Gastos anticipados: ¿cómo pueden afectar a la salud financiera de tu empresa?

Los gastos anticipados o gastos prepagados son pagos por bienes o servicios que se realizan antes de acceder a su uso. En muchas ocasiones, se tiende a pensar que gastos como las dietas, cheque gourmet, gastos de viaje o complementos salariales son gastos anticipados, pero no lo son. Estos últimos se reconocen en el momento en el que se utilizan. 

Un gasto anticipado, sin embargo, se apunta a nivel contable en una fecha, pero se hace uso del bien o servicio tiempo después del abono.

Un gasto se considera anticipado cuando se paga por un bien o servicio antes de su disfrute. El beneficio al que se accede por ese gasto se extiende en el tiempo más allá del periodo de pago. Es decir, se paga por adelantado, pero los beneficios o el uso se prolonga a lo largo del tiempo. Algunas situaciones comunes que se pueden considerar gasto anticipado son:

• Alquiler. Cuando una empresa paga por el alquiler de oficinas o instalaciones varios meses por adelantado.

• Seguros. Cuando se paga una póliza de seguro por responsabilidad civil. Se abona un servicio que, en realidad, la empresa va a utilizar a lo largo del año de forma paulatina. En el momento del pago no se accede de forma inmediata a la prestación completa del servicio. 

• Suscripciones. Si la empresa abona una suscripción anual de, por ejemplo, licencias de software, para aumentar el rendimiento y productividad de los trabajadores. El coste se considera un gasto anticipado porque la corporación está pagando íntegramente por un servicio cuyo uso tendrá lugar a lo largo del año.

• Recursos. Si la organización adquiere una gran cantidad de recursos para el trabajo, como papel de oficina o material de limpieza, y se almacenan para usarlos más adelante. 

• Pagos por adelantado a proveedores por bienes o servicios que se recibirán en el futuro.

• Gastos de publicidad, como anuncios, contratados con antelación.

• Contratistas, freelancers o consultores. Cuando se paga por adelantado por proyectos a largo plazo.

• Coste de mantenimiento o reparación para activos fijos, como equipos o vehículos.

La gestión adecuada de los gastos anticipados ofrece varios beneficios para las empresas. Algunos de ellos son:

• Facilita la planificación de los presupuestos. Permite a las empresas planificar con mayor precisión sus flujos de efectivo y presupuestos a largo plazo. 

• Cumplimiento de la normativa. Cumple con los principios contables de devengo. Es decir, que los ingresos y gastos se registren cuando se devengan, no necesariamente cuando se pagan en efectivo, así como la obligatoriedad de un plan general de contabilidad. 

• Mejora la toma de decisiones. Permite a las empresas tomar decisiones más acertadas sobre inversiones, expansión, financiación y otros aspectos claves de la gestión empresarial.

• Facilita la auditoría. Cuando los gastos se registran de manera adecuada como gastos anticipados, es más fácil realizar auditorías. Mejora la transparencia y la confianza en los informes financieros, como el informe de gastos.

• Protección contra cambios en los precios. En situaciones donde los precios de los bienes o servicios aumentan con el tiempo, pagar por adelantado puede proteger contra esos aumentos y garantizar costes más bajos a largo plazo.

• En relación con los costes, también es común que la adquisición de más unidades o de servicios en periodos de tiempo prolongados sea más económica. Por ejemplo, las licencias de software de un año son más económicas que aquellas que se renuevan mensualmente.

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Gestionar eficazmente los gastos anticipados en la empresa es esencial para mantener una contabilidad precisa y una planificación financiera efectiva. 

El primer paso es identificar todos los gastos que se consideran como anticipados en la organización, tales como alquileres, seguros, suscripciones o suministros, etc. El Departamento Financiero debe registrar estos gastos como activos en el balance.

Es necesario establecer cuánto tiempo dura el beneficio para la empresa de cada gasto anticipado. Por ejemplo, si la empresa paga el alquiler por adelantado de un año, debe tener claro que el beneficio se extiende durante dicho periodo. En relación con esta cuestión, también es importante tener en cuenta los periodos de renovación de cierto tipo de gastos anticipados. Los alquileres o las licencias por el uso de plataformas pueden incluir cláusulas de renovación automática.

Divide el precio total del gasto anticipado por la duración del beneficio para calcular la cantidad que debes reconocer como gasto en cada periodo contable. Esto se llama amortización. 

En un ejemplo práctico, supongamos que una empresa paga 12.000 euros por adelantado por un contrato de alquiler de oficina por un periodo de 12 meses. El objetivo, desde un punto de vista contable, es amortizar adecuadamente este gasto a lo largo del año.

1. En el momento en que se realiza el pago, se registra un débito en la cuenta "Alquileres pagados por anticipado" por una cuantía de 12.000 euros.

2. A medida que pasa cada mes y la empresa se beneficia del alquiler de la oficina, se debe reconocer una parte del gasto anticipado como un gasto en el estado de resultados. Si ha transcurrido un mes desde el registro inicial, la empresa amortizará un doceavo del coste total del alquiler pagado por adelantado como un gasto en ese mes. Es decir,  12.000 / 12 = 1.000 euros

Llevar un registro detallado de todos los gastos anticipados, la amortización acumulada y el saldo restante. Esto facilitará la contabilidad y la presentación de informes financieros precisos.

Revisa regularmente los gastos anticipados para asegurarte de que se estén reconociendo correctamente como gastos a medida que se benefician. Ajusta la amortización si es necesario, por ejemplo, si cambian las circunstancias o la duración del beneficio.

Utiliza un software de contabilidad y gestión financiera que permita automatizar el seguimiento y la amortización de gastos anticipados. Esto es beneficioso porque reduce la posibilidad de errores humanos y agiliza el proceso.

Utiliza la información sobre gastos anticipados para elaborar presupuestos claros y precisos. Ayuda a administrar el flujo de efectivo de la empresa, así como todos los recursos de forma más efectiva.

Para gestionar eficazmente gastos anticipados, y más aún si se trata de una corporación de cierto tamaño, es importante contar con asesoramiento contable externo. Este tipo de consultores están especializados en la amortización y contabilidad de este tipo de gastos, con el objetivo de elaborar libros contables que favorezcan una buena salud financiera en la empresa.

Esta gestión puede resultar clave para, posteriormente, acceder a financiación bancaria o, incluso, de mercados bursátiles.

Dentro de una gestión adecuada de gastos anticipados, la empresa debe cumplir con todas las regulaciones y normas contables aplicables en su ámbito de actuación. Esto es especialmente importante en entornos empresariales regulados o con sede en varios países. 

También es recomendable que la empresa pase auditorías periódicas y revisiones internas para garantizar que sus registros financieros son precisos y están en conformidad con las normas contables. Es posible que en alguna ocasión se exija dichos datos e información contable desde las autoridades fiscales.

Si una empresa tiene que renovar o renegociar un gasto anticipado, el Departamento de RR. HH. puede utilizar la función de tareas y recordatorios para automatizar la revisión de estas cuestiones.

De este modo, es posible alertar de la necesidad de revisar dichos gastos anticipados con la antelación necesaria para optimizarlos, de modo que el responsable de los mismos no olvide su gestión, o bien, pueda tratar la conveniencia y continuidad de esos gastos con el propio Departamento de RR. HH. u otros responsables. 

Otra funcionalidad interesante es la integración con herramientas de planificación financiera, de modo que todos los gastos de la corporación, incluyendo los de RR. HH. estén actualizados y bajo control, según las necesidades de planificación financiera de la organización. 

Sí, existen riesgos asociados con la gestión de los gastos anticipados en una empresa. Estos riesgos pueden afectar la creación y precisión de los informes financieros y la planificación del presupuesto si no se manejan adecuadamente. Por ejemplo, errores en el registro, falta de control interno, cambios en la duración, etc.

También existe el riesgo de renovaciones automáticas no deseadas, o bien, penalizaciones, en el caso de cancelar una suscripción a un año vista antes del tiempo pactado por proveedor y empresa. 

Los gastos anticipados se clasifican en dos cuentas principales en los registros contables:

• Activo no corriente o activo a largo plazo. Los gastos anticipados se registran inicialmente como activos en el balance general de la empresa, específicamente en la sección de activos no corrientes o activos a largo plazo. Esto quiere decir que aparecen reflejados como beneficios futuros y se extienden más allá del periodo contable actual.

• Amortización acumulada. Sirve para reflejar los gastos anticipados como gastos a medida que se utilizan. Se incorporan dentro de la cuenta llamada "Amortización acumulada" en el balance. La amortización acumulada es una cuenta que disminuye el valor del activo de gastos anticipados a medida que se reconoce como gasto en el estado de resultados (cuenta de pérdidas y ganancias). Esta cuenta se utiliza para mostrar cuánto del gasto anticipado ha sido reconocido y cuánto aún queda por reconocer.