Plantilla de evaluación del desempeño en Excel [gratuita]

La evaluación del desempeño es una técnica que sirve para analizar de forma periódica el rendimiento de los empleados en base a los objetivos establecidos por la empresa.

Su principal objetivo es proporcionar feedback constructivo sobre cómo se está llevando a cabo el trabajo e identificar las fortalezas del empleado, así como las áreas de mejora.

Entre otras cosas, esto permite al departamento de RR. HH. poner en marcha planes de formación y desarrollar planes de carrera para los empleados.  

Plantilla evaluación de desempeño en excel

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Descargar plantilla evaluación de desempeño

Esta retroalimentación puede ser de varios tipos y, aunque cada organización decide cuál utilizar, estos son algunas de los más conocidos:

• Autoevaluación: en la autoevaluación del desempeño el empleado analiza de forma crítica y en primera persona de qué manera ha llevado a cabo las tareas que le han sido asignadas y qué objetivos ha logrado. 

• Evaluación por pares: los compañeros del empleado con un cargo de responsabilidad similar hacen la evaluación. Esta puede ser anónima.

• Evaluación al empleado: los managers evalúan a los empleados bajo su responsabilidad aplicando elementos cuantitativos y cualitativos. 

• Evaluación a los responsables: esta evaluación es similar a la anterior, pero en este caso los empleados evalúan a sus jefes. 

Si quieres saber más, te recomendamos este artículo sobre los distintos tipos de evaluación de desempeño y los métodos de llevarlos a cabo. Recuerda que puedes usarlos de forma individual o combinarlos para tener un análisis más exhaustivo. 

Una plantilla de evaluación del desempeño es un documento que permite recopilar y organizar la información necesaria para valorar el rendimiento de un empleado durante un periodo determinado.

Puede utilizarse para evaluar aspectos como el cumplimiento de objetivos, las competencias, la calidad del trabajo o las áreas de desarrollo.

Utilizar una estructura común ayuda a que managers y RR. HH. sigan unos criterios consistentes y facilita comparar la evolución de cada empleado entre diferentes periodos de evaluación.

Los contenidos específicos de cada plantilla de evaluación del trabajador varían según el tipo de evaluación que realizamos y las características de la organización. Sin embargo, estos algunos de los aspectos clave que debe incluir: 

• Información de los empleados: con al menos el número de ID, el nombre completo, el correo electrónico, su número de contacto, el departamento al que pertenece y el nombre de su responsable directo. 

• Preguntas: habrá que establecer qué preguntas va a incluir el cuestionario de evaluación y formularlas de manera que den pie a un feedback constructivo. 

• Categorías: lo idóneo es establecer una serie de categorías en las que se incluya cada pregunta. Por ejemplo ’productividad’, ’organización’, ’compañerismo’ o ’comunicación’. Esto permitirá realizar una evaluación global en base a criterios predefinidos. 

• Evaluaciones: como es lógico, también debe incluir un apartado en el que se realicen las evaluaciones. En ellas, es conveniente establecer una escala de clasificación. Por ejemplo del 1 al 5 siendo ‘insuficiente’ la puntuación más baja y ’excepcional’ la más elevada. También es necesario añadir una puntuación en base a dicha escala, con la que medir el resultado de la evaluación.

• Representación gráfica: por último, la plantilla de evaluación del desempeño en Excel debe reflejar gráficamente los resultados y calcular la media de los empleados y de cada departamento.

Para realizar una evaluación de forma recurrente, lo idóneo es establecer un proceso que pueda replicarse entre los distintos departamentos de la empresa. Una forma de lograrlo es a través de un software de evaluación del desempeño con el que crear reportes automáticos y conservar los datos en un sólo espacio de forma segura. 

También puedes utilizar una plantilla de evaluación del desempeño en Excel en la que introducir la información de forma manual. Si te decantas por este método, puedes descargar un modelo totalmente gratuito haciendo clic en la siguiente imagen:

Plantilla evaluación de desempeño en excel

Crea evaluaciones de desempeño de empleados fácilmente con esta plantilla en excel gratuita

Descargar plantilla evaluación de desempeño

Si quieres comenzar a utilizar una plantilla de evaluación del trabajador, puedes descargar gratuitamente la que hemos elaborado desde Personio. A continuación vamos a explicar paso a paso cómo funciona.

Cuando hayas descargado la plantilla Excel para la evaluación del desempeño de Personio, lo primero que tienes que hacer es abrir el documento y habilitar macros para un funcionamiento correcto. En la primera pestaña encontrarás una serie de instrucciones que te aconsejamos seguir antes de comenzar a utilizarla. 

A continuación, en la pestaña ‘Setup’, puedes incluir las preguntas que utilizarás en la evaluación. Modifica los ejemplos de muestra borrando su contenido o eliminando la fila. 

En este apartado también es importante asociar las preguntas a las diferentes categorías que hayas creado y definir los departamentos de tu empresa. Esto permitirá hacer una evaluación completa en base a diferentes campos de análisis. Recuerda que, como verás en la plantilla, puedes añadir hasta 20 categorías, 50 preguntas y 15 departamentos. 

Introduce la información de tus trabajadores en las filas que encontrarás en la pestaña ‘Empleados’. El ID debe ser numérico y correlativo, comenzando por 1.  

Si quieres modificar los datos de muestra, sólo tendrás que borrar el contenido de las filas. Es recomendable no eliminar las filas, ya que las celdas amarillas contienen fórmulas que podrían perderse. Sin embargo, si borras la información, las fórmulas se mantendrán. 

En ellas no es necesario añadir datos manualmente, ya que los cálculos se realizan automáticamente.

Para añadir una nueva evaluación o ver las que ya están hechas, tienes que pinchar sobre el ID del empleado  y a continuación darle a ‘Abrir Ficha del Empleado’.

Se abrirá una nueva nueva pestaña en la que podrás visualizar el histórico de las evaluaciones, la fecha en la que se realizaron y la clasificación obtenida. Para añadir una nueva evaluación tienes que hacer click sobre el botón ‘Añadir review’ que encontrarás en el margen izquierdo. Cuando se haya abierto, el primer paso es introducir la fecha de la evaluación. De lo contrario, los datos no se visualizarán correctamente.

Una vez hecho esto, tendrás que ir a la parte inferior de la pestaña y hacer click sobre cada celda entre las preguntas y las categorías para evaluar al empleado. Finalmente, haz click en ‘Añadir review’. Para volver, dale al botón de ‘Volver’ en la parte superior derecha.

Para ver una evaluación existente, pincha sobre ‘Abrir review’. En ella, verás la calificación obtenida y otros parámetros como el número de veces que se ha asignado una misma puntuación (notable, excepcional, óptimo, etc.).

En la pestaña ‘Dashboard’ de la plantilla de evaluación del desempeño en Excel se reflejan los datos de forma gráfica en función de las evaluaciones que se hayan realizado. Selecciona el año de visualización y automáticamente aparecerán los parámetros correspondientes a las puntuaciones.

Por último, en la pestaña ‘DATA’ se reflejarán automáticamente los datos de las evaluaciones. Si quieres eliminar una evaluación, selecciona la fila que no desees; dale al botón derecho y haz click en ‘Eliminar’. 

Finalmente, una vez hayas terminado de introducir toda la información, asegúrate de guardar todos los cambios. Para ello, ve a ‘Archivo’ y dale a ‘Guardar’. Para que todas las fórmulas funcionen correctamente, te aconsejamos utilizar la versión Excel, en vez de la online Google sheets.

Plantilla control horario de trabajo

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Imaginemos la evaluación de una persona del equipo comercial.

A partir de esta información, manager y empleado pueden identificar qué está funcionando bien y acordar prioridades para el siguiente periodo.

Por ejemplo, podrían establecer como próximo objetivo mejorar la planificación y priorización durante momentos de mayor carga de trabajo.

Uno de los objetivos principales de una plantilla de evaluación de desempeño en Excel es poder ver los resultados de forma detallada e interpretarlos adecuadamente. Para ello, clasificaremos los datos en los siguientes apartados:

• Evaluación de la empresa: aquí se busca dar una visión general de los resultados de la empresa. En este sentido se puede calcular la media del total de las evaluaciones; la puntuación más elevada y más baja por empleados y departamentos, así como la media mensual y por categorías. De esta forma, se puede observar qué área y empleados necesitan un mayor refuerzo o poner mayor énfasis en determinadas categorías.  

• Evaluación por departamento: de igual modo, es conveniente realizar una media por departamentos y poder analizarlos entre sí. Además de para crear planes de formación adaptadas a cada uno de ellos, también sirve para crear sinergias entre distintas áreas, en base a sus resultados.

• Evaluación por empleados: en este punto se puede realizar una comparativa entre empleados, sobre todo de cara a hacer promociones de manera objetiva. También debe reflejarse la media mensual por categorías para ver posibles variaciones. Por ejemplo, si en determinados meses un empleado obtiene menor puntuación en la categoría de ‘organización’, puede deberse a una carga de trabajo recurrente que habrá que corregir. 

Excel puede ser una solución práctica cuando se realizan pocas evaluaciones y el proceso es sencillo.

Sin embargo, a medida que aumenta la plantilla, también crece el número de documentos, participantes, objetivos y evaluaciones que RR. HH. tiene que coordinar.

Algunas señales de que puede ser necesario buscar otra solución son:

• RR. HH. tiene que enviar y recopilar manualmente numerosos archivos.

• Managers y empleados trabajan con diferentes versiones de una misma evaluación.

• Resulta difícil saber qué evaluaciones están pendientes.

• Los recordatorios se realizan manualmente.

• Los objetivos se gestionan en documentos separados.

• Es complicado consultar evaluaciones anteriores.

• RR. HH. dedica mucho tiempo a recopilar resultados.

• La empresa quiere realizar evaluaciones con mayor frecuencia.

• Es difícil obtener una visión general del desempeño de la organización.

En estos casos, un software de gestión del desempeño puede ayudar a centralizar y estructurar el proceso.

Digitalizar las evaluaciones permite pasar de documentos independientes a un proceso centralizado en el que RR. HH., managers y empleados pueden trabajar sobre la misma información.

En este sentido, un software de evaluación del desempeño puede facilitar tareas como configurar ciclos de evaluación, crear formularios, recopilar feedback, hacer seguimiento del progreso y mantener accesible el historial de cada empleado.

También permite integrar la evaluación con otros procesos relacionados, como la definición de objetivos o el desarrollo profesional.

De esta forma, la evaluación deja de ser únicamente un documento que se completa una o dos veces al año y puede convertirse en parte de un proceso continuo de gestión del desempeño.

Con Gestión del Desempeño de Personio, puedes centralizar las evaluaciones y reducir el trabajo manual necesario para organizar cada ciclo.

RR. HH. puede configurar procesos de evaluación y formularios, mientras que empleados y managers pueden completar las evaluaciones y aportar feedback directamente desde Personio.

Además, puedes trabajar con objetivos y disponer de la información relacionada con el desempeño junto con otros datos relevantes de los empleados.

Esto facilita pasar de múltiples hojas de cálculo y documentos independientes a un proceso de evaluación más estructurado y centralizado.

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Encuentra más recursos y plantillas Excel de RR. HH. en este artículo para mejorar aspectos como las nóminas de tus empleados, las vacaciones y ausencias, el control horario ¡y mucho más!

Preguntas frecuentes sobre plantillas de evaluación del desempeño

Es un documento utilizado para estructurar la evaluación del rendimiento de un empleado. Puede incluir objetivos, competencias, resultados, fortalezas, áreas de mejora y próximos pasos.

Puedes crear una tabla con los criterios que quieras evaluar, establecer una escala de valoración e incluir espacios para objetivos, puntuaciones y comentarios. Es importante utilizar criterios claros y aplicar una estructura consistente entre evaluaciones.

Las preguntas dependerán del objetivo de la evaluación. Algunos ejemplos son: ¿qué objetivos ha alcanzado el empleado?, ¿cuáles han sido sus principales logros?, ¿qué competencias destacan?, ¿qué aspectos puede mejorar? y ¿qué objetivos debería establecer para el siguiente periodo?

Una opción habitual es utilizar una escala numérica, por ejemplo del 1 al 5, acompañada de una descripción clara de lo que significa cada puntuación. Lo importante es que todos los evaluadores utilicen los mismos criterios.

Depende del modelo de gestión de cada empresa. Algunas realizan una evaluación anual, mientras que otras utilizan ciclos semestrales, trimestrales o conversaciones de seguimiento más frecuentes.

La evaluación del desempeño es un proceso estructurado para valorar resultados, objetivos o competencias durante un periodo determinado. El feedback puede producirse en cualquier momento y se centra en proporcionar información que ayude a reforzar comportamientos positivos o mejorar determinados aspectos.

Puede resultar conveniente cuando aumenta el número de empleados y evaluaciones, RR. HH. dedica demasiado tiempo a coordinar el proceso, existen múltiples documentos o versiones, o la empresa necesita hacer seguimiento de objetivos y evaluaciones de forma más continua.