Candidate persona: ¿cómo utilizarla en la selección de personal?

Un candidate persona es una representación ficticia de un candidato ideal para el proceso de reclutamiento en una empresa. Sirve para comprender de manera profunda a quién se pretende contratar, sus características, habilidades, motivaciones y necesidades.

Crear un candidate persona ayuda a las empresas a diseñar estrategias de reclutamiento más efectivas, al centrarse en los candidatos que mejor se ajustan a los valores, la cultura y los requisitos del puesto.

Un candidate persona ayuda a las empresas a identificar y atraer a los candidatos más adecuados para cubrir sus necesidades. Las ventajas de utilizarlo en procesos de reclutamiento son:

• Comprender mejor las características y cualidades que se buscan en un candidato ideal. Esto permite centrarse en atraer a aquellos perfiles que realmente se ajusten a los requisitos del puesto y a la cultura de la organización.

• Permiten a los equipos de reclutamiento personalizar sus mensajes y enfoques al imaginar previamente cuál sería el perfil del candidato ideal al que se dirigen. 

• Se reduce la cantidad de tiempo y recursos invertidos en el proceso de selección del personal.

• Aumentan las probabilidades de realizar contrataciones de alta calidad que puedan contribuir al éxito de la organización.

• Permite personalizar el enfoque para atraer a distintos tipos de candidatos.

• Ayuda a las empresas a destacar entre la competencia, al presentar oportunidades de forma atractiva y adaptada a las necesidades y expectativas de los candidatos.

Crear un candidate persona implica llevar a cabo un proceso de investigación y análisis para comprender las características, necesidades y motivaciones de los candidatos ideales para el puesto. Requiere tiempo y esfuerzo, pero a su vez es una herramienta eficaz que termina ahorrando tiempo a medio y largo plazo.

En esta fase, se recopila información sobre el puesto vacante, la cultura de la empresa y los objetivos del equipo de reclutamiento y del Departamento de Recursos Humanos. También es necesario revisar los perfiles de empleados exitosos en roles similares para obtener mayor información de valor.

Para crear un buen candidate persona hay que dividir a los posibles candidatos en segmentos basados en criterios como habilidades, experiencia, nivel de educación, ubicación geográfica, etc.

Realizar entrevistas y/o encuestas a empleados actuales que ocupen puestos similares, así como a candidatos anteriores que hayan trabajado en puestos similares. De esta manera se pueden obtener datos de valor como motivaciones, objetivo, desafíos o preferencias, por ejemplo.

Buscar patrones y tendencias en los datos recopilados. Identifica características comunes, desafíos y objetivos compartidos por los candidatos. Así es posible saber cuáles debe tener el candidato ideal.

Utilizar la información recopilada para crear una representación ficticia del candidate persona. Debe incluir todo tipo de detalles, como nombre, edad, antecedentes educativos, experiencia laboral, habilidades, objetivos profesionales y personales, desafíos, valores y motivaciones.

Compartir el perfil del candidate persona con los miembros del equipo de reclutamiento para conocer su opinión y ajustarlo si fuese necesario. 

También debería ser revisado por algunos de los perfiles que han participado en su elaboración (empleados actuales, por ejemplo). 

Una vez creado el candidato ideal, se marcará una estrategia y se iniciará el proceso de reclutamiento. Aquí podría haber nuevos ajustes, en función de las necesidades reales de la empresa. 

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Al crear un candidate persona, es importante evitar ciertos errores para garantizar que la representación es útil. Algunos de los errores más comunes son:

• Basarse en suposiciones. Es necesario realizar una investigación con información y datos reales. Cuando se suponen características o motivaciones, se puede crear un perfil de empleado que poco se adapta a la realidad y a lo que busca la empresa.

• Hay que evitar crear un candidate persona demasiado genérico. Cuando es demasiado amplio, no proporciona la guía para llevar a cabo el adecuado reclutamiento.

• Falta de investigación profunda, lo que puede llevar a omitir aspectos importantes del candidato ideal.

• Ignorar las opiniones del resto del equipo, ya que puede llevar a una representación inexacta. 

• No validar el perfil tras crearlo. 

• No considerar cambios en el mercado. Es necesario actualizar los perfiles que se crearan en el pasado, aunque fueran para ese mismo puesto.

• Limitar la creación a un solo tipo de candidato. Un candidate persona puede variar según el rol o el nivel de experiencia.

Utilizar un candidate persona en el proceso de reclutamiento de empresas puede marcar la diferencia en la calidad y efectividad del proceso de selección. 

En consecuencia, es muy importante utilizar la información del candidate persona para adaptar los mensajes y enfoque en todas las etapas del proceso de reclutamiento. 

Desde la redacción de anuncios de trabajo hasta las conversaciones de entrevistas, asegurándose de abordar las necesidades, motivaciones y valores del candidato ideal. Es una excelente vía para crear un excelente candidate journey.

En línea con el mensaje, es importante crear anuncios de trabajo y descripciones que resalten los aspectos que atraerán al candidate persona. Utilizar el lenguaje y las palabras claves que se alineen con su experiencia y aspiraciones. Por ejemplo, hablar de ‘tú’ cuando se ha marcado un candidate persona de menos de 25 años.

También habrá que considerar dónde pasa tiempo el candidate persona, tanto on-line como en la vida real. Esto sirve para determinar los canales de reclutamiento más efectivos para llegar a ellos, ya sea a través de redes sociales, sitios web de empleo u otros medios. Si hemos marcado un perfil de 55 años de edad, ¿merece la pena publicar la oferta en TikTok?

Además, hay que establecer criterios de selección específicos. Esto ayuda a identificar a los candidatos que se ajustan mejor a las características y habilidades deseadas.

Durante el proceso de evaluación y entrevistas se recomienda utilizar preguntas y escenarios que estén directamente relacionados con las experiencias y motivaciones del candidate persona. Esto ayuda a comprender mejor cómo los candidatos se ajustan a la representación del candidato ideal.

Otro aspecto es considerar cómo encajaría el candidate persona en la cultura de empresa. Si se alinean en valores y objetivos, es más probable que el candidato se integre y prospere en el equipo. A medida que se interactúa con candidatos y se evalúa su integración, es importante obtener un feedback. Con la información obtenida podremos ajustar y mejorar el candidate persona durante el propio proceso.

Por último, las empresas deben validar si el candidate persona definido ha atraído al candidato esperado. Y si este se está desempeñando con éxito en sus primeras semanas en la empresa. Esto ayudará a validar el proceso y a continuar con su aplicación.

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Hay que destacar que el candidate persona depende de cada empresa. Es decir, aunque sea un mismo puesto, las necesidades pueden ser distintas y, por tanto, el candidato ideal también.

Imaginemos que una empresa está buscando un desarrollador de software. Lo ideal es que el candidato tenga el grado de informática y, si es posible, tenga experiencia como desarrollador de software. 

El candidate persona tendría que ser una persona a la que le apasione la programación, que tenga capacidad para la resolución de problemas y que sea creativa. Debe estar dispuesta a aprender continuamente, ya que se trata de un sector en continuo desarrollo. Tiene que saber trabajar en equipo, ser transparente en la comunicación y ser ambicioso.

Otro ejemplo, si se busca empleado para un taller de mecánico, el candidate persona tiene que tener estudios relacionados con el puesto y cursos que mejoren y amplíen sus habilidades y conocimientos.  

Por ejemplo, el FP de mecánica. Tiene que ser una persona a la que le apasione el mundo del motor y que tenga experiencia. Debe ser preciso en su trabajo, ya que afecta a la seguridad del cliente. Además de conocimiento de mecánica, es necesario que tenga habilidades de comunicación, para dar un buen trato al cliente.

El software de RR. HH. de Personio es una excelente ayuda para acelerar y mejorar la calidad de los procesos de selección de las empresas.

En primer lugar, esta herramienta permite publicar las vacantes disponibles en decenas de portales de empleo en apenas unos clics. Se acabó ir portal por portal editando la información, publicando ofertas y consultando las candidaturas recibidas en cada uno de ellos. 

Todo queda centralizado, recibiendo los CV que lleguen desde cada uno de los portales en un mismo lugar. 

A partir de aquí, el sistema cuenta con un potente software de seguimiento de candidatos. Con avanzados sistemas de filtros que permiten detectar aquellas habilidades o características que son necesarias para el puesto. De este modo, es fácil acceder a los candidatos cualificados con agilidad y rapidez. 

Por otro lado, Personio ayuda a automatizar y personalizar el proceso de selección, prestando especial atención a los candidatos que van siendo descartados. 

Es muy sencillo informarles del estado del proceso de forma rápida, ágil y con el cuidado y personalización necesaria para mostrar empatía y cercanía con todos los candidatos. 

Esto es uno de los aspectos más valorados por las empresas que tratan de cuidar la experiencia del candidato. Y, por supuesto, por los propios candidatos. Cuestiones que afectan de forma decisiva y positiva al employer branding de la empresa.

Las potentes opciones de calendarización y automatización permiten coordinar los procesos de entrevista con todos los implicados. Y compartir la información adquirida por cada uno de los participantes, para realizar evaluaciones rápidas y de calidad. 

El envío del contrato de trabajo y la devolución de toda la documentación para el alta definitiva del candidato seleccionado es también más ágil en Personio, gracias a su función de firma digital. El candidato no tendrá que descargar el contrato, firmarlo, volver a escanearlo y enviarlo por correo. Con un par de clics podrá validar la contratación de forma completamente legal.

Este primer documento pasará a formar parte de la carpeta de empleado, que incluirá de forma automática documentación relevante para él y para la empresa. Por ejemplo, el propio contrato, cualquier anexo de relevancia, sus nóminas, partes de baja, etc.

Otra funcionalidad muy relevante para optimizar tus procesos de selección es su apartado de informes y análisis de KPIs como el tiempo de contratación, la eficiencia de los diferentes canales de publicación de ofertas o la tasa de rechazo de propuestas a candidatos, entre otros datos relevantes.

Cuestiones que nos ayudarán a optimizar aún más los procesos de selección, detectar oportunidades para captar más y mejor talento, y entender los motivos por los que ciertos perfiles o sectores son menos propensos a aceptar la propuesta laboral de la empresa.

La cantidad de candidate personas que debe tener una empresa puede variar dependiendo de varios factores. Por ejemplo, la diversidad de roles, la complejidad de tus equipos y las necesidades específicas de la organización.

La frecuencia con la que se debe revisar un perfil de candidate persona puede depender de factores como los cambios en el mercado laboral, las tendencias de la industria y las necesidades cambiantes de la empresa. No obstante, se recomienda hacerlo cada seis meses.

Un buyer persona es una representación ficticia y detallada del cliente ideal de una empresa, mientras que el candidate persona es la representación del candidato ideal para una vacante laboral concreta dentro de la empresa.