29. septiembre 2022

Seis formas inteligentes de acelerar la contratación de personal

6 Smart Ways to Accelerate Your Recruitment

España ha batido su récord de vacantes sin cubrir. Según la Encuesta Trimestral de Coste Laboral, que publica el Instituto Nacional de Estadística, en el primer trimestre de 2022 había en España casi 134.000 ofertas de empleo sin cubrir. La cifra más alta desde que comenzara a realizarse este análisis.

Al mismo tiempo, nuestro estudio de RR.HH. detecta que casi la mitad de los empleados en pymes europeas se plantea cambiar de trabajo en los próximos doce meses. Sin embargo, el 62% de las empresas tiene dificultades para contratar, como también certifica la Encuesta del INE. 

En este escenario, agilizar los procesos de contratación cuando encontramos al candidato adecuado es más importante que nunca. De hecho, según un informe del portal de empleo Jobatus, el 63% de los procesos que duran más de dos días terminan con sus candidatos trabajando en otras empresas. 

Reducir las partes menos eficientes de la contratación ayudará a minimizar estos tiempos. Cuando en Personio simplificamos nuestro proceso, conseguimos que nuestra contratación fuera un 40% más rápida y con una tasa de aceptación de ofertas del 100%. 

A continuación se expone la forma más rápida de acelerar tu proceso de contratación, utilizando el sistema de automatización de Personio.

Encuentra el talento que necesitas, rápidamente - agiliza tu contratación ahora.

1. Reduce el tiempo dedicado a la publicación de anuncios

Antes de que los equipos de selección de personal empiecen a recibir solicitudes, han de invertir tiempo en que los anuncios se vean en el lugar adecuado. Cada portal de empleo, y cada puesto de trabajo, requieren de un tiempo considerable para rellenar la información que solicitan:

Pasos sin automatización:

Pasos con Personio:

1. Acceder a cada portal de empleo con los datos de la empresa.

Puedes crear el anuncio de empleo completo en Personio y publicarlo en 600 bolsas y portales de empleo con un solo clic.

2. Crear un nuevo anuncio copiando y pegando la descripción del trabajo.

3. Añadir cualquier detalle de pago y publicar cada anuncio.

4. Repetir los pasos anteriores en cada bolsa de empleo. 

Consulta nuestros paquetes de anuncios para saber más sobre cómo publicar tu anuncio en cientos de portales en unos segundos.

2. Organiza automáticamente las nuevas solicitudes

Aquellos que han participado en un proceso de contratación saben que los equipos de búsqueda de talento pueden pasar mucho tiempo frente a su correo electrónico, recibiendo cientos de solicitudes al día. 

Además de las tareas y el tiempo invertido en la búsqueda de candidatos, los equipos de talento tendrán que hacer lo siguiente cada vez que reciban una solicitud:

Application List in Applicant Tracking System

Pasos sin automatización 

Pasos con Personio

1. Enviar un correo electrónico con acuse de recibo a cada una de las solicitudes recibidas, explicando los posibles pasos a seguir (por ejemplo, si recibirán respuesta sobre próximos pasos y cuándo la recibirán).

- El candidato recibe automáticamente un correo electrónico de confirmación, con toda la información (por ejemplo, los candidatos de Personio reciben un PDF con información sobre la empresa y los detalles del proceso).

2. Descargar las solicitudes y almacenarlas en el sistema para después ponerse en contacto con las personas con el fin de revisar su solicitud.

- Todos los datos de la solicitud se guardan automáticamente en Personio y se notifica automáticamente al reclutador responsable del puesto.

3. Acelera el seguimiento de las entrevistas

Una vez seleccionado un buen candidato, es importante que el proceso de la entrevista sea lo más fluido posible. La falta de comunicación puede tener un efecto perjudicial en tu empresa o imagen de marca e, incluso, dar lugar a la pérdida del candidato.

Según la empresa comercializadora de software G2, el 52% de los candidatos no recibe ninguna comunicación en los dos o tres meses siguientes a la solicitud, mientras que el 63% rechazará una oferta de trabajo debido a una mala experiencia. He aquí una muestra de lo que suele ocurrir con y sin automatización:

Pasos sin automatización:

Pasos con Personio:

1. El equipo de contratación espera una evaluación inicial de los equipos internos antes de programar una entrevista.

- El candidato recibe automáticamente un correo electrónico de confirmación, con toda la información necesaria incluida (por ejemplo, los candidatos de Personio reciben un PDF con información sobre la empresa y el proceso de la entrevista).

2. Redacción y envío de un correo electrónico invitando a los candidatos a la entrevista, adjuntando información relevante sobre el proceso de solicitud y la empresa.

- Todos los datos de la solicitud se guardan automáticamente en Personio y se notifica automáticamente al reclutador responsable del puesto.

3. Si un candidato no es adecuado, se le escribe una respuesta en la que se le comunica que su solicitud ha sido descartada.

4. Si un candidato es apto, se le escribe una respuesta compartiendo los comentarios y los próximos pasos para la entrevista.

5. El candidato experimenta una falta de atención por los pequeños retrasos derivados de estas gestiones.

4. Transforma la manera de programar las entrevistas

Los equipos de contratación pueden dedicar una media de casi cinco días (4,75) a las entrevistas, sin tener en cuenta el tiempo que se tarda en organizarlas. De hecho, este estudio realizado por Yello, indica que la simple tarea de programar una entrevista puede durar entre 30 minutos y dos horas.

Pasos sin automatización:

Pasos con Personio:

1. Ponerse en contacto con los equipos de contratación para comprobar su disponibilidad, o bien, comprobar su calendario para detectar los posibles huecos para las entrevistas.

- Los entrevistadores pueden marcar sus huecos disponibles en el calendario desde Personio. El candidato selecciona la mejor opción de entre ellas.

2. Contactar con los candidatos para comprobar su disponibilidad.

- Los entrevistadores obtendrán automáticamente acceso a los datos de los candidatos, sin la necesidad de que los reclutadores los compartan.

3. Enviar por correo electrónico a los candidatos los detalles de sus entrevistas.

- Los enlaces de reuniones de tu proveedor de videollamadas se añaden directamente en la invitación para la entrevista desde Personio. 

4. Crear invitaciones en el calendario, junto a los enlaces para la videollamada.

5. Posible reprogramación si el horario propuesto para la entrevista no es posible.

5. Recoge las evaluaciones fácilmente

Tras las entrevistas, habrá que invertir tiempo en asegurar que las evaluaciones cumplen con los siguientes criterios:

a) la información está estandarizada.

b) se recoge y centraliza en un lugar adecuado y accesible.

c) el intercambio de información se realiza a tiempo.

Sin la automatización, es difícil garantizar que estos pasos ocurrirán de forma fluida:

Pasos sin automatización:

Pasos con Personio:

1. Enviar los formularios de evaluación a cada miembro del equipo de contratación (y crearlos en primer lugar si aún no existen).

- Una vez programada una entrevista, los formularios de evaluación se envían automáticamente al equipo de contratación que participará en las entrevistas.

2. Recordar al equipo de contratación que envíe estos formularios si se pasa la fecha de vencimiento sin haberlos recibido.

- Se envían recordatorios a los entrevistadores hasta que se reciban los formularios de evaluación. Una vez que lo hacen, se almacenan automáticamente en el perfil del candidato.

3. Descargar los formularios cumplimentados y adjuntarlos en el archivo del candidato, para que toda la información de su solicitud se almacene en el mismo lugar.

- Las partes interesadas, como los responsables de la contratación, reciben automáticamente una notificación cuando una evaluación llega al sistema.

4. Perder potenciales candidatos si otra empresa les hace una oferta en el tiempo que se tarda en hacer todo lo anterior.

Recruiting Evaluations

6. Haz que la creación y la firma del contrato sean óptimas

Algunas estimaciones indican que la respuesta de la empresa tras una entrevista puede alargarse hasta 28 días.

Según el informe de Infojobs ‘Motivos por los que los candidatos rechazan una oferta’, la segunda causa de rechazo de una oferta de trabajo es que se ha encontrado otra que considera más interesante mientras realizaba el proceso

Todos estos datos certifican una vez más la importancia de reducir los tiempos de ejecución. En esta fase, así sería con y sin automatización:

Pasos sin automatización:

Pasos con Personio:

1. Agrupar todos los datos importantes de los candidatos, junto a lo que se les ofrecerá.

- Los equipos de contratación pueden utilizar una plantilla de documento para crear rápidamente un contrato y rellenar detalles específicos como el nombre, la dirección, el cargo y la remuneración de su perfil. Esto garantiza que no se pierdan candidatos debido a que otras ofertas se adelanten a la tuya.

2. Ponerse en contacto con el equipo jurídico con esta información, pidiéndole que redacte un contrato.

- Los candidatos pueden utilizar la Firma Electrónica de Personio para firmar y hacer su contrato legalmente vinculante en un solo clic.

3. Esperar el envío de este contrato, descargarlo y enviarlo al responsable de la contratación o a RR.HH. para que lo firme.

- A partir de aquí, los equipos de RR.HH. pueden convertir al candidato en empleado con un solo clic, y asignarle un flujo de trabajo para empezar a organizar todos los procesos antes de la fecha de inicio.

4. Descargar la versión firmada, escanearla y adjuntarla para enviarla al candidato.

5. Enviar este contrato al candidato, junto con las instrucciones de firma.

6. Esperar a que el candidato descargue, imprima, firme, escanee y adjunte el contrato por correo electrónico.

7. Cargar este contrato en el expediente del trabajador adecuado.

¿La velocidad de tu proceso de selección te impide conseguir nuevos talentos? Descubre cómo el software de seguimiento de candidatos de Personio puede ayudarte.

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