migración de datos con Personio lleva, de media, entre cuatro y ocho semanas. En este tiempo, los recursos humanos y los empleados pueden continuar con su trabajo con normalidad, pero este tipo de inversión inicial es la que realmente da beneficios a largo plazo.

Por ejemplo: un cliente reciente con casi 1.000 empleados, y una completa implementación (incluyendo la migración de datos) completó el proceso en seis semanas. Desde entonces, ¡todo funciona con el nuevo sistema!

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¿De qué manera se puede optimizar un proceso de implementación HRIS? Una vez que has elegido tu nueva solución de RRHH y conozcas bien su funcionamiento, existen varias maneras de que el proceso se lleve a cabo sin imprevistos.

Nosotros recomendamos las siguientes cinco mejores prácticas de Recursos Humanos, para que las tengas en cuenta:

• La comunicación es clave.

  Comunicar que la empresa va a adquirir una nueva solución no es suficiente. Que se note que es un gran proyecto, detallando los beneficios que tendrá para todos los empleados y compartiendo los objetivos con los directores. Un nuevo software de Recursos Humanos puede, y debe, beneficiar absolutamente a todo el mundo, por lo que debe presentarse como tal.

• Empieza la casa por el tejado.

  Habla con los directores y piezas clave en primer lugar, y después dirígete a toda la plantilla. Gana el apoyo de los directivos y alinéate con ellos, porque esto hará que la implementación sea mucho más robusta – lo que incrementará los ratios de adopción y compromiso, ya que los empleados estarán deseosos de participar.

• Define roles y derechos.

  Un buen HRIS ofrecerá diferentes tipos de usuarios y permisos, como es el caso de Personio. Antes de implementarlo por completo, comienza por identificar roles en tu compañía y qué se les debería permitir hacer con en cuanto a aprobaciones y procesos.

• Involucra a otros departamentos.

  Asegúrate de que los departamentos de tu compañía toman parte de la fase de implementación (al menos en la reunión de coordinación cada dos semanas, por ejemplo). Finanzas, Administración y otros querrán sentirse parte del proceso, por lo que deberías comunicarte con ellos activamente e involucrarlos.

• Construye un plan de proyecto.

  El equipo de implementación del HRIS tendrá que encargarse de los puntos cruciales pero es necesario que la organización diseñe también un plan de proyecto que ayude a esbozar todo el proceso de principio a fin y con perspectiva (tomando nota de las fechas clave, las decisiones relevantes y los puntos de comunicación con toda la empresa).

Teniendo todo esto en cuenta, deberíamos conseguir un proceso de implementación sin imprevistos.

Consejo de lectura: Liderazgo transformacional

Hay infinidad de razones por las que un HRIS es beneficioso para el éxito de tu compañía. Sin embargo, recomendamos que se haga un seguimiento y revisión de los beneficios a largo plazo.

Para hacerlo, involucra a compañeros para que compartan su opinión sobre la nueva solución. Este podría ser un proceso escalonado, y con diferentes plazos según el tipo de empleado. Consideremos este marco de feedback sobre el HRIS:

Programa reuniones para recibir feedback de diferentes grupos y trata de alinear sus impresiones con los objetivos. De esta manera, podrás evaluar si la herramienta ha sido un éxito.

Precedentes: los comentarios de nuestros clientes en Personio indican que la mayoría de ellos obtienen beneficios a medio y largo plazo, desde una mayor visibilidad en los procesos, a una mayor automatización, almacenamiento y mejora en la calidad de datos. Por otro lado, ayuda a aumentar el perfil organizativo de los Recursos Humanos a los ojos del resto de la empresa; todo esto impulsado por un gran proceso de implementación.

El éxito de un HRIS no debería medirse solo por haber completado la migración. También conviene analizar:

• nivel de adopción,

• reducción de tareas manuales,

• calidad del dato,

• satisfacción de managers y empleados,

• y tiempo ahorrado en procesos administrativos.

Muchas empresas realizan revisiones progresivas:

• RR. HH.: durante las primeras semanas

• managers: tras algunos meses

• empleados: aproximadamente a los seis meses

La implementación no termina cuando el sistema se activa, sino cuando realmente se integra en la forma de trabajar de la organización.

Muchas implementaciones fallan no por el software, sino por el proceso. Estos son algunos de los errores más habituales:

Automatizar un proceso ineficiente no lo mejora. Antes de implementar, conviene revisar cómo funciona realmente cada flujo de trabajo.

Si los datos no están revisados, el nuevo sistema heredará los mismos problemas del anterior.

Toda implementación necesita:

• responsables de RR. HH.,

• validadores,

• soporte técnico,

• y personas encargadas de la comunicación interna.

Muchas empresas intentan replicar exactamente todos sus procesos antiguos. Lo recomendable suele ser empezar con una configuración más simple y evolucionarla después.

La implementación no es solo técnica. También implica cambiar hábitos, procesos y formas de trabajar.

Te dejamos algunas guías adicionales de tareas en las que un HRIS puede ayudarte:

• Gestión documental

• Gestión de bases de datos

• ATS

• Sistemas de control horario

• Firma electrónica, tanto avanzada como cualificada, etc.