27. septiembre 2022

6 tareas de RR.HH. que consumen mucho tiempo y que puedes eliminar muy fácilmente

6 Time-Consuming HR Tasks You Can Easily Eliminate

El tiempo es un bien preciado. Los equipos de RR.HH. lo saben mejor que nadie, ya que a menudo tienen que gestionar mucho trabajo en periodos muy cortos. Cuando no tienen tiempo para centrarse en su gente, el desgaste aumenta, el compromiso disminuye y los procesos de contratación se ralentizan.

Como señala nuestro último estudio de RR.HH., el 55% de los responsables de la toma de decisiones en este departamento considera que dedican demasiado tiempo a tareas administrativas. Lo que les impide invertirlo en trabajos y proyectos más estratégicos, que son los que impulsan el compromiso, la retención y, en última instancia, las ventas.

Aquí es donde un software de automatización puede ayudar, digitalizando los procesos para permitir que funcionen prácticamente por sí solos. ¿Cuáles serían estos procesos? Aquí tienes 6 tareas que consumen mucho tiempo y que los equipos de RR.HH. podrían acelerar con facilidad. Y, al mismo tiempo, incluso mejorando la calidad del proceso.

Introduzca la automatización en sus procesos de RR.HH. con People Workflow Automation.

1. Aumentar la productividad y reforzar la cultura de empresa

Todos los días hay eventos importantes. Cumpleaños, evaluaciones de desempeño, finalización de contratos…

Por esta razón, los recordatorios son un tipo de automatización recurrente, dado que pueden configurarse individualmente o por defecto para adaptarse a una multitud de propósitos.

Algunos de estos recordatorios pueden incluir:

Cumpleaños

Para que todo el mundo felicite (y realice un regalo… o incluso dos)

Fechas de finalización de contrato

Para preparar un offboarding perfecto (y automatizado)

Fin de periodo de prueba

Para programar conversaciones sobre el desempeño y recibir feedback

Fechas de contratación

Para que los directivos sepan cuándo empiezan a trabajar los nuevos empleados

Próximo tiempo libre

Para revisar las ausencias de los empleados y preparar el traspaso de tareas en vacaciones u otros periodos

Último cambio salarial

Para que los gerentes revisen los cambios salariales y futuras actualizaciones

Sin recordatorios automáticos, estas acciones corren el riesgo de no llevarse a cabo. Y, perder un evento importante (incluso uno personal, como un cumpleaños) puede tener un efecto perjudicial en el compromiso y, en consecuencia, en la productividad.

2. Hacer de la documentación por días de enfermedad un juego de niños

El seguimiento de los partes de baja no es una de las tareas favoritas en RR.HH. Pero es algo con lo que te vas a encontrar… no queda más remedio.

El seguimiento de las ausencias y de cualquier otro tipo de baja puede hacerse fácilmente con la ayuda de la automatización. Pero, ¿qué pasa cuando hay médicos de por medio?

Cuando un empleado no se encuentra bien al despertarse, hay una gran diferencia entre el proceso con y sin automatización:

Pasos sin automatización

Pasos con Personio

1. La ausencia del empleado tiene lugar sin que quede registrada en un sistema fiable.

1. El empleado añade el periodo de baja o ausencia en Personio.

2. En algún momento, RR.HH. recibe un mensaje del empleado o de su responsable, informando de la baja.

2. El empleado recibe un recordatorio para que suba el parte de baja, en PDF o con la cámara de su móvil. (Responsables y RR.HH. reciben también este recordatorio).

3. Durante todo este tiempo el resto del equipo no sabe que su compañero está ausente. El teletrabajo ha ampliado esta brecha, dado que no hay presencia física que alerte de la ausencia.

3. El certificado se almacena de forma segura. Responsable y RR.HH. son notificados al instante.

4. RR.HH hace seguimiento para recibir el parte de baja (por correo o enviado físicamente).

4. Inmediatamente después de registrar la ausencia, las integraciones de Slack y Teams actualizan el estado del empleado a “Ausente por enfermedad”, hasta su regreso.

5. RR.HH. introduce manualmente el periodo de ausencia del empleado.

3. Modificación de contratos con plantillas predefinidas

Ya hemos hablado de la importancia de la automatización a la hora de crear contratos y acelerar el proceso para su firma.

Pero, ¿qué ocurre cuando hay que hacer un cambio? Tanto si se trata de un arreglo rápido como de una revisión completa, así es como funciona en uno y en otro caso:

Pasos sin automatización

Pasos con Personio

1. RR.HH. detecta la necesidad de un cambio (por ejemplo, un cambio de puesto).

1. RR.HH. accede a una plantilla de su biblioteca que se ajusta cuando se necesita hacer algún cambio.

2. Contacta con el departamento legal para que facilite una versión revisada del contrato.

2. Los datos del empleado se añaden automáticamente, y la información específica (cambios de salario o de puesto) se añaden individualmente.

3. Tras recibir el contrato, RR.HH. lo descarga y firma.

3. El contrato modificado se envía online al empleado para que lo firme con la función de firma electrónica de Personio.

4. Descarga la versión firmada, la escanea, y la adjunta para enviarla al empleado.

4. Tras la firma, se almacena automáticamente, y de forma segura en el expediente digital del empleado.

5. Se envía el contrato al empleado, junto con las instrucciones para su firma.

6. El empleado tiene ahora que descargar, imprimir, firmar, escanear y adjuntar el contrato en respuesta a ese correo.

7. RR.HH. cargar el contrato en la carpeta del empleado.

4. Acelerar la contratación y el onboarding

Los procesos de contratación y onboarding también son grandes consumidores de tiempo. Al fin y al cabo, hay que firmar documentos, facilitar el acceso a herramientas, informar a los compañeros y mucho más.

Para preparar el primer día de un empleado (e incluso antes) hay que realizar muchas tareas, lo que resta muchísimo tiempo.

Pero lo cierto es que la gran mayoría de estas acciones pueden automatizarse. 

Por ejemplo, mediante la publicación de anuncios de empleo en varias páginas a la vez con un solo clic, con la recopilación automática de los comentarios de los candidatos después de una entrevista, mediante firma digital de los contratos o con la distribución de las tareas de incorporación a los interesados con sólo pulsar un botón.

Para ahorrar aún más tiempo, profundiza en el papel que juega la automatización en la contratación y el onboarding hoy en día.

5. Offboarding de empleados que se marchan

La dimisión o el despido de un empleado requiere de toda una serie de tareas que el equipo de RR.HH. debe realizar con efecto inmediato.

Por lo tanto, no sólo hay que invertir tiempo en asegurar que se ejecutan todos los pasos. Además, se requiere aún más tiempo para asegurar de que se está haciendo correctamente. Es un tema delicado, pues está en juego mantener la información confidencial como tal, cuestión muy relevante en relación con la protección de datos y que puede influir en tu marca como empleador.

Los procesos automatizados se encargan de todo esto. Cuando llega la fecha de la salida, el equipo (y la organización) apenas tiene que hacer nada:

Pasos sin automatización

Pasos con Personio

1. RR.HH. notifica al departamento informático la salida de un empleado. 

1. Gracias a la integración con Azure Active Directory, y el resto de aplicaciones relevantes, el acceso a Personio y al resto de esas aplicaciones queda automáticamente retirado desde el día de su marcha.

2. Este departamento cierra manualmente el acceso a las cuentas del empleado, una por una en cada aplicación.

3. Notifica a RR.HH. de que el acceso ha sido retirado.

4. RR.HH. comprueba que el empleado ya no tiene acceso y que no ha habido errores en el proceso manual.

6. Ciclos de desempeño sin errores

¿Sabías que el 54% de los directores de RR.HH. están de acuerdo en que los procesos de evaluación del desempeño no son adecuados para las nuevas formas de trabajo? Los empleados también están de acuerdo: estos procesos necesitan un impulso.

Ahí radica la importancia de los ciclos de desempeño automatizados. Una vez que se pone en marcha un ciclo, se automatizan innumerables tareas para garantizar que tanto los empleados como los directivos se centran en dar un feedback valioso, y no en el papeleo:

Pasos sin automatización

Pasos con Personio

1. Se invierte tiempo en explicar a toda la empresa los pasos para organizar los ciclos de desempeño.

1. Se crea un ciclo de desempeño automatizado con todos los empleados, gerentes y tareas relevantes - incluyendo los tipos de revisiones (entre iguales, ascendentes…) - con una fecha de vencimiento concreta. Y se lanza.

2. Los equipos de RR.HH. entran manualmente a los calendarios de los equipos y programan las conversaciones sobre el desempeño con los responsables de cada área.

2. Al iniciarse el ciclo, los participantes reciben automáticamente tareas y recordatorios (incluyendo documentos y plantillas) para completar las revisiones a tiempo y de forma adecuada.

3. Envío de autoevaluaciones, formularios de feedback y feedback de los compañeros. Todo lo realiza RR.HH. en contacto con cada una de las partes relevantes.

3. Toda la información se almacena en Personio, de forma transparente y centralizada. A tiempo para que la conversión real tenga lugar con toda la información disponible y con la calidad necesaria.

4. RR.HH. corrobora que todas las formas de feedback se recogen y entregan a cada una de las partes implicadas.

5. El responsable anota su conversación sobre el desempeño del empleado.

6. RR.HH. hace un seguimiento con el responsable para asegurar que, en efecto, esa reunión ha tenido lugar, y para registrar lo más relevante de la misma (ascensos, cambios salariales, planes de mejora del desempeño…) de forma manual.

¿Cómo es el desempeño en su organización? Porque los mejores talentos exigen desarrollo, aprenda más sobre Desempeño y Desarrollo con Personio hoy mismo.

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