Gestión de bases de datos: ¿cómo realizarla de forma efectiva?

El concepto de gestión de bases de datos hace referencia a una serie de tareas y acciones que las organizaciones llevan a cabo para trabajar con los datos empresariales, controlarlos y almacenarlos a lo largo de su vida útil. La digitalización de las empresas ha supuesto un importante aumento de información. Este proceso de digitalización está muy relacionado con aspectos como la ciberseguridad o el análisis de datos, el cual se ha convertido en una herramienta de gran valor para las empresas, puesto que ayuda a tomar decisiones más informadas y a conocer con mayor detalle la situación y evolución de la organización.

En este contexto, la gestión de las bases de datos, que consiste en la recopilación, el uso y el mantenimiento de esta información, es indispensable, especialmente debido a la gran cantidad de datos que las empresas generan, manejan y almacenan en el día a día.

En relación con la gestión de las bases de datos, es importante conocer, también, el concepto de sistema de gestión de bases de datos, que también es conocido por las siglas SGBD. Se trata de un sistema o software que funciona como una interfaz que permite a los usuarios almacenar información y acceder a estas bases de datos, para así poder consultar, modificar, actualizar o eliminar los datos en cuestión, entre otras acciones.

Existen diferentes tipos de sistemas gestores de bases de datos, que se diferencian entre ellos, principalmente, por la forma en la que estructuran la información que almacenan. Algunos ejemplos son el modelo relacional, que se caracteriza por almacenar los datos en estructura de filas y columnas; el modelo jerárquico, que estructura la información en forma de un esquema de árbol; o el modelo de red, que sigue una estructura más compleja.

Debido a las características y a la forma de trabajar de la gran mayoría de negocios actuales, las organizaciones cada vez generan más datos. Se trata de información que, si se emplea de la manera correcta, puede resultar muy beneficiosa, puesto que puede ayudar a tomar mejores decisiones, a conocer mucho mejor el funcionamiento de la empresa y del mercado e, incluso, a automatizar diferentes tipos de procesos. Sin embargo, para poder aprovechar todos los beneficios de estos datos, es necesario llevar a cabo una gestión correcta.

La gestión de bases de datos mediante el sistema adecuado permite a las empresas obtener acceso de manera rápida y sencilla a esta información. Este sistema permite ordenar, preparar, consultar y proteger una enorme variedad de datos, los cuales permiten a la empresa, entre otros aspectos, realizar un seguimiento de los proyectos; consultar información acerca de los clientes, proveedores o trabajadores siempre que sea necesario; encontrar información fácilmente mediante el uso de filtros; analizar los datos almacenados y organizarlos de una manera visual; tener información precisa de la evolución de la empresa, mediante la consulta y comparación de datos recopilados a lo largo del tiempo; eliminar o actualizar la información que la empresa ya no necesita, y, en definitiva, aumentar la productividad laboral gracias a todos estos aspectos.

Son muchos los beneficios que se pueden obtener de un uso de las bases de datos adecuado, pero, para poder aprovechar al máximo todas estas ventajas, es necesario llevar a cabo una gestión eficaz. Los siguientes pasos o consejos pueden resultar de gran utilidad:

El primer paso para poder gestionar correctamente las bases de datos de una organización es definir y conocer cuáles son los objetivos que esta persigue. Saber cuáles son los objetivos empresariales permitirá conocer cuáles son los datos que la empresa debe almacenar y gestionar, así como qué datos no son necesarios a largo plazo y, por lo tanto, pueden ir eliminándose. La metodología de los objetivos SMART puede ser de gran ayuda cuando se definen los propósitos de la empresa.

Una vez definidos los objetivos que pretenden alcanzarse, será posible conocer cuáles serán los datos más relevantes y, por lo tanto, recopilar esta información. Es muy recomendable emplear una misma base de datos para almacenar toda la información, de manera que esta esté unificada. Si, por ejemplo, se dividieran los datos en diferentes sistemas para cada equipo o departamento, esto podría afectar al rendimiento de la empresa. En cambio, unificar la base de datos permite adquirir agilidad para trabajar. Además, contar con más de una base de datos podría generar cierta confusión o ralentizar procesos, puesto que podría darse el caso de que más de un sistema contuviera la misma información.  

Por supuesto, contar con la herramienta adecuada para la gestión de bases de datos es indispensable. Existen muchas bases de datos en la nube diferentes que permiten a las empresas acceder a estos datos en cualquier momento, a través de Internet, de manera ágil y sencilla. La mejor opción dependerá de las características del sistema y de su compatibilidad con los objetivos y necesidades de la empresa en cuanto a la gestión de datos.

Para que toda esta información resulte relevante, es esencial asegurarse de que los datos son correctos y están actualizados. Por este motivo, es importante revisar tanto los datos como el funcionamiento de la herramienta de manera regular. 

Para procesar y analizar los datos correctamente, estos deben tener un sentido y seguir un orden, lo cual facilita la consulta. Además, el uso de filtros puede ser de gran ayuda cuando se realizan búsquedas. Al utilizar los datos y tomar las decisiones, es necesario saber identificar cuáles son los aspectos más relevantes, qué información puede ser de utilidad a corto plazo y qué datos pueden ayudar a tomar decisiones importantes en el futuro.

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La gestión adecuada de bases de datos presenta muchas ventajas, pero también puede suponer diferentes desafíos. A continuación se mencionan algunos ejemplos de retos y se explica cómo es posible afrontarlos:

• Identificar los datos necesarios y obtener acceso a ellos. Actualmente, las empresas y los trabajadores están rodeados de datos, por lo que puede ser un reto saber identificar cuáles son los más importantes y los que pueden aportar más valor. Para afrontar este desafío, es indispensable, como ya se ha mencionado, definir correctamente los objetivos que se persiguen, lo cual permitirá conocer con mayor detalle qué datos pueden resultar de mayor utilidad.

• El gran volumen de datos que las empresas deben gestionar. Con el paso de los años, ha aumentado el volumen de datos con los que las empresas trabajan en su día a día, lo cual puede dificultar su gestión y almacenamiento. Contar con la herramienta o software adecuado es una gran solución gracias a su capacidad y sus funcionalidades.

• Falta de conocimiento del sistema. La gestión de bases de datos requiere el trabajo de personal especializado y con conocimientos de la herramienta en cuestión. Cuando una empresa integra una nueva herramienta, es esencial proporcionar toda la información necesaria y realizar sesiones formativas para que los miembros del equipo puedan familiarizarse con el sistema.

• La seguridad de los datos. Garantizar la seguridad de la información es otro desafío importante de la gestión de bases de datos. Por eso, al implementar un sistema de gestión de datos, las empresas deben llevar a cabo las acciones necesarias para garantizar que los datos se almacenarán de forma confidencial. Actualmente, existen herramientas que permiten a las empresas almacenar los datos de forma segura y cumplir con el RGPD.

Entre las ventajas principales de invertir en un sistema eficiente de gestión de bases de datos, es importante destacar los siguientes aspectos:

• La empresa puede disponer de un gran volumen de información, lo cual puede resultar de gran utilidad, y mantener los datos organizados y almacenados de una manera eficaz.

• Una gestión de bases de datos eficiente permite obtener acceso rápido a dicha información, lo cual es beneficioso para las tareas del día a día de la empresa. Además, permite ofrecer un mejor servicio de atención al cliente.

• Al tratarse de datos que están ordenados, que pueden filtrarse y que pueden consultarse fácilmente, los equipos pueden trabajar de manera más ágil, lo cual ayuda a aumentar la productividad.

• Gestionar las bases de datos mediante un sistema digital permite tener acceso a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar.

• Este tipo de sistemas ayudan a las empresas a mantener la información segura y a cumplir las políticas de protección de datos.

• Es una manera de tener acceso a datos precisos y de reducir la posibilidad de cometer errores.

• Las bases de datos pueden resultar de gran utilidad, no solamente para consultar la información, sino también para ordenarla, lo cual facilita la interpretación y el análisis.

La protección de datos es un conjunto de medidas que las empresas deben seguir para garantizar la seguridad de la información personal de cualquier persona, y es un aspecto legal muy importante que las organizaciones deben tener en cuenta en relación con la gestión de las bases de datos. Forma parte del compliance empresarial.

Dicho de otra forma, una base de datos debe contar con las medidas de seguridad adecuadas para evitar que personas que no tienen autorización obtengan acceso a la información almacenada. Además de contar con sistemas y medidas de seguridad, el uso y gestión adecuados de la base de datos también son indispensables. Como se ha comentado anteriormente, existen herramientas de gestión de bases de datos que permiten a las empresas cumplir con la normativa vigente de protección de datos y que cuentan con los sistemas necesarios para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos que almacenan.

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Además, es una herramienta que cumple con el RGPD, que proporciona flexibilidad y que cuenta con una función de autoservicio para los empleados, quienes pueden consultar y actualizar una serie de datos personales en cualquier momento.

Las bases de datos pueden clasificarse en diferentes categorías y siguiendo distintos criterios en función de sus características. Por ejemplo, pueden clasificarse en diferentes modelos, como son el relacional, el jerárquico o el de red. También pueden dividirse en bases de datos estáticas o dinámicas, dependiendo de la flexibilidad con la que es posible modificar los datos a lo largo del tiempo. Otro ejemplo es la clasificación según el contenido, en función de si son bases de datos bibliográficas, de texto completo o directorios.

Sí, una buena gestión de las bases de datos de una empresa puede ayudar a aumentar significativamente la productividad de la organización. Esto se debe a que una gestión eficaz de la información ayuda a tomar decisiones más informadas, lo cual beneficia a la empresa y a la forma de trabajar de los diferentes equipos.

Las siglas SGBD hacen referencia a un sistema de gestión de bases de datos, el cual se caracteriza por permitir a los usuarios almacenar datos, modificarlos y acceder a ellos. Existen diferentes tipos de SGBD, que pueden clasificarse, por ejemplo, en función de la forma en la que distribuyen o estructuran los datos.