Ejemplo de informe de trabajo: cómo hacerlo paso a paso + plantilla

Un informe de trabajo es una herramienta en la que se resumen los planteamientos principales de un proyecto, los pasos que se han dado para lograrlos y cuáles han sido los resultados. Puede hacerse en distintos formatos como Word, PDF, Power Point o Google Slides, con el objetivo de presentar la información de forma clara y precisa. 

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Cuando se aplica a RR. HH., un informe de trabajo está relacionado con los principales KPIs de RR. HH. e incluye datos relativos a los empleados como son la retención en la empresa, la satisfacción laboral o la tasa de absentismo, entre otros.

El objetivo principal de un informe de trabajo, también conocido como informe laboral, es transmitir a otros miembros de la empresa, como pueden ser compañeros o responsables de departamentos, en qué ha consistido el proyecto y cómo se ha llevado a cabo. En este sentido, actúa como un elemento de comunicación interna de gran importancia. También puede ser una herramienta de comunicación externa, cuando por ejemplo se trabaja con clientes o socios ajenos a la empresa. 

Aunque la estructura puede variar según el objetivo y el destinatario, un informe de trabajo suele incluir los siguientes apartados:

En los informes de RR. HH., es especialmente importante trabajar con datos actualizados y KPI relevantes. Dependiendo del objetivo, pueden analizarse indicadores como la rotación, el absentismo, la evolución de la plantilla, el tiempo de contratación o los costes de personal.

Hacer un informe de trabajo es relativamente sencillo cuando se dispone de la información necesaria. Por ello, vamos a seguir la estructura que hemos descrito anteriormente y explicar cómo hacerlo con algunos ejemplos de informe de trabajo:

Te recomendamos empezar el informe de trabajo con un resumen ejecutivo. En él es importante describir de forma breve por qué se ha llevado a cabo el proyecto, cómo se ha realizado y los distintos puntos que contiene el informe de trabajo. En definitiva, se trata de una introducción que pondrá en situación al lector. 

Por ejemplo, si se trata de un informe sobre la rotación de personal, el resumen debería explicar el objetivo principal: incrementar la retención; enumerar las acciones que se han realizado para lograrlo y los resultados obtenidos: por ejemplo, una reducción progresiva de las salidas de empleados. Por último, explicar que en el informe se presentan una serie de conclusiones y recomendaciones para continuar con esta tendencia. 

En este apartado puedes explicar cuáles son los objetivos que se han fijado. Lo idóneo es que se trate de objetivos SMART: específicos, medibles, alcanzables, realistas y de duración determinada. Esto te ayudará a analizar de forma eficiente si se han logrado o no.

Puedes describir los objetivos de forma breve o profundizar tanto como quieras, siempre y cuando la redacción sea comprensible y fácil de seguir.

Aquí puedes describir qué aspectos has utilizado para lograr los objetivos. Por ejemplo y siguiendo la situación anterior de la rotación de empleados, los métodos usados podrían ser encuestas de satisfacción laboral, entrevistas individuales o programas de formación. 

Si por ejemplo has empleado herramientas específicas, como un software de RR. HH. o la ayuda de una agencia externa especializada en esta área, puedes anotarlo también en este apartado.

Detalla las actividades que se han realizado: cómo se han ejecutado, qué miembros del equipo han participado, cuándo se han llevado a cabo y qué elementos se han utilizado. También puedes explicar qué dificultades se han experimentado o aspectos relevantes como por ejemplo una alta participación de los empleados durante la ejecución.

En base a los objetivos SMART, describe qué resultados se han logrado y cuáles no. Lo idóneo es mostrar al menos una métrica que demuestre cómo se han alcanzado. En el caso de retención de empleados, la disminución del porcentaje de rotación reflejaría parte del éxito del proyecto.

Por último, haz una conclusión del proyecto teniendo en cuenta el impacto que han tenido las acciones realizadas y qué aspectos se deberían mejorar. Para ello, puedes dar una serie de recomendaciones y enumerar los próximos pasos que la organización debería dar para alcanzarlas.  

Veamos un ejemplo sencillo. Imagina que el equipo de RR. HH. quiere analizar la evolución de la rotación de personal durante el primer semestre del año.

Título: Informe sobre la rotación de personal Periodo: Enero-junio Responsable: Departamento de Recursos Humanos

Objetivo

Analizar la evolución de la rotación durante el primer semestre e identificar las principales causas de salida de empleados.

Acciones realizadas

Durante el periodo analizado se revisaron los datos de altas y bajas de la plantilla, las entrevistas de salida y los resultados de las encuestas de satisfacción. También se comparó la evolución de la rotación entre departamentos.

A partir de la información obtenida, se revisaron determinados procesos de onboarding y desarrollo profesional.

Resultados

Los datos permiten observar cómo ha evolucionado la rotación respecto al periodo anterior y qué departamentos concentran un mayor número de bajas. Las entrevistas de salida y las encuestas aportan información adicional para detectar posibles causas.

Conclusiones y próximos pasos

A partir de los resultados, RR. HH. puede identificar las áreas que requieren un análisis más detallado, establecer medidas específicas y hacer seguimiento de su impacto durante los siguientes meses.

Este es solo un ejemplo. La estructura puede adaptarse al objetivo, los datos disponibles y las necesidades de cada organización.

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Existe una amplia variedad de informes en función del trabajo que se realice y de cada organización. Sin embargo, vamos a citar algunos de los tipos de informe de trabajo más utilizados en el ámbito empresarial y, sobre todo, por el área de RR. HH.

Un informe de un trabajador evalúa el rendimiento de un empleado con el objetivo de identificar las áreas de mejora, las fortalezas y las oportunidades de desarrollo. Así, la empresa puede acompañar e involucrar al empleado en el desarrollo de un plan de carrera y acciones que impulsen su desempeño.Un ejemplo de informe de un trabajador es el que se realiza cuando la productividad de un empleado cae por motivos desconocidos.

Por lo general, cuando existe un problema de retención de personal debido a una alta rotación, se realiza un informe de retención y/o de rotación. En él se analizan las causas que provocan este hecho y se detallan las acciones para frenar la salida de empleados. Los KPIs principales en este tipo de informes son la tasa de rotación y de retención.

En relación con el punto anterior, es conveniente que las empresas realicen de forma periódica informes de satisfacción laboral. De esta forma, podrán evaluar el grado en el que los empleados están a gusto con la empresa y en cuanto se detectan problemas, trazar un plan para solucionarlo.

Otro de los informes laborales más frecuentes en las empresas son los salariales; sobre todo con el objetivo de crear una organización equitativa y cumplir con la normativa de registro salarial e igualdad retributiva. En ellos se refleja la progresión salarial de los empleados, la distribución por género o la pertinencia de aumentos salariales, entre otros aspectos. 

Los informes de resultados están enfocados en explicar cómo se han logrado determinados objetivos y cuáles son las conclusiones a las que se han llegado. Para ello, se ofrecen datos y métricas con el objetivo de tomar decisiones informadas y plantear nuevos escenarios de actuación en la empresa. 

Estos informes se realizan cuando se quiere evaluar el beneficio que ha aportado a la empresa, o a un departamento concreto, la realización de determinadas acciones. Por ejemplo, si la organización ha invertido en un software de RR. HH., se puede realizar un informe laboral detallando cuál ha sido el ROI (retorno de la inversión), de esta adquisición. 

Una forma de ahorrar tiempo en la realización de informes de trabajo es automatizarlos. Para ello, resulta muy útil utilizar un software de informes y análisis capaz de integrar todos los datos de la empresa y de su personal para generar reportes en un instante. 

Además, este tipo de soluciones permite a los departamentos de RR. HH. analizar los principales KPIs de esta área, utilizar plantillas predefinidas o editarlas para crear nuevos informes. Todo ello con gráficas y apoyos visuales para comprender mejor la información.

Con People Analytics de Personio, puedes utilizar los datos de tu organización para crear informes y análisis que te ayuden a entender qué está ocurriendo en tu plantilla y tomar decisiones basadas en información fiable.

Al centralizar los datos de empleados, jornada, ausencias y otros procesos de RR. HH. en una misma plataforma, reduces la necesidad de recopilar y actualizar información manualmente cada vez que necesitas preparar un informe.

La plantilla de informe de trabajo puede ayudarte a estructurar un análisis puntual. Pero Personio te permite dar el siguiente paso: trabajar de forma continua con los datos de tu organización y convertirlos en información útil para RR. HH. y dirección.

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Un informe de trabajo es un documento que recoge de forma estructurada las actividades realizadas, los resultados obtenidos y las conclusiones de un proyecto o periodo determinado. Puede utilizarse para hacer seguimiento del trabajo, evaluar objetivos y facilitar la toma de decisiones.

Lo primero es definir el objetivo del informe y quién va a utilizarlo. A continuación, recopila los datos necesarios, selecciona los indicadores relevantes y organiza la información siguiendo una estructura clara.

Normalmente incluye información básica sobre el proyecto o periodo analizado, objetivos, metodología, acciones realizadas, resultados, conclusiones y próximos pasos. La estructura puede adaptarse en función del tipo de informe y de las necesidades de la empresa.

No existe una extensión concreta. Un informe debe ser lo suficientemente completo para responder a su objetivo, pero evitar información innecesaria. Para facilitar su lectura, conviene priorizar las conclusiones principales y utilizar tablas o gráficos cuando ayuden a interpretar los datos.

Existen diferentes tipos según su finalidad. En RR. HH., por ejemplo, pueden elaborarse informes de plantilla, absentismo, jornada laboral, reclutamiento, rotación, desempeño o remuneración.

Depende del objetivo del análisis. Un informe de RR. HH. puede incluir datos sobre plantilla, altas y bajas, ausencias, jornada, contratación, desempeño o remuneración, además de KPI como la tasa de rotación, el absentismo o el tiempo de contratación.

Puedes crear una estructura con los principales apartados —objetivos, acciones, resultados, conclusiones y próximos pasos— y utilizar tablas o gráficos para presentar los datos. Para ahorrar tiempo, también puedes partir de una plantilla de informe de trabajo y adaptarla a tus necesidades.

Un software de RR. HH. permite centralizar los datos de los empleados y utilizarlos para crear informes de forma más eficiente. Las herramientas de People Analytics también facilitan el seguimiento de KPI y la comparación de datos entre periodos, equipos u otros segmentos de la organización.