Gastos de viaje: qué son y cómo calcularlos

Los gastos de viaje son el conjunto de costes que se generan cuando un trabajador de una empresa debe desplazarse a otro lugar, diferente al de su centro de trabajo habitual, para llevar a cabo su trabajo y realizar sus tareas profesionales. Dentro de este concepto, se incluyen gastos relacionados con el transporte, la manutención y el alojamiento. En caso de que el trabajador se desplace en su vehículo privado, también deberán tenerse en cuenta los gastos relacionados con el uso del vehículo por motivos profesionales.

Este tipo de gastos, al ser ocasionados por motivos laborales, deben ser cubiertos por la empresa, motivo por el cual es importante que las organizaciones cuenten con una política de gastos de viaje bien definida y que todo el equipo la conozca. Las empresas pueden seguir diferentes modelos en cuanto al pago de los gastos de viaje. Algunas optan por pagar una cantidad específica al trabajador en concepto de un conjunto de gastos de viaje, otras solicitan al trabajador comprobantes o facturas que justifiquen los diferentes costes generados durante el viaje, para así reembolsar la cantidad exacta. También hay empresas que optan por un modelo mixto y asignan una cantidad fija para cubrir algunos tipos de gastos de viaje, pero solicitan comprobantes antes de remunerar otros tipos de costes.

Por otro lado, también hay casos en los que los trabajadores disponen de una tarjeta de empresa que utilizan para cubrir los gastos, mientras que, en otras ocasiones, los trabajadores utilizan sus tarjetas personales para estos gastos y, posteriormente, tras presentar los justificantes correspondientes, la empresa reembolsa el importe en cuestión.

En definitiva, cada empresa cuenta con una política de gastos de viaje y un sistema de control de dichos costes diferentes. Lo más importante es que se lleve a cabo una gestión adecuada y eficaz, y que la empresa sepa cómo contabilizarlos. De esta forma, el Departamento de Recursos Humanos podrá llevar un buen control del coste de los trabajadores para la empresa. Además, esto también será esencial para evitar posibles sanciones. Las empresas también deben conocer el funcionamiento de la gestión de los gastos de viaje en relación con la movilidad geográfica.

Existen diferentes tipos de gastos de viaje y las empresas deben estar familiarizadas con estos conceptos. Además deben saber qué importes están exentos de impuestos para los trabajadores y son deducibles para la empresa. Otro aspecto importante a destacar son las diferencias entre las dietas y el kilometraje.

El concepto dietas laborales hace referencia al conjunto de gastos que están relacionados con la estancia y la manutención de un trabajador durante un viaje por trabajo. Dentro de este concepto, por lo tanto, se encuentran dos tipos de gastos diferentes: los de manutención del trabajador, los cuales pueden incluir o no pernoctar en un sitio, y los gastos de la estancia. Cada uno de estos gastos tiene asociado un importe específico que estará exento de IRPF, tal como se comentará más adelante, y que la empresa se podrá deducir. También es importante mencionar que hay empresas que emplean otros sistemas para compensar algunas de estas dietas, como por ejemplo el cheque gourmet.

Cuando los trabajadores, que deben viajar con frecuencia por motivos laborales, disponen de un vehículo proporcionado por la empresa, esta se hace cargo de los diferentes gastos relacionados con su mantenimiento. Sin embargo, hay muchos casos en los que los empleados que han de realizar viajes de trabajo se desplazan con su vehículo particular. En estos casos, es importante tener en cuenta, también, los gastos de kilometraje. Este concepto hace referencia al importe que la empresa pagará al trabajador en compensación por los gastos derivados del uso de su propio vehículo para realizar viajes de trabajo. Esto no solamente incluye el coste del combustible, sino también gastos relacionados con el seguro, el desgaste del vehículo o ciertos impuestos. De nuevo, será necesario conocer qué importes están exentos de impuestos.

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Como ya se ha mencionado, existen unos importes concretos en relación con cada tipo de gasto de viaje que estarán exentos de impuestos. Hay una serie de factores que la empresa debe tener en cuenta en el momento de calcularlos para conocer el coste total que los desplazamientos de los trabajadores suponen para la empresa.

En cuanto a kilometraje, es necesario tener en cuenta lo siguiente:

• En primer lugar, estarán exentos de impuestos y serán deducibles todos los gastos de transporte público, siempre y cuando estos estén justificados.

• En aquellos casos en los que el trabajador se desplace con su vehículo privado, el importe exento de IRPF será el equivalente a 0,19 € por kilómetro realizado.

Por otro lado, respecto de la administración y pago de las dietas la empresa debe tener en cuenta lo siguiente:

• En referencia a los gastos de estancia en un municipio diferente al del lugar de trabajo habitual del empleado, estará exento de impuestos y será deducible el importe justificado.

• En cuanto a los gastos de manutención con pernocta, el importe exento de IRPF será de 53,34 € por día si el viaje es en España, y de 91,35 € por día si el viaje es en el extranjero.

• En el caso de los gastos de manutención sin pernocta, el importe exento corresponderá a 26,67 € por día en España y 48,08 € por día en el extranjero.

• Por último, es importante saber que los gastos relacionados con el parking o los peajes también estarán exentos de impuestos y serán deducibles. Por supuesto, también deberán estar justificados.

Para que la empresa se pueda deducir los gastos de viaje, es necesario que se den unas condiciones específicas. En primer lugar, estos deben estar siempre justificados. La empresa debe contar con el comprobante o factura correspondiente para poder demostrar que dichos gastos están relacionados con la actividad laboral de los trabajadores de la empresa. Además, los gastos de viaje se deben contabilizar de la forma debida.

Lo más habitual es contabilizar este tipo de gastos en el grupo de cuentas 6 del Plan General de Contabilidad, concretamente, en las cuentas 62, las cuales hacen referencia a los “Servicios Exteriores”. Dentro de este grupo, se encuentran las cuentas 627 y 629, que son las que la empresa deberá utilizar, normalmente, para contabilizar los gastos de viaje.

La cuenta 627 corresponde a “Publicidad, propaganda y relaciones públicas”, y se utilizará para contabilizar aquellos gastos generados por el alojamiento u otras dietas, como comidas, cuyo objetivo fuera el de establecer o mantener una relación profesional con clientes de la empresa. Por ejemplo, si un comercial invita a un posible futuro cliente a un restaurante, esto deberá contabilizarse en la cuenta 627. En caso de que esta dieta ya se haya pagado al trabajador como parte de su nómina de forma previa, esta se contabilizará en la cuenta 640.

Por otro lado, la cuenta 629 corresponde a “Otros servicios”, y servirá para contabilizar otros gastos de viaje que no pertenezcan a las demás categorías o cuentas. Algunos ejemplos son el coste de los peajes o los ticket de parking.

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Los gastos de viaje son aquellos que se generan cuando los trabajadores de una empresa deben desplazarse a un lugar distinto al de su centro de trabajo habitual, con el objetivo de llevar a cabo tareas relacionadas con su puesto de trabajo.

Para calcular los gastos de viaje que una empresa puede deducirse y que estarán exentos de impuestos para el trabajador, es necesario tener en cuenta qué importes establece la ley en relación con las dietas y el kilometraje. Por ejemplo, en el caso de los trabajadores que viajan con su vehículo privado, el importe exento de impuestos será de 0,19 € por kilómetro.

La cuenta 649 corresponde a “Otros gastos sociales”, por lo que se utiliza para registrar gastos de naturaleza social, a menudo vinculados con los trabajadores, que la empresa realiza, ya sea para cumplir con una disposición legal o de manera voluntaria.

Los gastos de viaje suelen registrarse en la cuenta 627, cuando se trata de gastos de alojamiento u otras dietas que tienen un motivo comercial, o en la cuenta 629 cuando se trata de otros gastos de viaje que no corresponden a ninguna otra cuenta.