Cómo hemos conseguido que la contratación para puestos relevantes fuera un 40 % más rápida

How to improve your hiring process

Las empresas afrontan dificultades cada vez mayores a la hora de cubrir rápidamente los puestos principales, especialmente en el sector de las TI. En 2021, Personio no fue una excepción. A pesar de que nuestro equipo de Adquisición de Talento de Ingeniería tenía objetivos de contratación de dos dígitos, a finales de junio del 2021 únicamente habíamos incorporado a cinco directores de ingeniería. Nuestro director de Adquisición de Talento, Kálmán Györy, se dio cuenta de la necesidad de reestructurar rápidamente el proceso de contratación.

En este artículo, Kálmán nos explica dónde encontró el equipo las mayores oportunidades y cómo consiguieron cubrir los mejores puestos de ingeniería un 40 % más rápido con unos pocos cambios selectivos.

Toma la delantera – echa un vistazo a nuestro estudio de RR. HH. sobre la fuga de talentos pospandemia.

¿Qué puede provocar que el proceso de contratación sea lento?

1. Las lagunas en la comunicación

En primer lugar, se trataba de puestos muy técnicos que requerían mucha coordinación, explica Kálmán: “No estábamos del todo de acuerdo con lo que debíamos esperar de estos candidatos, lo que provocó numerosas idas y venidas entre nosotros y los responsables de contratación durante todo el proceso”. Esto se debía a que el equipo de Adquisición de Talento no siempre estaba seguro de si el candidato se ajustaba a los requisitos.

2. La falta de tiempo disponible

En aquel momento, tanto el equipo de Adquisición de Talento como los directores de contratación estaban también desbordados por las entrevistas. Por ese motivo, con frecuencia no podían devolver las evaluaciones de los candidatos en las 24 horas previstas, lo que retrasaba aún más el proceso de contratación

3. El exceso de etapas (junto con los grandes vacíos)

Por aquel entonces, el proceso de contratación de Personio para este tipo de puestos en concreto consistía en: 1) una entrevista de RR. HH., 2) una entrevista con el jefe de equipo, 3) un estudio práctico técnico, 4) un estudio práctico de gestión y 5) una fase final compuesta por una entrevista centrada en los compañeros, los valores y el fundador. Los estudios prácticos de gestión se presentaban en forma de tareas que los candidatos debían realizar en casa en un plazo de 7 a 10 días. Es fácil imaginar que esto provocaba importantes retrasos en lo que ya era un mercado de talento competitivo.

4. Las normas autoimpuestas retrasan la presentación de ofertas de trabajo

Por último, después de cada proceso había un equipo de entrevistadores para la aprobación —”incluso en los casos en los que la decisión era claramente favorable”, señala Kálmán—. En consecuencia, los tiempos de espera podían ser bastante largos, ya que dependían de la disponibilidad de varias personas. El resultado era que la contratación y el tan necesario crecimiento del equipo se producían a un ritmo mucho más lento de lo previsto.

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¿Qué se puede hacer a nivel interno para acelerar la contratación?

1. Proporciona a los reclutadores la información adecuada

En este caso, Personio estaba contratando para un puesto muy específico con necesidades muy concretas, señala Kálmán. Esto requería líneas de comunicación frecuentes entre los responsables de contratación y el equipo de Adquisición de Talento: 

“Los reclutadores debían conocer a fondo lo que precisaban los directores de ingeniería. Esto obligaba a los reclutadores a tener una buena conexión con el equipo de la empresa y una comunicación constante cuando cambiaban los requisitos”. 

Por ejemplo, tras la incorporación de una posición de ingeniero jefe, que solía ocuparse de trabajo muy técnico dentro del equipo, cambiaron las expectativas que el equipo de Adquisición de Talento tenía para los candidatos. Se dieron cuenta de que se trataba más de la gestión de personas que de ejercer un liderazgo técnico. 

2. Establece un “grupo de trabajo” especializado

¿Algunos de tus puestos de trabajo son muy diferentes de otros? A modo de ejemplo, el equipo de Adquisición de Talento de Ingeniería se dio cuenta enseguida de que, en su caso, era realmente así, ya que diferenciaban entre las funciones necesarias para la ingeniería de la plataforma y la ingeniería del producto. Por lo tanto, era importante “incorporar a personas de ambos ámbitos para entender las necesidades y los retos específicos de cada uno de ellos”.

Para hacer frente a esta situación, el equipo creó un grupo de trabajo que incluía a dos directores de ingeniería (recién incorporados, a fin de que aportaran nuevas ideas y su experiencia en otras empresas), un director de ingeniería sénior (en Personio desde 2017, con experiencia previa en este tipo de retos) y un representante de Adquisición de Talento (para supervisar la experiencia de los candidatos y prepararlos del mejor modo posible).

3. Crea una hoja de ruta clara para los cambios

¿Cómo garantizar que tu proceso de contratación mejore cuanto antes? Sé riguroso, afirma Kálmán: “Preparamos una hoja de ruta del proyecto con todos los pasos necesarios para reinventar nuestro proceso. Para avanzar rápidamente, establecimos reuniones semanales y unos plazos bien definidos”.

A continuación, el equipo determinó lo que se podía hacer para beneficiar la experiencia general del candidato y, en última instancia, para garantizar el reclutamiento de grandes talentos rápidamente.

Cómo optimizar el proceso de contratación de candidatos

1. Ten siempre en cuenta el tiempo del candidato

No te equivoques, si estás contratando para un puesto especializado, como el de director de ingeniería, “ten presente que la mayoría de los candidatos están en más de un proceso de entrevista a la vez”, asegura Kálmán. Por eso “es fundamental tener un proceso flexible pero bien estructurado”.

Para asegurarse de respetar al máximo el tiempo de los candidatos, el equipo procedió de la siguiente manera:

  • Ofreció a los solicitantes flexibilidad en cuanto a la última jornada virtual presencial. Esta podría dividirse en dos partes (parte práctica el primer día, entrevistas el segundo) o celebrarse el mismo día.
  • El equipo se comprometió a proporcionar a los candidatos una respuesta sobre cada etapa en un plazo de uno a tres días laborables. De este modo, los responsables de la contratación también demostraban un mayor compromiso a la hora de completar las evaluaciones a tiempo.
  • También comunicaron a los candidatos que el proceso de contratación (ahora reducido) solo constaba de tres pasos: la entrevista con RR. HH., la entrevista con el jefe de equipo y la jornada virtual presencial.

2. Sustituye las pruebas para hacer en casa por conversaciones en tiempo real

En general, estamos viendo una tendencia a alejarse de las tareas a completar en casa para apostar por una mayor flexibilidad a la hora de que los candidatos demuestren sus competencias“, señala Kálmán. Por muy controvertido que sea, recuerda que si buscas candidatos con experiencia, a menudo tendrán compromisos después del trabajo (como la familia) y simplemente no podrán llevarlas a cabo.

Para acelerar el proceso de contratación, el equipo sustituyó dichas tareas por una prueba oral durante la entrevista. A tal fin, los representantes de ingeniería elaboraron un documento en el que se describía claramente:

  • Las expectativas respecto al candidato
  • Un escenario claro sobre las cuestiones a resolver
  • Una lista de áreas y preguntas a seguir durante las entrevistas prácticas

Para preparar debidamente a los candidatos, estos recibían, cinco días antes de la entrevista, las expectativas detalladas y la situación concreta en la que iban a trabajar durante la prueba oral, junto con directrices claras sobre lo que debían preparar y lo que no (en alguna ocasión, el equipo había llegado a recibir presentaciones con 40 diapositivas). “Esto da a los candidatos la oportunidad de familiarizarse con la tarea y de plantear preguntas”.

A continuación, comenzaron a poner a prueba su experimento: “Después de tan solo cuatro semanas, vimos que los cambios introducidos en el proceso tenían un impacto positivo muy significativo en algunos KPI esenciales, como la velocidad del proceso y la experiencia del candidato”, apunta Kálmán.

3. Deja espacio para preguntas en cada entrevista

“El proceso de contratación es un proceso con una doble vertiente. Tú entrevistas al candidato, pero el candidato también te entrevista a ti y a la empresa”, explica Kálmán. “Dale al candidato la oportunidad de plantear preguntas después de cada entrevista, no tengas prisa”. 

4. Programa una llamada antes de la ronda final

Se trata de una buena práctica muy importante para garantizar que los candidatos tengan un buen rendimiento y se comprometan con la empresa en esta última fase: como norma, el equipo fijó una llamada de 15 minutos después de la entrevista con el jefe de equipo para explicar en detalle lo que podían esperar de cada etapa de la jornada virtual presencial. 

Esto pronto se convirtió en un momento decisivo a la hora de conectar con los candidatos: “A menudo la disponibilidad o las expectativas salariales han cambiado o han surgido otras preguntas después de la entrevista con el jefe de equipo”. Pero también tuvo una ventaja menos obvia: “Al realizar un nuevo contacto, también logramos aumentar el compromiso de los candidatos con su candidatura y disminuir las preguntas después de la última entrevista, lo que nos permitió ahorrar tiempo”.

5. Asegúrate de que los candidatos reciben respuestas rápidas

Recientemente, Kálmán recibió 35 preguntas relacionadas con el equipo después de haber hecho una oferta al candidato. Afortunadamente, el director de contratación proporcionó respuestas detalladas al día siguiente y el candidato quedó gratamente sorprendido por la rapidez de respuesta: 

“Especialmente en las últimas fases del proceso de contratación, es importante actuar con rapidez en estas situaciones. Has invertido mucho tiempo y recursos en los candidatos, desde luego no quieres perderlos por una mala priorización”.

Aunque puede que no sea realista que los responsables de contratación tengan siempre tiempo para preparar 35 respuestas, puede valer la pena que tus equipos de talento prevean algunas preguntas frecuentes (como la política de trabajo a distancia o los beneficios para los empleados). De este modo, los reclutadores irán un paso por delante y los candidatos podrán recibir siempre respuestas rápidas y coherentes.

6. Elimina las evaluaciones repetitivas

En una publicación que se hizo viral, el ingeniero de software Mike Conley explicó que se retiró de una entrevista de trabajo después de descubrir que tendría que hacer 10 rondas de entrevistas. Según la BBC, este tipo de procesos tan largos hacen que la gente pierda la paciencia. A pesar de que el proceso de selección de tu empresa seguramente no sea tan largo, lo más probable es que haya áreas en las que podrías reducir el proceso de contratación.

Así pues, “identifica para qué sirve cada etapa de la entrevista y luego comprueba si hay áreas que se evalúan más de una vez”, aconseja Kálmán. “Si hay entrevistas que se solapan mucho y los candidatos te lo han comunicado, es posible que esa etapa de la entrevista resulte redundante”. 

Otra forma de combatir este problema es identificar cualquier entrevista de varias fases que pueda reducirse a una sola. O, si te encuentras con problemas de capacidad para las entrevistas realizadas por más de una persona, considera si no sería mejor asignar un solo entrevistador a esa entrevista.

Tu plantilla actual es una gran fuente de información sobre el proceso de contratación y la experiencia que genera sobre el candidato. Piensa en crear una encuesta anónima en la que puedan puntuar cada paso, compartir si creen que alguno no ha merecido la pena o aportar sugerencias de mejora.

Cómo utilizar la marca de empresa para acelerar la contratación

1. Piensa en las ventajas de la conciliación de la vida laboral y personal

¿Cuáles son las predicciones de Kálmán para 2022? “Específicamente en la contratación de ingenieros veremos una gran demanda de determinados talentos”. ¿Cómo conseguirlo? “Hay que coordinarse internamente, ser rápidos y realistas y entender que los candidatos tienen múltiples opciones”. 

Tu empresa también tendrá que ofrecer un alto nivel de flexibilidad, como el trabajo a distancia. ” Consigue que tu empresa sea flexible en su modelo de trabajo y que pueda seguir siéndolo en el futuro”.

2. Construye marcas específicas para cada equipo con características que les estimulen

Y finalmente, querrás crear lo que el equipo denomina una “marca de candidato”. Kálmán explica que “especialmente en el reclutamiento tecnológico, los candidatos no solo analizan la empresa en sí, sino también su marca de producto e ingeniería”. Para ello, considera aspectos como:

  • ¿Tu pila tecnológica es interesante? 
  • ¿Intervienen tus empleados en grandes conferencias?
  • ¿Disponéis de un blog tecnológico activo?
  • ¿Se enfrenta la empresa a retos técnicos interesantes?

Asegúrate de formular una propuesta de valor como empresa que garantice a los candidatos que se están incorporando a ella por las razones correctas: “Establecer una marca de producto e ingeniería no solo ayuda a conseguir candidaturas, sino que también puede tener un impacto positivo en el compromiso que los candidatos muestren durante todo el proceso”.

Crear una gran marca de empresa no es tarea fácil, pero si los resultados que este equipo ha obtenido en 2021 pueden servir de ejemplo, la inversión merecerá la pena.

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