Comparativa de los 7 mejores Softwares de Onboarding

Un software de onboarding es una herramienta digital capaz de automatizar las tareas del proceso de onboarding y de organizar, en una sola plataforma, toda la información relativa a la incorporación de los empleados en una empresa. Gracias a este sistema, los responsables es posible ahorrar una gran cantidad de tiempo y recursos a la hora de organizar todas las etapas del onboarding y los empleados acceder de forma sencilla a la información que necesitan.

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Por su eficacia, cada vez más empresas apuestan por integrar este tipo de soluciones, también conocidas como programa de onboarding. Además, estas herramientas permiten almacenar y centralizar cualquier tipo de documento asociado al comienzo de un empleado en la empresa; como por ejemplo una guía informativa, el organigrama de la empresa o documentos específicos de su rol.

Existen herramientas especializadas exclusivamente en onboarding y plataformas de RR. HH. que incorporan estas funcionalidades dentro de un sistema más amplio.

Esta tabla resume algunas de las principales opciones:

La mejor solución dependerá del tamaño de la empresa, del número de incorporaciones, de las personas que intervienen en cada proceso y de si necesitas una herramienta específica o una plataforma que conecte el onboarding con otros procesos de RR. HH.

Tras haber analizado diferentes software de onboarding, hemos seleccionado aquellos que consideramos ofrecen una mejor experiencia del empleado y garantizan un buen proceso de incorporación. Te explicamos en qué consisten y cuáles son sus características más destacadas.

Personio es un lo que se conoce como un software de RR. HH. ‘todo en uno’ que cuenta con cerca de una veintena de soluciones dirigidas a reducir la carga de tareas administrativas y manuales de este departamento. Entre sus herramientas se encuentra su software de onboarding que pueden utilizar tanto empresas pequeñas como medianas y grandes. 

Una de sus particularidades es su carácter internacional lo que la convierte en una solución muy recomendable para equipos internacionales, tanto si necesitan realizar incorporaciones en remoto como de forma presencial. Cuenta con más de 8 oficinas en Madrid, Londres, Dublín, Ámsterdam, Berlín, Barcelona y Nueva York y su plataforma está disponible en más de  9 idiomas. 

De su software de onboarding destacamos las siguientes características:

• Flujos de onboarding y offboarding: con Personio las empresas pueden gestionar tanto el inicio como la salida de los empleados y crear determinadas automatizaciones para mejorar ambos procesos.

• Creación de tareas: esta plataforma permite la creación secuencial de tareas que pueden ser de carácter obligatorio u optativo, asignarlas a los empleados y gestionar sus permisos de edición.

• Marcado de la progresión: los empleados pueden reflejar en todo momento el estado de cada etapa o acción que les ha sido asignada, mejorando la comunicación con sus managers. 

• Asignación individual y múltiple: los responsables de configurar los procesos de onboarding pueden asignar tareas a empleados concretos o a un grupo específico, como por ejemplo un departamento de nueva creación. 

• Alerta de vencimientos: la plataforma envía notificaciones periódicas a los empelados avisando cuando el vencimiento para completar una tarea está próximo. 

• Plantillas de onboarding: este software de onboarding ofrece determinadas plantillas predefinidas y editables con sugerencias de tareas y textos para facilitar su elaboración.

• Fechas límites: la plataforma permite poner una fecha límite a cada acción y etapa par que todos los empleados implicados sepan cuándo deben completarla.

• Integración con soluciones de RR. HH.: una de las ventajas más importantes de Personio es su integración con más de veinte soluciones de RR. HH. como el registro horario, el reclutamiento de empleados, la gestión de nóminas, su app de RR. HH. o procesos de evaluación, entre otros. Todo ello hace que su software de onboarding sea aún más completo y robusto.

Talmundo es un software de onboarding que concentra todos los procesos relacionados con la incorporación de los empleados a una empresa. En este caso no se trata de un software ‘todo en uno’ por lo que no cuenta con otras soluciones de gestión de personal a excepción del proceso de reclutamiento. 

Se trata de una plataforma cuya interfaz es sencilla, fácil de usar y además cuenta con una app móvil desde la que gestionar el programa de onboarding. También ayuda a las empresas a potenciar su employer branding permitiendo reflejar testimonios de otros empleados y llevar a cabo acciones enfocadas a mejorar el comienzo de las nuevas contrataciones.

Estas son algunas de sus funcionalidades más destacadas: 

• Multidispositivo: el software de Talmundo funciona desde cualquier dispositivo, ya sea móvil, ordenador o tablet, permitiendo al empleado realizar y visualizar las fases del onboarding en cualquier lugar. 

• FAQ: la plataforma ofrece un espacio en el que responder a algunas de las preguntas más frecuentes de los empleados al inicio como los horarios de la empresa o el dress-code, entre otros. 

• Conocimiento de entidades: Talmundo también dispone de un apartado desde el que conocer a empleados de otras oficinas dentro de la misma organización y familiarizarse con el resto de compañeros. 

• Chat interactivo: dispone de un chat interactivo con un bot que responde a través de la inteligencia artificial a algunas de las preguntas más habituales de los empleados.

• Integración con softwares de RR. HH.: aunque Talmundo no es un software de gestión de personal, sí es capaz de integrarse con el software de recursos humanos que utilice la empresa incorporando y actualizando la información relevante.

• Creación de reportes y analíticas: la plataforma genera informes y reportes de forma automática con datos objetivos sobre los onboarding para apoyar la creación de estrategias y la toma de decisiones más infomradas. 

Notion es un software que ayuda a las empresas a gestionar procesos y tareas. Permite administrar diferentes proyectos por equipos dando la posibilidad a los empleados de hacer anotaciones y reflejar el estado de cada paso. 

Las organizaciones pueden utilizar esta herramienta para estructurar las diferentes acciones del onboarding, duplicar procesos y estructurarlos de forma organizada y clara para todos los empleados. La plataforma está disponible en más de 10 idiomas pudiendo ser utilizada por equipos en distintos países. 

De Notion resaltamos los siguientes aspectos: 

• Dashboards estructurados: permite estructurar las tareas y proyectos en diferentes tableros y tablas en los que visualizar cada tarea, distribuirlas por estado y ver qué empleados son responsables de cada una. 

• Asignación de tareas: la plataforma da la posibilidad de asignar a uno o más empleado cada tarea y estos, a su vez, recibir una notificación automática. 

• Adjuntar archivos: Notion permite adjuntar archivos o arrastrar imágenes para que toda la información quede reflejada y sea visible de forma clara.

• Estado y prioridad de las tareas: es posible reflejar en qué estado se encuentra cada tarea y personalizar cada una de las categorías que se pueden asignar. También da la opción de mostrar la prioridad de cada acción.

• Anotar comentarios: los empleados con acceso a cada dashboard pueden hacer comentarios y mencionar a empleados determinados. 

• Duplicar tareas y dashboard: tanto las tareas como los distintos dashboards pueden duplicarse para ahorrar tiempo a la hora de crear nuevos procesos de onboarding. 

• Importación de datos: permite importar datos de otros sistemas como Google Docs, Asana, Excel o Trello enriqueciendo la información. Sin embargo, resulta algo limitada en la creación de flujos de trabajo y la creación de informes y analíticas.

Click Boarding es un software de onboarding que además incorpora diferentes módulos para crear estrategias de experiencia del empleado. El proceso de onboarding puede gestionarse desde cualquier dispositivo, facilitando un mejor acceso por parte de los empleados a su información clave. 

Además del programa de onboarding, la plataforma también da la opción de gestionar procesos de preboarding, offboarding, reboarding o actividades de RR. HH., entre otros. De esta forma facilita la creación de una cultura organizacional en la que los empleados se sientan integrados desde el primer momento. Estas son algunas de las funcionalidades que resaltamos:

• Automatizaciones: permite crear acciones automáticas como el envío de paquetes de bienvenida (welcome pack), documentos o emails durante los primeros días.

• Documentación: centraliza y conserva todos los documentos necesarios para que el comienzo del empleado sea más sencillo y pueda disponer de toda la información que requiere.

• Accesos personalizados: es posible configurar el acceso a los diferentes procesos de onboarding en función del rol de cada empleado y el equipo al que pertenecen, mejorando la seguridad de los datos. 

• Seguridad: la plataforma cumple con distintas normativas de tratamiento y protección de datos como el RGPD o SOC 2 Tipo 2.

• Onboarding en remoto: las incorporaciones también pueden realizarse en remoto, ya que la plataforma prevé todo tipo de automatizaciones para facilitar la incorporación de empleados a distancia, desde cualquier dispositivo.

• Beneficios de empleados: Click Boarding también da la posibilidad de gestionar aspectos como los beneficios de empresa desde la misma plataforma e integrar datos relevantes con el proceso de onboarding.

• Objetivos y evaluaciones: este software de onboarding permite crear objetivos por etapas y analizar su progresión y rendimiento de los empleados. 

Esta plataforma no solo es un software de onboarding sino que también cuenta con diferentes funcionalidades para realizar la búsqueda y contratación de empleados. De esta forma es posible gestionar en una misma plataforma todo lo relacionado con la atracción y retención de empleados.

Además, WorkBright es una empresa que dispone de la certificación B Corp por su alto grado de transparencia y fiabilidad. Aunque su interfaz es algo menos intuitiva que otras plataformas, resulta muy útil a la hora de detectar cuándo el proceso de integración de nuevos empleados está incompleto o errores a la hora de rellenar formularios y completar actividades. 

De WorkBright destacamos lo siguiente:

• Envío de notificaciones y recordatorios: la plataforma avisa de forma automática cuando hay plazos próximos a su vencimiento o cuando hay tareas incompletas. 

• App móvil: permite hacer un seguimiento del onboarding desde su app móvil en la que los empleados pueden acceder a todos sus documentos y el histórico de tareas.

• Onboarding en remoto: la plataforma tiene muy en cuenta las incorporaciones a distancia por lo que, entre otras cuestiones, permite la firma electrónica y certificada de documentos y contratos.

• Tecnología OCR: los empleados pueden fotografíar y escanear documentos desde su móvil y subirlos a la plataforma. Así se agiliza este proceso y se reduce el papeleo asociado al onboarding. 

• Mensajería interna: dispone de un chat de mensajería instantánea en el que el empleado puede recibir comunicaciones o recordatorios para terminar determinadas tareas.

• Importación y exportación de datos: Workbright da la opción de importar y descargar datos en formato .csv o Excel. Además dispone de API abierta para personalizar y configurar diferentes opciones. 

• ATS: este software permite hacer un seguimiento de las diferentes fases de un candidato durante el proceso de selección hasta su contratación a través de su módulo de ATS(Applicant Tracking System)

Appical es una aplicación diseñada para abarcar todas las etapas relacionadas con el proceso de integración de nuevos empleados de distintos departamentos, incluido el onboarding de Recursos Humanos, así como su salida.

Así, ayuda gestionar y simplificar el preboarding -antes incluso de que comiencen a trabajar en la empresa-, el onboarding, el reboarding -cuando hay empleados que se incorporan por segunda vez-, y el offboarding. 

La plataforma se dirige tanto a pequeñas empresas como medianas y grandes con especial foco y alcance en países como España, Holanda, Reino Unido. Se trata de una solución idónea como complemento a un software de RR. HH. o de gestión empresarial. 

Estas son las características más destacadas de Appical:

• Ciclo de vida del empleado completo: Appical cuenta con soluciones específicas para cubrir todas las etapas de incorporación y salida de empleados: antes de que comiencen en la empresa (preboarding); cuando empiezan (onboarding); cuando se van (offboarding) o cuando se marchan, pero vuelven a ser contratados (reboarding).

• Manual de bienvenida: Appical pone a disposición de las empresas un manual editable con el que podrán dar la bienvenida a las nuevas incorporaciones con información útil.

• Creación de tareas: permite gestionar un timeline de acciones y tareas que el empleado y el resto de compañeros implicados en su incorporación deben completar. 

• Porcentaje de progresión: la plataforma muestra porcentualmente el estado del proceso de onboarding para saber, de un vistazo, cuánto queda para ser completado.

• Material interactivo: para mejorar el onboarding, este software ofrece la posibilidad de incluir vídeos de carácter informativo sobre la empresa u otra temática relevante, guías, plantillas y cualquier otro documento que mejore el comienzo del empleado.

• Automatizaciones: de forma muy intuitiva este software de onboarding permite configurar acciones automáticas como el envío de correos electrónicos o de notificaciones avisando de la finalización de plazos, entre otros.

• Kit para managers: esta plataforma da la posibilidad de crear un completo kit para preparar a los managers y ofrecerles la información y documentos que necesitan para acompañar la incorporación de los empleados.

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TalentLMS es una plataforma muy interesante ya que se encarga de gestionar todo lo relativo a la formación de los empleados durante el proceso de onboarding. Por ello, además de contar con un software de onboarding también cuenta con diversos módulos centrados en la formación de empleados durante el resto de su permanencia en la empresa, socios de la organización y el equipo de ventas.

Se especializa en ofrecer opciones de onboarding a sectores como el de IT, servicios médicos, manufactura, consultoría, ventas o inmobiliaria. Esta plataforma es recomendable sobre todo para medianas y grandes empresas. De TalentLMS destacamos lo siguiente:

• Creación de itinerarios formativos: permite crear itinerarios formativos adaptados a cada rol y las necesidades específicas de cada empleado que se une a la empresa.

• Calendario de formación: los empleados pueden seguir cada etapa de su plan formativo gracias a un calendario en el que se muestra cada tarea pendiente. 

• Reutilización de cursos: los cursos que se crean pueden duplicarse tantas veces como se quiera para poder utilizarlos en distintos procesos de onboarding.

• Incorporación estandarizada: TalentLMS permite a las empresas crear un proceso de onboarding y una experiencia formativa estándar para mejorar la política de incorporación y la imagen de marca de la empresa.

• Accesos personalizados: la plataforma garantiza la privacidad de la información y de los cursos realizados por el empleados a través de una precisa administración de accesos y permisos. 

Un software de onboarding debe contar con una serie de funcionalidades clave para cumplir con su función de forma adecuada. Por eso es tan importante conocer cuáles son las tendencias de onboarding en un software de RR. HH. y sus principales soluciones.

En este sentido y aunque existen variaciones sustanciales entre los mejores software de onboarding, hay algunas características clave que es conveniente tener en cuenta:

• Configuración de automatizaciones: da la posibilidad de crear flujos de trabajo automatizados como el envío de correos electrónicos o el cambio de estatus de cada tarea a medida que se van completando, entre otros. 

• Plantillas: resulta muy conveniente que un software de onboarding de empleados cuente con plantillas predefinidas que faciliten la creación, redacción y asignación de tareas. 

• Creación de listas de tareas: es fundamental que permita crear una lista de tareas en base al rol específico y que sea posible hacer un seguimiento de las mismas en tiempo real. 

• Estado del onboarding: visualizar el estado de las tareas y del onboarding de cada empleado ayuda a hacer un seguimiento efectivo para que el proceso pueda completarse a tiempo y realizar cambios en caso de que sea necesario. 

• Envío de recordatorios: el envío de recordatorios para por ejemplo terminar las tareas asignadas ayuda a que el onboarding se realice en el periodo elegido. 

• Asignación de responsable: para hacer aún más eficiente el onboarding, un software de estas características debe permitir asignar uno o más responsables de las distintas etapas o tareas del proceso, pudiendo visualizar en todo momento quién está a cargo de las mismas. 

• Fechas límite: es fundamental incluir periodos de vencimiento para poder completar todas las acciones incluidas en el proceso de onboarding. 

• Proceso de offboarding: un software de onboarding también ha de preveer el fin de la relación laboral entre el empelado y la empresa y disponer de un módulo enfocado al proceso de offboarding. 

• Integración con otros sistemas: el software de onboarding debe ser capaz de integrarse con otras herramientas como un software de RR. HH., los calendarios de los empleados o Slack, entre otras. 

Cuando se gestiona un proceso de onboarding con un software es fundamental conocer cuál es su impacto para la nueva persona que se incorpora, así como para el conjunto de la organización. Esto permite mostrar al resto de equipos qué es el onboarding y por qué es tan relevante.  

Algunas de las ventajas de realizar un onboarding digital son las siguientes:

• Automatización de la gestión: agiliza tareas repetitivas como la firma de documentos, asignación de equipos o creación de cuentas, ahorrando tiempo y reduciendo errores.

• Mejor experiencia para el nuevo empleado: ofrece una bienvenida estructurada y clara, lo que mejora la integración y el compromiso desde el primer día.

• Seguimiento y control: otro de los beneficios del onboarding digital es que permite monitorear el progreso del onboarding en tiempo real, asegurando que cada paso se cumpla correctamente.

• Centralización de la información: reúne todos los recursos, políticas y materiales de formación en un solo lugar accesible para el nuevo colaborador.

• Cumplimiento normativo: garantiza que se recojan y almacenen correctamente los documentos legales y contractuales necesarios.

• Ahorro de tiempo para RR. HH.: reduce la carga de tareas administrativas permitiendo a RR. HH. enfocarse en aspectos más estratégicos del proceso de incorporación.

Estos beneficios del onboarding varían según cómo se gestiona en cada empresa pero, por lo general, hacerlo de forma digital, suele conllevar estas ventajas.

Aunque cada plataforma funciona de manera diferente, un proceso de onboarding digital suele seguir varias fases.

Una vez confirmada la contratación, RR. HH. inicia el proceso correspondiente al nuevo empleado.

Si la empresa dispone de diferentes plantillas, puede seleccionar la adecuada según el puesto, departamento o ubicación.

Las diferentes acciones se distribuyen entre sus responsables.

Por ejemplo:

• RR. HH. recopila la documentación necesaria.

• IT prepara el ordenador y los accesos.

• El manager organiza las primeras reuniones.

• El nuevo empleado completa sus datos.

• Otros equipos preparan las herramientas o materiales necesarios.

Las tareas pueden tener una fecha de finalización para garantizar que estén completadas antes del momento en que sean necesarias.

Cuando una tarea sigue pendiente, el sistema puede avisar a la persona responsable.

Antes o durante sus primeros días, puede proporcionar información, consultar documentación o realizar las actividades que le hayan sido asignadas.

El equipo de Recursos Humanos puede consultar el progreso del proceso e identificar tareas pendientes o posibles bloqueos.

Una empresa con pocas incorporaciones puede gestionar el onboarding mediante una combinación de hojas de cálculo, documentos, correos electrónicos y calendarios.

Este sistema puede funcionar mientras el proceso sea sencillo. Sin embargo, cada nueva incorporación obliga a coordinar tareas, responsables, fechas y documentos de forma manual.

El objetivo de digitalizar el onboarding no es únicamente sustituir una hoja de cálculo. También permite reducir la coordinación manual necesaria para que todas las personas implicadas completen sus tareas.

No existe un número concreto de empleados o incorporaciones a partir del cual sea necesario implantar un software.

Sin embargo, hay algunas señales de que el proceso manual puede estar quedándose corto:

• RR. HH. repite las mismas tareas en cada incorporación.

• Los recordatorios se envían manualmente.

• Algunas tareas se completan tarde o se olvidan.

• No siempre está claro quién es responsable de cada acción.

• Managers, IT y RR. HH. trabajan con documentos diferentes.

• El nuevo empleado tiene que proporcionar la misma información varias veces.

• Existen procesos diferentes según el departamento, puesto o ubicación.

• Resulta difícil comprobar el estado de varias incorporaciones al mismo tiempo.

• El volumen de contrataciones está aumentando.

En estas situaciones, automatizar el onboarding puede reducir el trabajo administrativo y ayudar a mantener un proceso consistente a medida que crece la empresa.

Automatizar el onboarding consiste en convertir las tareas recurrentes de cada incorporación en procesos estructurados que puedan reutilizarse.

Por ejemplo, en lugar de recordar manualmente a IT que debe preparar el ordenador de cada nuevo empleado, esta tarea puede incluirse en una plantilla y asignarse al responsable correspondiente cuando comienza el onboarding.

Lo mismo puede hacerse con tareas como:

• Solicitar documentación.

• Recopilar datos del empleado.

• Preparar cuentas y accesos.

• Organizar reuniones de bienvenida.

• Asignar un compañero o buddy.

• Preparar las primeras formaciones.

• Compartir información sobre la empresa.

• Programar reuniones de seguimiento.

El resultado es un proceso en el que RR. HH. no tiene que coordinar cada paso desde cero.

Con Personio puedes estructurar y automatizar los procesos de incorporación desde la misma plataforma en la que gestionas otros datos y procesos de Recursos Humanos.

RR. HH. puede crear plantillas y pasos de onboarding, establecer responsables y fechas límite y asignar las tareas necesarias para cada incorporación.

Así, las acciones que dependen de RR. HH., managers y otros equipos pueden formar parte de un mismo proceso, reduciendo la necesidad de coordinarlas mediante correos electrónicos, documentos y recordatorios independientes.

Los nuevos empleados pueden completar las tareas que les correspondan y proporcionar la información necesaria, mientras que RR. HH. mantiene una visión general del progreso de cada incorporación.

Además, al conectar el onboarding con los datos del empleado en Personio, la información recopilada durante esta etapa puede formar parte de su perfil y utilizarse posteriormente en otros procesos de RR. HH.

De esta forma, puedes pasar de coordinar cada incorporación manualmente a disponer de un proceso estructurado y repetible que puede crecer con tu empresa.

Recuerda que la mayoría de soluciones de esta selección ofrecen una prueba gratuita en la que podrás descubrir todas las funcionalidades de cada software. También puedes solicitar una demo para hacer un tour guiado por Personio sin compromiso. 

Un software de onboarding es una herramienta que permite digitalizar, organizar y automatizar la incorporación de nuevos empleados. Puede utilizarse para gestionar tareas, responsables, documentos, fechas, recordatorios y el seguimiento del proceso.

La mejor opción depende de las necesidades de cada empresa. Para elegir, conviene valorar aspectos como la automatización, las plantillas disponibles, la gestión documental, el seguimiento de tareas, la facilidad de uso y la integración con otros procesos de Recursos Humanos.

Dependiendo de la herramienta, pueden automatizarse tareas como la asignación de responsables, solicitudes de información y documentación, recordatorios, preparación de accesos o actividades relacionadas con los primeros días del empleado.

Puede ser utilizado por RR. HH., managers, nuevos empleados y otros departamentos implicados en la incorporación, como IT.

No existe una duración única. Dependerá del puesto, de la empresa y de la complejidad del proceso. Algunas tareas comienzan antes del primer día, mientras que la integración, formación y seguimiento pueden continuar durante las primeras semanas o meses.

El preboarding comprende las acciones realizadas entre la aceptación de la oferta y el primer día de trabajo. El onboarding es un proceso más amplio que incluye la preparación previa y continúa durante la integración del empleado en la empresa.

Sí. Una hoja de cálculo puede utilizarse para registrar tareas, responsables y fechas cuando el proceso es sencillo y existen pocas incorporaciones.

Sin embargo, a medida que aumenta el volumen, puede resultar más difícil coordinar tareas, mantener la información actualizada, enviar recordatorios y comprobar el estado de cada incorporación.

Puede resultar especialmente útil cuando la empresa realiza incorporaciones con frecuencia, intervienen varios departamentos, existen diferentes procesos según el puesto o ubicación o RR. HH. dedica demasiado tiempo a coordinar tareas y hacer seguimiento manualmente.

La automatización permite reducir tareas repetitivas, asignar responsabilidades con mayor claridad, enviar recordatorios, estandarizar procesos y facilitar que RR. HH. pueda gestionar varias incorporaciones al mismo tiempo.