Plantilla hoja de control horario de trabajo 2024

Desde 2019, el registro de la jornada laboral es obligatorio para todas las empresas en España, tal y como recoge el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo. De esta forma, las organizaciones pueden evitar que se realicen horas extra de manera sistemática y equilibrar la carga de trabajo. Además, si no se controla el horario laboral, las empresas se enfrentan a multas que pueden llegar hasta los 225.018€. De hecho, en 2022 se sancionó a 11.000 empresas por no cumplir con la normativa.

Plantilla control horario de trabajo

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Por eso, es fundamental contar con un sistema que permita a los empleados “incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo”, tal y como especifica el Real Decreto. Las empresas también deben conservar los registros durante cuatro años y presentarlos en caso de inspección. Para ello, las plantillas Excel que contengan una hoja de control horario, es un recurso útil, tanto para los empleados como para las organizaciones. 

A continuación te explicamos qué debe incluir una hoja para el control horario de los trabajadores y  cómo utilizarla. Estos son los datos clave que debe tener:

• Datos de la empresa y del trabajador: cada registro debe contener el nombre y el CIF o NIF de la empresa, así como el de los empleados para poder hacer un seguimiento adecuado. 

• Periodo de registro: habrá que especificar el mes o la semana y el año al que hace referencia el registro horario. 

• Hora de entrada y de salida: cada empleado deberá introducir la hora en la que comienza su jornada laboral y la hora de salida. 

• Pausas: para poder hacer un cálculo certero, se deberán tener en cuenta las pausas que se realicen. Por ejemplo, si el empleado hace una pausa de media hora para tomar un café, deberá descontarse ese tiempo de la jornada laboral. 

• Horas no computables: no hay que confundir los descansos con las horas no computables. Estas últimas están estipuladas por convenio y no forman parte del horario laboral. Por ejemplo, si el empleado tiene horario partido de 9:00h a 14:00h y de 17:00h a 20:00h, tendrá 3 horas no computables de 14:00h a 17:00h.  

• Horas registradas y esperadas: el conjunto de horas registradas y las esperadas según el contrato laboral, permitirá calcular la diferencia entre ambas. 

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Por otro lado, las empresas pueden solicitar a sus empleados que firmen la hoja de control horario, aunque no es obligatorio. Si quieres comenzar a utilizar una plantilla, desde Personio hemos elaborado un documento Excel que puedes descargar gratuitamente. Te contamos paso a paso cómo usarlo:

Una vez hayas descargado la plantilla, lo primero que tienes que hacer es ‘Habilitar macros’. A continuación encontrarás una pestaña de ‘Instrucciones’ en la que se explica el funcionamiento de cada pestaña. En este caso, hemos incluido dos formas de registrar el horario; por un lado, de manera mensual para cada empleado, y por otro, para el conjunto de los empleados de forma semanal. 

Si cada empleado va a registrar sus horas de manera individual, te recomendamos utilizar esta pestaña. En primer lugar, introduce la información básica de la empresa y del empleado en la parte superior, así como el mes y el año del registro horario.

A continuación, el empleado deberá introducir de forma numérica su hora de entrada, la hora de salida y de descanso. Las celdas en amarillo calcularán automáticamente cuántas horas se han registrado. También se tendrán en cuenta las horas no computables, es decir, aquellas que no forman parte del horario laboral como ocurre cuando se trabaja a turno partido. 

De manera automática, se reflejarán el total de horas registradas, las que se esperaban y la diferencia entre ambas. Recuerda que en España el límite máximo de horas extraordinarias es de 80 por año y las empresas pueden decidir si compensan o no estas horas adicionales.

Esta forma de registro es más aconsejable para empresas en las que los empleados trabajan por turnos, ya que cada uno puede reflejar su hora de inicio y de salida. Lo primero que será necesario hacer es anotar la fecha correspondiente a cada día y el número de la semana. A continuación, los empleados pueden registrar su horario, así como las pausas que realicen.

La plantilla Excel calculará automáticamente en las celdas amarillas las horas que se han registrado y la diferencia de horas respecto a las esperadas. Si se utiliza de forma impresa, este cálculo deberá hacerse de forma manual. Cuando se hayan introducido todos los datos, habrá que guardarlos en ‘Archivo’ > ‘Guardar’. Para un mejor funcionamiento de la plantilla, es recomendable utilizarla en formato Excel en vez de online en Google Sheet. 

Como hemos mencionado anteriormente, la normativa no aclara qué sistema deben utilizar las empresas para el control horario de sus trabajadores. Sin embargo, los registros tienen que hacerse de forma diaria y, salvo excepciones, como en el caso de la dirección ejecutiva, todos los empleados tienen que fichar sus horas de trabajo. 

Para evitar confusiones, olvidos o retrasos, lo idóneo es digitalizar este proceso. De esta manera, el departamento de RR. HH. puede hacer un seguimiento en tiempo real y recordar a sus empleados la obligatoriedad del registro en caso de que no lo hayan realizado. Además, una solución digital permite fichar desde cualquier dispositivo como el ordenador, el móvil o la tablet, en cualquier lugar. 

Por otro lado, es una forma de conservar la información tal y como establece la normativa, de forma segura y garantizando la protección de datos. Con el software de control horario de Personio puedes acceder a esta función e integrar todos los datos de RR. HH. en un único lugar.  Todo ello en cumplimiento del RD-ley 8/2019 y con la facilidad de gestionar otros procesos como el de nóminas o el de vacaciones y ausencias.