Inducción de personal: guía completa

La inducción de personal es un proceso orientado a la integración exitosa de nuevos empleados. Se trata de un conjunto de actividades diseñadas con el fin de proporcionar a los recién llegados la información básica necesaria para desempeñar sus funciones de manera satisfactoria.

Existen dos tipos principales de inducción de personal: general y específica. 

Es la información que se da a todos los empleados nuevos, independientemente de su puesto o departamento. Cubre temas como la misión, la visión, los valores y la cultura de la empresa, así como las políticas y procedimientos generales. También puede incluir información sobre los beneficios para empleados o las opciones de formación, y el manual de empleado de la empresa.

Es la información que se brinda a los nuevos empleados en función de su puesto o departamento específico. Se centra en temas como las responsabilidades y funciones del puesto, los procedimientos específicos del departamento y las herramientas y tecnologías que se utilizan. 

Entre los principales beneficios de la inducción de personal, destacan el aumento de la productividad, mejora del ambiente laboral y reducción del estrés.

• Fomento de la cultura empresarial: la inducción ayuda a los nuevos empleados a comprender la cultura, los valores y los objetivos de la empresa.

• Aumento de la productividad: un programa de acogida bien estructurado acelera el proceso de integración de los nuevos empleados, lo que les permite ser más productivos en un periodo más corto de tiempo.

• Retención del mejor talento: estudios como el informe del Instituto de Investigación Capgemini, “People Experience Advantage: cómo las empresas pueden mejorar la vida de sus trabajadores”, han demostrado que muchos de los empleados que deciden abandonar sus empresas lo hacen dentro del primer año. Por ello, se debe cuidar su adaptación desde el primer día, complementando los procedimientos de inducción con procesos de onboarding eficaces.

• Prevención de confusiones y malentendidos: la comunicación deficiente puede generar conflictos en cualquier entorno, incluido el laboral. Con una buena inducción, proporcionas información clara sobre normas o códigos de conducta.

• Mejora del ambiente laboral: una inducción efectiva permite que el nuevo talento asuma sus responsabilidades de manera adecuada, lo que reduce la carga sobre sus compañeros. 

• Reducción del estrés: esta reducción en el nivel de estrés puede tener un impacto positivo en la salud mental y física de los empleados, lo que promueve un ambiente laboral más saludable y productivo. Te dejamos nuestra guía de consejos para reducir el estrés por si quieres saber más.

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Guía para proceso de onboarding

Las etapas de la inducción de personal comienzan con la bienvenida y finalizan con el seguimiento y evaluación. 

En esta fase inicial, se da la bienvenida al nuevo trabajador y se procede a la firma del contrato laboral. Un representante del Departamento de RR. HH. acompaña al empleado, le explica el proceso de inducción y responde cualquier pregunta que pueda surgir.

Durante esta etapa, el nuevo empleado recibe información general sobre la empresa, como su historia, misión, valores y estructura organizacional. Además, se realiza un recorrido por las instalaciones de la empresa para familiarizarse con su entorno de trabajo. Se presenta al nuevo empleado a sus compañeros de trabajo y se le orienta sobre las políticas y procedimientos de la empresa. También se le proporciona la formación básica necesaria para comenzar su trabajo.

Se le explica al nuevo empleado en detalle su puesto de trabajo, sus responsabilidades, sus objetivos y las expectativas que se tienen sobre él. Además, se le ofrece formación para desempeñar su puesto de trabajo de manera efectiva, como, por ejemplo, aspectos técnicos, habilidades blandas y conocimiento del producto o servicio.

Durante esta etapa, se le asigna al nuevo empleado un mentor, quien le brindará apoyo y orientación durante su proceso de integración a la empresa.

En la última etapa, se realiza un seguimiento del progreso del nuevo empleado para asegurarse de que se está integrando bien a la empresa y que está entendiendo su trabajo. Se concluye con una evaluación del programa de inducción para identificar sus fortalezas y debilidades, y para realizar las mejoras necesarias.

Para implementar un proceso de inducción de personal eficaz es necesario seguir algunos pasos, que comienzan con una buena planificación.

Para implementar el proceso de inducción, el primer paso es definir los objetivos. Tras identificar los objetivos, se desarrolla el programa. Incluye todas las actividades que se realizarán durante el proceso de inducción. El programa debe ser flexible para adaptarse a las necesidades de cada nuevo empleado.

Para la bienvenida, es necesario contar con un manual. Este debe contener información general sobre la empresa, como su historia, misión, valores y estructura organizacional.

Crea guías de formación para cada puesto de trabajo con información sobre las responsabilidades del puesto o las expectativas de rendimiento. 

Para iniciar el proceso, da la bienvenida a los nuevos empleados y hazles sentir cómodos. Explícales el proceso de inducción en sí y responde sus preguntas.

En la etapa de inducción general, ofrece información sobre la empresa y sus políticas y procedimientos. Haz un recorrido por las instalaciones y presenta a los compañeros de trabajo.

En la inducción específica, instruye a los nuevos empleados en relación con su puesto de trabajo. Asigna un mentor y brinda apoyo y orientación durante su proceso de integración a la empresa.

Algunos ejemplos de inducción de personas pasan por orientar a los empleados, explicar políticas o asignar un tutor, entre otros. 

• Recorrido por las instalaciones: permite que los nuevos empleados se familiaricen con el lugar de trabajo, incluyendo las diferentes áreas y departamentos.

• Presentación de políticas y procedimientos: explica las políticas de la empresa en áreas como Recursos Humanos, seguridad, salud ocupacional, uso de tecnología, etc.

• Introducción al equipo de trabajo: facilita la interacción entre el nuevo empleado y sus compañeros.

• Asignación de un mentor o tutor: designar a un empleado experimentado para que guíe y apoye al nuevo empleado durante sus primeros días o semanas.

• Entrega de materiales y recursos: proporciona manuales, documentos y otros recursos que ayuden al nuevo empleado a entender mejor su rol y la empresa.

• Revisión de beneficios y compensación: explica los beneficios disponibles, como seguro médico, plan de pensiones, vacaciones, etc., así como los procesos relacionados con la nómina.

• Comunicación para responder dudas: permite que los nuevos empleados planteen preguntas y aclaren dudas sobre cualquier aspecto relacionado con su trabajo o la empresa.

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Con el software de Personio puedes crear un proceso de inducción de personal más eficiente y efectivo para que los nuevos empleados se integren a la empresa más rápido.

En primer lugar, cabe destacar que Personio puede enviar automáticamente formularios y documentos de pre-incorporación a los nuevos empleados, así como enviarles correos electrónicos de bienvenida y orientación para darles la información que necesitan sobre la empresa y su puesto de trabajo. Todo automatizado, pero totalmente personalizable, con el objetivo de mostrar cercanía y atención al nuevo empleado.

Permite crear un portal de incorporación personalizado, donde los nuevos empleados pueden acceder a información importante sobre la empresa (historia, misión, valores, productos o servicios, y estructura organizacional). En el portal se da acceso a recursos útiles, como manuales de formación, guías de políticas y procedimientos y videos de orientación.

Otra función importante es la posibilidad de monitorear el progreso de los nuevos empleados para identificar cualquier área en la que necesiten ayuda. 

Por último, este software de RR. HH. incorpora herramientas especialmente útiles durante la fase de inducción de personal, como es el caso de Personio Conversations. 

Al aterrizar puede tener dudas comunes en relación con ciertos procesos internos o usos y costumbres generales de la compañía. Conversations es un software de gestión inteligente de solicitudes, que permite al empleado ser atendido en tiempo récord, sin que RR. HH. pierda tiempo en dicha atención. 

Hay varias formas de mejorar el proceso de inducción para garantizar una integración efectiva y exitosa de los nuevos empleados. Por ejemplo:

• Establece objetivos claros y comunícalos de manera efectiva a los empleados. También las políticas y procedimientos a seguir. 

• Adapta el proceso de inducción a las características y necesidades específicas de cada empleado, según su puesto y nivel de experiencia.

• Organiza actividades sociales y de team building para que los nuevos empleados se integren con sus compañeros.

La duración del proceso de inducción en una empresa puede variar dependiendo de diversos factores: 

• Tamaño y complejidad de la empresa: las empresas más grandes y complejas suelen tener procesos de inducción más largos, ya que requieren más tiempo para formar a los nuevos empleados. 

• Sector: sectores como la tecnología o la medicina necesitan procesos más rigurosos y, por tanto, más largos. 

• Puesto de trabajo: los puestos de trabajo más complejos o técnicos suelen requerir procesos de inducción más extensos.

• Cultura de la organización: algunas empresas prestan especial atención a la integración social y cultural de los nuevos empleados. Esto puede alargar el proceso de inducción.