ATS (Applicant Tracking System): la herramienta perfecta para agilizar procesos de selección

El sistema de seguimiento de candidatos se conoce como ATS por sus siglas en inglés. Es un sistema informático, un software, que permite centralizar toda la información de los candidatos para agilizar el proceso de reclutamiento. 

Es de gran utilidad para el Departamento de RR. HH., ya que incluye todas las fases del proceso de selección de personal, desde la recepción de los currículums hasta la elección del candidato. 

Gracias a un ATS, ya no es necesario que la persona encargada de seleccionar al personal revise de forma manual todas las candidaturas. De este modo podría evitarse, por ejemplo: 

• la consulta de diversas herramientas

• la consiguiente pérdida de tiempo

• errores en la trasposición de datos

• falta de comunicación con otros entrevistadores durante el proceso.

Cuando las candidaturas son muy numerosas, imaginemos más de 50 candidatos, la elección conlleva mucho tiempo, lo que puede llevar a la empresa a errores que la hagan perder el talento más adecuado para su actividad.

Un proceso integral que antes podía tener una duración de hasta más de un mes, ahora puede reducirse a una semana.

El funcionamiento de un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) es muy sencillo, ya que se automatiza todo el proceso de selección. 

En primer lugar, permite buscar candidatos. Para ello, se crean anuncios y se publican en diferentes plataformas online, favoreciendo en gran medida al multiposting. Estos anuncios incluyen los requisitos y la descripción del puesto de trabajo. 

A continuación, los solicitantes envían sus propuestas. Gracias al ATS, se comparan las diferentes candidaturas y se descartan automáticamente aquellas que no cumplen con los requisitos. Dependiendo del software utilizado, se pueden implementar otras funciones, como, por ejemplo, filtrar por palabras claves. De esta manera, se pueden seleccionar aquellos que tengan algunas habilidades y competencias específicas para el puesto. 

Otra función es la comunicación con los candidatos. Desde un ATS, es posible mantener una comunicación directa y fluida con los candidatos, además de programar entrevistasu otras pruebas de selección de forma rápida y eficaz. 

Todo puede encontrarse centralizado en un mismo lugar, sin necesidad de tener que estar cambiando de plataforma o herramienta en función de la tarea que Recursos Humanos necesite ejecutar.

Tras la entrevista, se pueden incluir en el programa ATS comentarios para analizar las diferentes candidaturas finales y, así, con todo el equipo, rechazar o aceptar candidatos para el puesto ofertado. 

Innova en tus Incorporaciones

Automatiza y asigna tareas de incorporación a compañeros y nuevos talentos. Asegura el éxito de nuevas contrataciones desde el primer día.

Revoluciona tu Onboarding

Usar un ATS permite al Departamento de RR. HH. escoger con mayor facilidad al candidato perfecto para el puesto de trabajo ofertado. Automatiza gestiones que agilizan la selección. 

• Ahorrar tiempo. Una plataforma ATS recopila toda la información de los candidatos y hace una selección de aquellos que se ajusten a la demanda de la empresa. Atrás queda la lectura individual de numerosos candidatos a los que había que dedicar horas y horas para realizar la criba curricular. La reducción de la carga administrativa para seleccionar al próximo empleado beneficia tanto a la empresa como al candidato. A la empresa, porque puede cubrir el puesto en menos tiempo, y al candidato, porque no tiene que esperar semanas para recibir una respuesta. 

• Reducir costes. Con un ATS, la empresa reduce el número de empleados dedicados a la selección de personal, lo que supone un ahorro de costes para la empresa, pues estos profesionales podrán dedicar su tiempo a otras tareas de valor y estratégicas que marquen la diferencia.

• Cumplir con la normativa. Al usar este tipo de sistemas es importante cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Un buen ATS cuenta con todos los permisos necesarios para gestionar los datos de los candidatos. 

• Seleccionar a los mejores candidatos. Las primeras fases del proceso de selección están focalizadas en elegir a los candidatos más cualificados. De este modo se garantiza que a la entrevista llegan los mejores y de forma rápida, aunque es el reclutador quien finalmente determina quién se ajusta mejor a la empresa. 

• Mejorar el employer branding. La experiencia de un candidato mejora cuando los tiempos de espera se reducen y cuando la comunicación con la empresa es eficaz y directa. Y estas son dos características reseñables de los sistemas de selección de personal ATS. 

• Centralizar la información de todos los candidatos en un mismo sistema. De esta manera, es más sencillo consultar la información necesaria de un candidato. 

Al tener toda la documentación organizada el Departamento de RR. HH. tiene acceso libre al perfil de cada candidato en cualquier momento. Esto ofrece la posibilidad a las empresas de mejorar su eficiencia. Evita reuniones innecesarias para informar sobre las nuevas actualizaciones, ya que todo queda centralizado en el software. Permite incorporar anotaciones, enviar notificaciones, etc., con la finalidad de agilizar todo el proceso.

La principal desventaja de este tipo de sistemas proviene en realidad de un uso inadecuado de las tecnologías que ofrece. En un buen ATS, es posible filtrar por palabras claves o habilidades deseadas del candidato. Pero si el reclutador establece términos demasiado sesgados o inadecuados, se pueden estar descartando perfiles que podrían ser perfectamente válidos. 

Personio es uno de los proveedores líder en software de RR. HH. en la nube, que ha desarrollado una de las mejores soluciones para el seguimiento de candidatos. 

El ATS de Personio ha sido diseñado para ayudar a cualquier tipo de empresa en sus procesos de contratación y seguimiento de candidatos, gracias a su potente combinación de funciones: desde la publicación de ofertas de trabajo hasta la búsqueda, selección de personal y almacenamiento de información. Se trata de una herramienta que se caracteriza principalmente por dos aspectos:

• Identificar a los mejores candidatos gracias a las múltiples funciones del software. Por ejemplo, aplicar formularios de evaluación, generar respuestas automáticas, programar entrevistas, almacenar documentos, etc.

• Optimizar la contratación a través de datos estratégicos, que son establecidos por la propia empresa y que pueden ser determinantes para la elección del candidato perfecto. Permite establecer KPI, es decir,key performance indicators o indicadores claves, como el tiempo de contratación o el rendimiento de cada uno de los canales empleados para reclutar candidatos. Con todos los datos, es posible mejorar y sacar el máximo partido a los procesos de selección de personal.

Además, de la mano de otras funcionalidades que incluye Personio, el proceso de selección es aún más óptimo. 

Por ejemplo, la plataforma cuenta también con una solución digital de publicación de ofertas de empleo en un solo clic y en más de 600 portales. O un software que permite un proceso de onboarding fluido, para reforzar la experiencia del empleado y lograr la captación de talento en un mercado laboral extremadamente competitivo.

El seguimiento de los candidatos comienza por la recepción de los currículums. Una vez que el ATS recopila todos los currículums, los pasos a seguir son:

• Clasificarlos.

• Compararlos.

• Rechazar aquellos que no se adaptan a la oferta. 

• Comunicar a los seleccionados su pase a la siguiente fase del proceso, es decir, a la entrevista.

• Añadir y programar las entrevistas.

• Una vez realizadas las entrevistas, el reclutador incluye la información pertinente en el sistema. 

• Proceder a la elección del candidato y comunicar a través de correo, o de otra vía de contacto, la aceptación o rechazo de cada candidato. 

Sí, merece la pena que las empresas contraten un ATS. La inmediatez y rapidez están a la orden del día y es una ventaja frente a los competidores. Usar un programa ATS para agilizar el proceso de selección es una buena opción para garantizar la elección del mejor talento para tu empresa. 

Aunque cualquier empresa puede implementar un software ATS, está más indicado para empresas en las que la oferta de trabajo sea demandada por muchas personas. Es decir, donde el proceso de selección requiera de un filtrado intenso de candidaturas.