Autoservicio del Empleado

El software de RR. HH. te facilita el trabajo diario porque ya no tendrás que introducir todos los datos o cambios en el expediente personal digital de tus empleados. Personio te ofrece la función de autoservicio del empleado para que tus trabajadores tengan la posibilidad de cambiar, introducir o ver sus datos personales. Esto no solo ahorrará tiempo, sino también gastos innecesarios de papel. Todos los datos se encuentran centralizados en su software de RR. HH. para que se pueda acceder a ellos en cualquier momento. Además, tendrás siempre una visión general de los cambios gracias a las notificaciones automáticas.

Algunos procesos frecuentes que suelen gestionarse en el autoservicio del empleado son:

• Actualizar la información de cada trabajador (dirección, móvil, estado civil, entre otros).

• Modificar el contacto de emergencia.

• Descargar recibos de salario y nóminas.

• Solicitar, aprobar y visualizar los días libres disponibles de vacaciones.

• Registrar las horas extras y otros permisos especiales.

• Leer y acceder a las políticas empresariales.

• Gestionar beneficios, como seguros médicos y planes de pensiones.

• Inscribirse a cursos u otros medios de formación.

• Acceso a herramientas y recursos de la empresa, como programas de software y bases de datos.

El autoservicio del empleado tiene un impacto positivo en toda la empresa y en sus procesos. Facilita el trabajo de todos los empleados y, en especial, del Departamento de Recursos Humanos. Gracias a que las tareas administrativas pasan a un segundo plano, se abre un importante margen para intensificar el trabajo estratégico en el Área de RR. HH.

Los beneficios de este tipo de portales son:

• Acceso al autoservicio a través de un teléfono inteligente para el registro de horas de trabajo, las notificaciones de enfermedad o las solicitudes de vacaciones.

• Inicio de sesión único: se puede acceder a la cuenta del autoservicio del empleado con una cuenta de usuario de la empresa ya existente (por ejemplo, Google o Windows).

• Acceso on-line a los manuales y guías sobre el uso del software para los empleados.

• Una mejor eficiencia y facilidad de gestión de tareas administrativas (gestión de nóminas, solicitudes, etc.).

• Una disminución de los errores y retrasos en la gestión administrativa.

• Incrementa la transparencia de la empresa al brindar un acceso fácil de la información a los empleados que pueden sentirse más confiados con la organización.

• Reducir las consultas que se realizan al Departamento de RR. HH. por parte de los trabajadores.

• Flexibilidad para acceder a la información en red.

• Agiliza procesos de seguimiento y control de los procesos de RR. HH.

• Reduce la carga administrativa en el Departamento de RR. HH., por lo que el equipo tendrá más tiempo libre para realizar otro tipo de tareas estratégicas.

• Aumenta el sentido de control y autonomía del empleado.

Los empleados y directivos no se ocupan del software de RR. HH. de la empresa a diario; solo consultan su cuenta de usuario cuando lo necesitan. Por este motivo, es de suma importancia que el sistema envíe notificaciones por email con información y tareas importantes como, por ejemplo:

• cuando un mánager deba autorizar las solicitudes de vacaciones y confirmar las horas de trabajo;

• cuando un contrato de trabajo expire;

• cuando nuevos empleados se unan al equipo;

• cuando se acerque la fecha de cumpleaños de algún compañero.

Cada usuario puede decidir por sí mismo de qué procesos del autoservicio de RR. HH. quiere ser notificado.

Un buen sistema de autoservicio del empleado también permite la distribución de roles y la gestión de derechos de acceso. De este modo, el personal de RR. HH. puede determinar, por ejemplo, que un trabajador en prácticas registre sus horas de trabajo, mientras que los jefes o mánager pueden consultar la información sobre los salarios y las vacaciones dentro de su departamento.

Lo ideal es que existan derechos de visualización, edición y sugerencias que garanticen que la información editada por el empleado sólo tenga efecto con la aprobación de sus supervisores o del personal de RR. HH.

Para evitar el esfuerzo adicional que supone la formación e instrucción de los empleados, un buen software de autoservicio para RR. HH. debe ser comprensible y fácil de usar.

Ten en cuenta los siguientes aspectos si estás considerando implementar el autoservicio en tu empresa:

• Define qué objetivos quieres alcanzar con el sistema de autoservicio del empleado.

• Procede a realizar una preevaluación de los sistemas existentes en tu empresa para verificar si son compatibles con los sistemas nuevos a implementar.

• Elige la plataforma más accesible e intuitiva para tu nómina.

• Crea un plan de formación para tus trabajadores para que puedan aprender a utilizar el sistema.

• Verifica que el sistema sea seguro y resguarde tus datos y privacidad.

• Define qué procesos deben seguir tus empleados y el Departamento de RR. HH. en el nuevo sistema.

• Establece un proceso de retroalimentación para recibir comentarios y sugerencias de los empleados sobre la herramienta y su uso.

Personio es un software de gestión de Recursos Humanos que puede ayudar a las empresas a implementar el autoservicio del empleado de manera eficaz, a través de las características y beneficios como:

1. Portal del empleado: Personio ofrece un portal del empleado fácil de usar y personalizable, en el que los empleados pueden acceder a la información de la empresa, como nóminas, vacaciones y permisos, de manera segura y autónoma.

2. Automatización de procesos: los procesos manuales y repetitivos, como la solicitud de vacaciones o la actualización de datos personales, se pueden automatizar, lo que ahorra tiempo y reduce errores.

3. Flujo de trabajo estructurado: el software proporciona una estructura para el flujo de trabajo de los empleados, lo que significa que el equipo de Recursos Humanos puede asegurarse de que se cumplan los requisitos legales y de la empresa y que los procesos sean claros y transparentes para los empleados.

4. Personalización: Personio permite personalizar los permisos y los flujos de trabajo de cada empleado, lo que significa que la empresa puede adaptar el autoservicio a sus necesidades específicas.

5. Integración: el software de Personio se integra con otros sistemas de la empresa, como la nómina, lo que significa que los datos están sincronizados y actualizados en tiempo real.

Personio puede ayudar a las empresas a implementar el autoservicio del empleado de manera eficaz al proporcionar una solución completa y personalizable que automatiza los procesos, proporciona una estructura para el flujo de trabajo y se integra con otros sistemas de la empresa. ¿Qué esperas para probarlo?