Los 7 mejores software de gestión de vacaciones y ausencias

Un software de gestión de vacaciones es una herramienta tecnológica para tramitar y manejar todo lo relativo al tiempo libre de los empleados. Sirve para digitalizar aspectos como la solicitud y aprobación de vacaciones, así como otro tipo de ausencias; planificar las necesidades productivas de la empresa y cumplir con las políticas internas de la empresa y con los descansos laborales obligatorios.

Este tipo de software sirve para digitalizar aspectos clave de la gestión de ausencias, planificar las necesidades productivas de la empresa y garantizar el cumplimiento tanto de las políticas internas de la organización como de los descansos laborales obligatorios establecidos por ley. Además, proporciona visibilidad en tiempo real sobre la disponibilidad de los equipos, facilitando la toma de decisiones estratégicas en el área de RR.HH.

El uso de un software de gestión de vacaciones aporta múltiples beneficios que impactan en la eficiencia operativa y en la experiencia de los empleados. A continuación, detallamos las principales ventajas:

Un software de gestión de vacaciones permite a los responsables de RR. HH. y a los managers de equipo planificar las tareas en función de los empleados disponibles y adelantarse a aquellos periodos en los que habrá menos mano de obra o se necesite incrementar la plantilla.

Gracias al seguimiento eficaz que proporciona, es posible tener una visión general de las vacaciones de cada empleado y del conjunto de la organización para saber cuántos días están pendientes de disfrutar y la distribución horaria de los equipos. 

Además, estas herramientas ofrecen la posibilidad de generar reportes y análisis de forma automática para analizar aspectos como la productividad de los equipos, observar si hay una sobrecarga de trabajo y distribuir el tiempo de ausencias de manera equitativa.

La automatización es una de las ventajas más significativas de estos sistemas. Los empleados pueden solicitar sus ausencias desde cualquier dispositivo en cuestión de segundos, mientras que los responsables de su aprobación reciben una notificación en tiempo real para aceptarlas o denegarlas, agilizando enormemente el proceso de solicitud y aprobación y reduciendo drásticamente los errores humanos en el cálculo de días disponibles, días consumidos o en la aplicación de la política de vacaciones.

Un software de gestión de vacaciones proporciona mayor transparencia en la organización, ya que todos los empleados pueden acceder al calendario de ausencias de la empresa y tener una visión clara de sus días disponibles. Además, este tipo de software ayuda a las empresas a cumplir con la normativa laboral de descansos, los contratos de trabajo y las políticas internas de vacaciones. El sistema puede configurarse para adaptarse a diferentes convenios colectivos, legislaciones locales e internacionales, y garantizar que se respeten los periodos mínimos de descanso obligatorios, reduciendo así el riesgo de sanciones o conflictos laborales.

Si aún no utilizas un software de gestión de vacaciones, pero necesitas apoyo para optimizar este proceso, te dejamos una plantilla Excel en la que podrás reflejar las ausencias de tus empleados. Tienes más información sobre cómo funciona esta plantilla de control de vacaciones en este enlace.

Plantilla control vacaciones en excel

Gestiona las vacaciones de los empleados con esta plantilla gratuita en excel

Descarga la plantilla de control de vacaciones

Tras haber testeado diferentes soluciones, hemos elegido aquellas que destacan por ser más intuitivas y fáciles de utilizar por todos los usuarios, además de proporcionar una gestión más optimizada de las ausencias. 

En este listado hemos agrupado tanto soluciones específicas de gestión de vacaciones como softwares de RR. HH. que además incluyen otros programas para mejorar la gestión de personal como módulos de tramitación de nóminas, la contratación de empleados, la evaluación del desempeño o el registro de la jornada laboral.

El software de gestión de vacaciones de Personio se caracteriza por tener una interfaz clara e intuitiva y por permitir una gestión agilizada de las solicitudes y aprobaciones de los días libres. Se trata de una solución diseñada para pymes y grandes empresas con capacidad de responder a las necesidades de empresas internacionales cuyos equipos trabajan en diferentes regiones o países. 

Al ser un software de RR. HH. integral, cuenta con otros módulos de gestión de nóminas, reclutamiento, registro horario o evaluación del desempeño entre otros. Su software para gestión de vacaciones facilita la accesibilidad y la transparencia, permitiendo a los empleados ver el total de vacaciones consumidas y las que quedan por disfrutar. 

Puedes ver más información sobre el software de ausencias de Personio en este enlace. Además, este programa destaca por lo siguiente:

• Gestión de múltiples ausencias: los empleados pueden solicitar sus vacaciones, pero además reflejar otro tipo de ausencias como enfermedad, teletrabajo o días personales. Además, pueden adjuntar cualquier documento en su espacio personal como por ejemplo un justificante médico. 

• Filtros avanzados de visualización: los managers tienen la opción de visualizar el calendario de ausencias y filtrar la información por equipos, departamentos, oficinas e incluso por estatus. 

• Solicitud y aprobación agilizada: los empleados pueden pedir y notificar sus ausencias desde cualquier dispositivo y lugar. Los responsables de aprobarlas reciben una notificación automática y pueden rechazarlas o aprobarlas en el momento. 

• Alto grado de personalización: Personio permite configurar las políticas de vacaciones, las automatizaciones y los tipos de ausencias en función de sus necesidades. 

• Sincronización con calendarios: de forma automática los calendarios se sincronizan con la región en la que trabajan los equipos, pudiendo elegir entre varias opciones.

• Integración con otras aplicaciones: este software de gestión de vacaciones se integra con herramientas como Slack, Google Calendar o Outlook permitiendo una mejor coordinación entre los empleados. 

• Recuento de vacaciones acumuladas y pendientes: el programa de Personio hace un recuento automático de las vacaciones que se han disfrutado y aquellas que están pendientes de solicitar.

• Informes y reportes: al acumular una ingente cantidad de información, este software de vacaciones crea automáticamente informes relacionados con la asistencia de los empleados, pudiendo descargarlos en varios formatos como Excel o PDF. 

Workday es una plataforma diseñada para grandes empresas y especializada en productos para la administración de finanzas, RR. HH. y organización empresarial. Su software de gestión de vacaciones permite hacer una gestión integral del tiempo de trabajo e integrar la información con el resto de módulos disponibles en Workday.

Aunque es algo más complicado de configurar por el grado de complejidad y detalle al que puede llegar este software, una vez configurado, permite un alto nivel de personalización. Además, cuenta con las siguientes opciones para optimizar el proceso de gestión de vacaciones:

• Autoservicio móvil y acceso fácil: los empleados pueden solicitar y comprobar sus vacaciones y permisos retribuidos a través del Asistente de Workday o de herramientas como Slack.

• Tableros de mando intuitivos: ofrece tableros de mando para empleados y managers que proporcionan visibilidad de saldos y análisis del tiempo exhaustivo, facilitando la identificación de tendencias y patrones.

• Gestión ágil y eficiente de ausencias: Workday facilita el control y documentación de solicitudes de vacaciones y permisos, integrándose con otros datos de RR. HH., planificación de horarios, nóminas y el registro horario de los empleados.

• Automatización y recordatorios: da la posibilidad de hacer aprobaciones automatizadas y recordatorios que aseguran que los procesos se cumplan puntualmente y sin complicaciones.

• Flexibilidad y cumplimiento legal: el sistema se adapta a cambios legislativos y ofrece analíticas de ausencias para mejorar la planificación y la gestión de los equipos.

Woffu es un programa enfocado a gestionar el tiempo de trabajo en las empresas. Su software de gestión de vacaciones destaca por ser muy intuitivo e integrar los datos de solicitud y aprobación de ausencias con el calendario de los empleados y con sus registros de presencia. 

Woffu cuenta con un alto grado de especialización gracias al que es posible crear cuadrantes de vacaciones de forma sencilla y generar informes a partir de datos de toda la empresa, de forma instantánea y automática. Además, el software de gestión de vacaciones de Woffu destaca por lo siguiente: 

• Bolsa de horas: con Woffu es posible crear automáticamente bolsas de horas para que se puedan compensar las solicitudes de ausencias con tiempo de trabajo. 

• Adaptabilidad: este software de gestión de vacaciones se adapta a diferentes convenios, jornadas de trabajo, normativa local y nacional o festivos, entre otras opciones.

• Límite de ausencias: se pueden establecer reglas para limitar los motivos de las ausencias y determinar un máximo de días u horas de forma anual, mensual o anual.

• Flujos de aprobación: este software permite un alto grado de flexibilidad en cuanto a las aprobaciones de las vacaciones que se pueden realizar, pudiendo decidir a uno o más responsables o incluso que sean “autoaceptadas”. 

• Solapamientos: para evitar que haya personas de un mismo equipo de vacaciones al mismo tiempo, se pueden crear reglas de presencia mínima. 

• Documentación: tanto los empleados como el área de RR. HH. pueden adjuntar documentos, como justificantes médicos, en el perfil de cada empleado, quedando almacenados en la nube de forma segura. 

• Mayor visibilidad y reportes: los equipos pueden ver quién está fuera y cuándo en todo momento, mientras que los responsables de RR. HH. pueden crear reportes por empleado, rol, departamento o empresa.

Shiftbase es otro software enfocado en la planificación horaria de los empleados. Además de contar con módulos para el registro horario y la creación de cuadrantes horarios, también dispone de un software de gestión de vacaciones muy potente. 

Shiftbase está diseñado para diversos sectores pero con un alto grado de especialización en el sectores como el de la venta al por menor, de transporte, restaurantes, hoteles, entretenimiento o producción. Estos son los aspectos que resaltamos de su software de gestión de vacaciones:

• Sincronización con turnos: Shiftbase permite visualizar los días de vacaciones de los empleados a la hora de crear cuadrantes horarios y turnos de trabajo.

• Descansos obligatorios: al estar enfocado en sectores que trabajan habitualmente por turnos, este software de gestión de vacaciones permite hacer un seguimiento eficaz y detallado de los horarios de trabajo de todos los empleados, incluidas sus ausencias y vacaciones, para cumplir con los descansos laborales obligatorios. 

• Avisos de ausencias de compañeros: con Shiftbase los empleados y equipos reciben una alerta cuando algún compañero está ausente por enfermedad, permitiéndoles adaptarse a esta situación.

• Turnos abiertos con ausencias: si hay cualquier ausencia, Shiftbase la refleja en el calendario global de la empresa, con la posibilidad de crear turnos sin asignar, en función de la disponibilidad de los empleados en cada momento.

• Creación de informes: Shiftbase genera informes minuciosos y de forma automática sobre las ausencia de los empleados, que se pueden exportar en formatos XLS y CSV.

• Sincronización con nómina: a la hora de crear las nóminas, sobre todo con trabajadores cuyos horarios pueden ser irregulares en función de la actividad que realicen, es realmente útil poder sincronizar la información de las ausencias con las nóminas, de forma automática.

Aturnos es un software con gran nivel de precisión en todo lo relacionado con la gestión de vacaciones. Su software permite a los empleados solicitar tanto permisos para ausentarse del horario laboral como vacaciones. Además, se sincroniza con la información de los turnos de trabajo y el registro horario. 

Los sectores a los que está especialmente dirigido este programa son los de salud, manufactura, retail, hostelería, logística y transporte o servicios, entre otros. Del software de gestión de vacaciones de aTurnos destacan las siguientes funcionalidades:

• Restricción de aprobaciones: con aTurnos es posible crear reglas para aceptar o denegar las solicitudes de ausencias, para cumplir con lo establecido en cada convenio colectivo. Por ejemplo en caso de que solo permita unos días determinados para asuntos propios.

• Tipos de ausencias: se pueden crear diferentes tipos de ausencia, además de los que ya están preconfigurados por el sistema. De esta forma se da mayor flexibilidad a cada tipo de empresa y a las políticas de vacaciones internas. 

• Calendarios individuales y generales: permite a cada trabajador ver su propio calendario de ausencias, además de una visión general de la empresa por departamentos y oficinas para saber quién está ausente.

• Bolsa de horas: se puede crear una bolsa de horas para compensar el tiempo de vacaciones que no se ha podido disfrutar (incluyendo los festivos que se han trabajado), por horas de trabajo. 

• Balance de vacaciones: el balance de vacaciones solicitadas, disfrutadas y pendientes se calcula de manera automática en función del contrato de cada empleado.

• Sustituciones por vacaciones: aTurnos permite buscar reemplazos dentro de la organización o fuera de ella, en función de las vacaciones de cada empleado y los horarios que queden por cubrir. 

Microsoft Office también ofrece la posibilidad de gestionar las vacaciones y ausencias a través de su software Excel. Con este programa se pueden crear plantillas diseñadas específicamente para reflejar las vacaciones de los empleados y tener una visión generalizada del calendario de los empleados. De igual modo, en el calendario de Microsoft Office, como por ejemplo el asociado al correo Outlook, también pueden reflejarse estos días de ausencia.

Aunque esta solución no es tan potente como un software de vacaciones y ausencias, de Microsoft Office destacan los siguientes aspectos:

• Personalización: Microsoft Office permite un gran nivel de personalización, ya que se puede programar para diseñarlo según las necesidades de la empresa. Sin embargo, requiere de conocimientos específicos para poder configurarlo.

• Visión general: permite, de un vistazo, ver qué empleados están ausentes y cuáles han sido sus peticiones, por meses y semanas. 

• Tipos de ausencia: da la opción de mostrar el tipo de ausencia de cada empleado como por ejemplo baja de paternidad o maternidad, asuntos personales, baja médica, etc. 

• Información en la nube: sobre todo cuando se utiliza en formato online, como Google Sheets, este programa permite que múltiples empleados lo utilicen al mismo tiempo, ya que su acceso es compartido. 

• Reportes: da la opción de analizar aspectos como el número de solicitudes que se han realizado en un periodo determinado, cuál es el tipo de ausencia más frecuente o hacer una comparativa por departamentos.

Oracle es una suite integral de aplicaciones y servicios en la nube enfocada a mejorar la gestión empresarial de las empresas, sobre todo aquellas de gran tamaño. Cuenta con funcionalidades enfocadas a la planificación de recursos (ERP), la cadena de suministro (SCM) o la gestión de relaciones con clientes (CRM). 

En su cartera de productos también cuenta con un software de gestión de vacaciones que merece la pena destacar por su grado de personalización y adaptabilidad a las necesidades y casuísticas de cada empresa. Oracle nos convence especialmente por lo siguiente:

• Planificación de ausencias: Oracle permite crear y gestionar planes de ausencias para cada empleado o equipos reflejando los periodos en los que se pueden solicitar vacaciones, los acarreos que deben disfrutarse o las condiciones según cada convenio colectivo o bandas salariales.

• Políticas de ausencia: con Oracle es posible crear y personalizar las políticas de vacaciones de cada empresa para crear un marco coherente en función de las necesidades del negocio.

• Interfaz de usuario personalizable: la interfaz de usuario puede modificarse en función de los tipos de ausencia, la legislación o los roles de trabajo para mejorar la experiencia de cada empleado.

• Donación de horas: algo bastante curioso de Oracle es la posibilidad de donar horas de ausencias a aquellos compañeros que, por cuestiones médicas, hayan agotado los permisos retribuidos que tenían. 

• Desembolso en efectivo: aunque las vacaciones no pueden intercambiarse por dinero, Oracle permite que los empleados soliciten un desembolso para los planes de ausencias que, por sus características, si permitan una remuneración.

• Personalizar tipos de ausencia: las ausencias que los empleados solicitan pueden ser configuradas para adaptarse así a los contratos de cada trabajador y sus convenios.

Planificar las vacaciones del personal

Gestiona las vacaciones de tus empleados con este práctico planificador automático de vacaciones en formato Excel. 

Descarga: Plantilla de Excel para planificar vacaciones

Para facilitarte la elección del software más adecuado, hemos elaborado esta tabla comparativa teniendo en cuenta criterios como la funcionalidad que ofrecen, el grado de personalización para adaptarse a diferentes políticas internas y convenios colectivos, la capacidad de integración con otras herramientas, la facilidad de uso y el tamaño de empresa al que están dirigidas:

Elegir el software de gestión de vacaciones adecuado puede marcar la diferencia en la eficiencia de tu departamento de RR.HH. y en la experiencia de tus empleados. Para tomar la mejor decisión, te recomendamos evaluar las siguientes características clave:

• Facilidad de uso: La interfaz debe ser intuitiva tanto para los empleados que solicitan vacaciones como para los responsables que las aprueban. Un software complicado puede generar rechazo y reducir su adopción.

• Integración con otros sistemas: Verifica que el software se integre con las herramientas que ya utilizas, como sistemas de nóminas, calendarios (Google Calendar, Outlook), registro horario y otras plataformas de RR.HH.

• Flujos de aprobación automatizados: Busca soluciones que permitan configurar procesos de aprobación automáticos, con notificaciones en tiempo real y la posibilidad de establecer múltiples niveles de aprobación según la estructura de tu empresa.

• Escalabilidad: El software debe poder crecer con tu empresa, adaptándose a un mayor número de empleados, oficinas en diferentes ubicaciones o expansión internacional.

• Cumplimiento normativo: Asegúrate de que la herramienta te ayude a cumplir con la legislación laboral vigente, los convenios colectivos aplicables y las políticas internas de tu organización.

Esperamos que este artículo te haya servido para dar con el software de gestión de vacaciones que más se ajusta a las necesidades de tu empresa. Como has podido comprobar, elegir un programa ‘todo en uno’ o uno específico para gestionar las ausencias, depende de diferentes variables y requisitos. En cualquier caso, puedes hacer una prueba gratuita en la mayoría de softwares que mostramos en este artículo o reservar una demo para ver la plataforma.

Si quieres conocer más sobre el software de Personio, puedes probarlo gratis durante 14 días o solicitar una demo con nuestro equipo. ¡Estaremos encantados de asesorarte!

Un software de gestión de vacaciones y ausencias es una herramienta tecnológica que digitaliza y automatiza todo lo relativo al tiempo libre de los empleados. Permite gestionar la solicitud y aprobación de vacaciones y otras ausencias, planificar las necesidades productivas de la empresa y garantizar el cumplimiento de las políticas internas y los descansos laborales obligatorios. Además, ofrece a los responsables de RR.HH. y managers una visión completa de las vacaciones de cada empleado y de toda la organización, incluyendo los días pendientes de disfrutar.

Un software de gestión de vacaciones centraliza todo el proceso de solicitud, aprobación y seguimiento de ausencias. Los empleados pueden pedir sus días libres desde cualquier dispositivo en segundos, mientras que los responsables reciben notificaciones en tiempo real para gestionarlas al momento. El sistema ofrece una visión completa de quién está ausente y cuándo, tanto a nivel individual como de toda la organización, lo que facilita la planificación de tareas según la disponibilidad real de los equipos. Además, proporciona transparencia al permitir que todos accedan al calendario de ausencias y genera reportes automáticos sobre productividad, sobrecargas de trabajo y distribución equitativa del tiempo libre.

Digitalizar la gestión de ausencias transforma la forma en que las empresas planifican sus recursos humanos. Permite anticiparse a periodos con menos disponibilidad de personal, agiliza las solicitudes y aprobaciones, y ofrece una visión completa y transparente del calendario de ausencias para toda la organización. Además, el software ayuda a cumplir con la normativa laboral de descansos y las políticas internas, mientras genera informes automáticos que facilitan el análisis de la productividad, la detección de sobrecargas de trabajo y la distribución equitativa del tiempo libre entre los equipos.

No existe una solución única, ya que la elección depende de las necesidades específicas de cada empresa. Personio es ideal para pymes y grandes empresas con presencia nacional o internacional, ofreciendo notificaciones de solicitudes, sincronización con calendarios y recuento automático de vacaciones pendientes. Woffu destaca por su bolsa de horas y límite de ausencias, mientras que Shiftbase está especialmente indicado para sectores como hostelería, restauración, transporte o retail, con avisos de ausencias y sincronización con cuadrantes horarios. Microsoft Office ofrece una alternativa basada en programación y personalización. Tu decisión final dependerá del tamaño de tu empresa, el sector y si buscas un software específico de vacaciones o una solución integral de RR.HH.

La implementación comienza con la evaluación de tus necesidades: qué funcionalidades requieres, como gestión de múltiples tipos de ausencias, integración con calendarios o informes automáticos. A continuación, compara diferentes opciones considerando la funcionalidad, personalización, integraciones disponibles, facilidad de uso y si se adaptan al tamaño de tu empresa. Solicita demos o pruebas gratuitas antes de decidir. Una vez seleccionado el proveedor, configura el software según tus políticas de vacaciones, tipos de ausencias, flujos de aprobación y calendarios laborales. Por último, forma a empleados y managers en el uso de la plataforma y recoge su feedback para optimizar el sistema.