Cuadro de mando en Recursos Humanos [Plantilla]

En RRHH, un cuadro de mando sirve para analizar y mejorar la gestión que se realiza del personal de una empresa. Supone agrupar las distintas áreas que conforman este departamento y establecer indicadores clave con los que medir el rendimiento de cada una de ellas. Para profundizar un poco sobre cómo puedes sacarle el máximo partido, te explicamos en detalle para qué se utiliza un cuadro de mandos: 

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Gracias a un cuadro de mandos o dashboard de KPIs, como también se le conoce, los departamentos de RRHH pueden planificar la estrategia que van a realizar y qué objetivos se busca lograr. El origen de la palabra es francés y proviene de tableau de bord que, traducido al español, significa tablero de mandos. 

En definitiva, se trata de tener una visión general del área de RRHH para lograr un mayor control y un análisis certero que ayude a definir la estrategia de este departamento.

En línea con lo anterior, un cuadro de mando integral de RRHH es una herramienta de gran utilidad a la hora de marcar los objetivos según los resultados que se han obtenido. Por ejemplo, si una empresa analiza su personal e identifica unos niveles de rotación demasiado elevados, podrá fijar como objetivo el reducirlos a un determinado porcentaje en un periodo concreto.

Todo lo anterior hace que se puedan tomar decisiones informadas y, sobre todo, apoyadas en datos. Esto es especialmente útil cuando se intenta llevar a cabo una nueva estrategia o se quiere solicitar presupuesto para determinadas acciones. De alguna forma supone tener argumentos suficientes para avalar una decisión y que la organización entienda su beneficio.

Por último, el uso de un cuadro de mando de RRRHH tiene un impacto directo en la forma en la que se gestiona el personal de una empresa, contribuyendo a un entorno laboral favorable. Esto favorece unos mejores índices de satisfacción y contribuye a aumentar KPIs como la tasa de retención.

Además, también ayuda a optimizar el presupuesto de RRRHH y a hacer un uso más eficiente tanto a nivel económico como humano.

Una de las primeras cuestiones que habrá que decidir a la hora de usar un cuadro de mando en RRHH será qué parámetros o KPIs (indicadores clave del rendimiento) se van a utilizar. Para ayudarte en esta tarea te explicamos cuáles son los más importantes.

La tasa de retención refleja el nivel en el que los empleados permanecen en la empresa y, por tanto, la capacidad que tiene la organización para que esto suceda. Se averigua dividiendo el número de empleados que siguen en la empresa tras un periodo concreto entre el número de trabajadores que había cuando comenzó ese periodo establecido. El resultado se expresa en porcentaje y para ello habrá que multiplicarlo por 100.

En este sentido, el 100% de la tasa de retención implica que no hay salidas de personal. Por lo tanto, si de forma constante la tasa de retención es drásticamente inferior, habrá que poner en marcha acciones que la corrijan.

A diferencia de la retención, la tasa de rotación de personal mide el nivel en el que los empleados dejan la empresa. Para averiguarla, lo primero será establecer un periodo de tiempo concreto a analizar. A continuación, se sumará el número de empleados que trabajaban al inicio de ese periodo y se dividirá entre dos para obtener el promedio. El resultado se dividirá por los empleados que han dejado la empresa en ese espacio de tiempo y lo que se obtenga se multiplicará por 100 para hallar el porcentaje.  

Si la tasa de rotación es elevada puede que haya un problema estructural que afecte a la satisfacción de los empleados y, por lo tanto, sea necesario actuar para solucionarlo.

La tasa de absentismo laboral refleja los días o el tiempo en el que los trabajadores no acuden a su puesto de trabajo de manera injustificada. Para conocer este índice será necesario dividir el total de horas de ausencias injustificadas entre las horas de trabajo planificadas. 

El absentismo es uno de los problemas que más afectan a la organización y la proactividad de una empresa, por lo que se trata de un KPI de especial relevancia.

La diversidad de la plantilla hace referencia a la variedad del personal en cuanto a género, etnia, ideología u orientación sexual, entre otros. Un entorno laboral diverso enriquecerá a la organización en su conjunto y contribuirá a crear un clima laboral favorable en el que los empleados se sientan aceptados.

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Otro de los parámetros que las organizaciones deben tener presente es el desempeño de los empleados y su formación dentro de la empresa. Para ello, es conveniente realizar evaluaciones del desempeño de forma periódica y analizar los resultados en base a los objetivos que se han marcado. Los resultados que se obtengan contribuirán a elaborar planes de desarrollo de carrera y programas formativos para enriquecer los conocimientos del empleado.

La satisfacción de los empleados es otro de los KPIs más relevantes en una empresa. Como hemos visto anteriormente, es uno de los parámetros que determinan aspectos como la retención o la rotación. En este sentido, las compañías pueden realizar encuestas de satisfacción laboral para averiguar el eNPS (Employee Net Promoter Score). Por lo general, los empleados miden del 1 al 10 las posibilidades de recomendar a alguien su empresa como un buen lugar para trabajar. 

El resultado no sólo determinará la satisfacción de los trabajadores, sino que también será un indicativo del clima laboral de la empresa.

Para el área de reclutamiento también pueden establecerse una serie de KPIs como son el tipo de contrataciones que predominan en la empresa; las fuentes de contratación para saber cuáles dan mejores resultados o el número de contrataciones que se realizan por departamentos en un periodo concreto. Analizar todos estos aspectos nos ayudará a mejorar este proceso y reducir costes asociados.

Si quieres empezar a utilizar un cuadro de mando integral de RRHH, puedes descargar la plantilla que hemos realizado desde Personio. Gracias a ella podrás analizar aspectos como la tasa de salida, el índice de retención, las contrataciones de la empresa o el grado de diversidad, entre otros KPIs. 

Como hemos visto, utilizar un cuadro de mando integral en RRHH supone una herramienta clave a la hora de lograr los objetivos de esta área. Además, es una forma de conseguir un impacto positivo en los empleados, así como en el conjunto de la organización. En concreto, nos ayuda a lograr los siguientes aspectos:

• Toma de decisiones: permite fundamentar la toma de decisiones en base a los datos obtenidos.

• Mediciones objetivas: ayuda a medir de forma objetiva el rendimiento y los resultados de las acciones.

• Reducción de costes: supone un ahorro de costes económicos y de tiempo al optimizar las operaciones.

• Problemas y oportunidades:  es una vía para identificar problemas y oportunidades que puedan surgir.

• Estrategia empresarial: se utiliza para poner en marcha de acciones y planes estratégicos a nivel empresarial y por departamentos.

• Bienestar laboral: se logra aumentar el bienestar y el clima laboral, así como crear una mayor cohesión entre los equipos en base a objetivos comunes. 

• Reclutamiento: se optimizan las contrataciones, lo que da lugar a un aumento de la tasa de retención.

Si quieres agilizar el análisis de KPIs y la actualización de datos en tiempo real, puedes utilizar un software de RRHH como Personio en el que se centralice toda la información.

Esto te permitirá crear informes automáticamente, ahorrar una gran cantidad de tiempo y mejorar los resultados de tu departamento.