PIF o permiso individual de formación: ¿qué es y qué ventajas tiene para tu empresa?

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Entre las diferentes funciones y responsabilidades del Departamento de Recursos Humanos de una empresa se encuentran el proceso de reclutamiento, selección y contratación de personal, la evaluación del desempeño de los empleados y la gestión de los planes de formación. La formación de los empleados es algo esencial para el desarrollo y crecimiento, tanto de los trabajadores a nivel individual, como de la organización, a nivel general, y hay varias instituciones que organizan cursos y otras actividades formativas para trabajadores y empresas. Sin embargo, también hay otras formas en las que las empresas pueden ofrecer oportunidades de formación a sus empleados, y una de ellas es el permiso individual de formación, conocido también como PIF.

Puntos claves

  • Un permiso individual de formación o PIF es un permiso remunerado que permite a los empleados realizar tareas formativas en horario laboral.

  • Las empresas pueden solicitar bonificaciones a la Seguridad Social.

  • Supone múltiples ventajas tanto para la empresa como para los trabajadores, como un aumento de la motivación laboral.

  • La formación debe ser oficial e impartirse de forma presencial.

¿Qué es un PIF o permiso individual de formación?

Un PIF o permiso individual de formación es un permiso remunerado que los trabajadores pueden solicitar a la empresa donde trabajan para poder continuar con la realización de sus estudios. Si una empresa concede un permiso individual de formación a un trabajador, este podrá disponer de un máximo de 200 horas laborales por año para continuar con su formación.

Es imprescindible que esta formación sea presencial, bien total o parcialmente, y que se trate de una titulación oficial. Por supuesto, esta formación deberá contribuir al desarrollo personal y profesional del trabajador en cuestión, pero no es un requisito que la titulación cursada esté relacionada con el puesto de trabajo o las tareas que realiza el empleado en la organización, ni tampoco con la actividad profesional de la empresa.

Se trata de una oportunidad para aquellos trabajadores que desean compaginar su trabajo con los estudios, ya que el permiso individual de formación les permite ausentarse de la empresa durante unas horas previamente acordadas para asistir a clase y a otras actividades formativas. El empleado continúa cobrando su sueldo y la empresa obtiene bonificaciones a través de la Seguridad Social.

¿Qué beneficios tiene un PIF?

Un PIF supone múltiples beneficios tanto para las organizaciones como para los trabajadores que los solicitan. Estas son las principales ventajas que obtienen las empresas:

  • Conceder a un trabajador un permiso individual de formación no supone ningún gasto extraordinario ni ninguna desventaja económica para la empresa, puesto que esta puede solicitar una bonificación del importe equivalente a las horas que el trabajador ha estado ausente para recibir la formación. Esto incluye las horas dedicadas a las clases y demás actividades formativas, como tutorías personales, así como las horas dedicadas al traslado hasta el centro donde se imparte la formación. Es importante tener en cuenta que no se incluyen las horas dedicadas a los exámenes, ya que los trabajadores tienen el derecho de acudir a exámenes durante sus horas de trabajo.

  • Puesto que la empresa obtendrá bonificaciones de la Seguridad Social, podrá contratar a otros trabajadores, lo cual beneficiará el rendimiento y productividad de la empresa.

  • El PIF permite a las empresas aumentar en un 5 % el crédito anual destinado a la formación de los trabajadores.

  • La empresa contará con empleados más preparados y con diferentes capacidades.

  • Obtener un PIF ayudará a los trabajadores a sentirse más motivados, lo cual mejorará su rendimiento.

  • Al sentirse más motivados y satisfechos con su puesto de trabajo, la fidelidad de los trabajadores hacia la empresa también aumentará, lo cual resultará beneficioso para la gestión del talento de la organización.

Por otro lado, un permiso individual de formación ofrece los siguientes beneficios a los trabajadores:

  • Tienen la oportunidad de compaginar el trabajo y los estudios de forma más sencilla.

  • Se sienten más motivados y satisfechos con su lugar de trabajo y con la empresa. Esto contribuye a crear un mejor clima laboral.

  • Los trabajadores no han de recuperar las horas que han dedicado a las actividades formativas.

  • Pueden seguir formándose en el área que más les interese y disponen de un máximo de 200 horas por año.

  • El PIF no supone ninguna desventaja para los trabajadores a nivel económico, puesto que estos siguen percibiendo el importe total de su nómina.

¿Qué implicaciones tienen los PIF a nivel legal?

En primer lugar, como ya se ha comentado, debe tratarse de una titulación oficial, y el permiso será de un máximo de 200 horas por año. Por otro lado, la formación deberá impartirse de forma presencial, ya sea total o parcialmente. Esto significa que, en caso de que la formación en cuestión cuente con actividades realizadas telemáticamente, deberá contar, también, con clases, tutorías, prácticas u otras actividades presenciales.

La formación realizada por el trabajador no puede formar parte de la oferta formativa que la empresa ofrece, y no será posible solicitar un PIF para realizar formación que es obligatoria por parte de la organización. Un ejemplo serían los cursos de prevención de riesgos laborales. 

En cuanto al contenido de la formación, esta no deberá estar relacionada necesariamente con la actividad de la organización ni con el puesto de trabajo del empleado. Otro aspecto importante que debes tener en cuenta es que la empresa únicamente podrá negarse a conceder este permiso individual de formación a un empleado por motivos organizativos o relacionados con la producción.

Un trabajador que obtiene un PIF podrá asistir a sus actividades formativas sin que esto afecte a su nómina, puesto que continuará percibiendo el importe completo de su salario, y la empresa se podrá bonificar el importe equivalente a las horas de ausencia a través de la Seguridad Social. El número de horas bonificadas diarias no podrá ser superior a 8.

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¿Qué personas pueden solicitar un PIF y cuáles son los requisitos?

Cualquier empleado que trabaje por cuenta ajena en una empresa, ya sea pública o privada, podrá solicitar un PIF, siempre y cuando esté cotizando en la Seguridad Social por el concepto de formación profesional. Todos los trabajadores tienen derecho a solicitarlo, independientemente de qué tipo de contrato de trabajo tengan, su horario y si trabajan a jornada completa o a tiempo parcial. El empleado deberá presentar su solicitud a la empresa y obtener su autorización.

En cuanto a los requisitos para las organizaciones para poder conceder un PIF, las empresas deberán estar al corriente en cuanto a los pagos a la Agencia Tributaria y la Seguridad Social. La organización deberá informar a la Representación Legal de los Trabajadores y llevar a cabo el proceso de solicitud requerido. Tendrá que dar su consentimiento explícito para que el trabajador pueda asistir a las actividades formativas que coincidan con su horario laboral, y también será imprescindible que la empresa conserve toda la documentación necesaria durante cinco años.

¿Se puede solicitar un PIF para cualquier formación?

Será posible solicitar un PIF para:

  • Titulaciones oficiales publicadas en el Boletín Oficial del Estado, como la Educación Secundaria Obligatoria, los estudios universitarios, el acceso a la universidad para mayores de 25 años o cursos de la Escuela Oficial de Idiomas, entre otros. 

  • Títulos universitarios propios que hayan sido reconocidos como tales por la Junta de Gobierno de la universidad en cuestión.

  • Certificados de profesionalidad.

  • Acreditaciones oficiales expedidas por la Administración pública que hayan sido publicadas en el boletín oficial correspondiente.

No será posible solicitar un PIF para:

  • Formación que no sea oficial.

  • Formación que no se imparta de forma presencial.

  • Cursos obligatorios para la empresa y los trabajadores, como la formación relacionada con la prevención de riesgos laborales.

  • Tampoco puede solicitarse un PIF para acudir a exámenes.

¿Cómo se gestionan los PIF a nivel empresarial?

En primer lugar, el trabajador deberá rellenar el modelo de solicitud correspondiente, el cual contendrá información relacionada con la formación que cursará, cuántas horas serán necesarias y el centro donde realizará las actividades formativas, entre otros detalles. Deberá presentar este documento a la empresa, quien aceptará o denegará el permiso por escrito. Únicamente se podrá denegar el permiso por cuestiones organizativas o relacionadas con la producción.

En el siguiente paso del proceso de solicitud, la empresa deberá comunicar a la Representación Legal de los Trabajadores la siguiente información:

  • Formación que el trabajador realizará

  • Titulación o acreditación que obtendrá al finalizar los estudios

  • Número de horas que realizará y cómo estarán distribuidas a lo largo del año

  • Coste total del permiso individual de formación

  • Importe que la empresa podría bonificarse

Por otro lado, existen varios documentos que la empresa deberá guardar para poder presentarlos en caso de inspección o por si la Fundación Estatal para la Formación del Empleado realiza un seguimiento y control del PIF. Estos documentos son los siguientes:

  • El modelo de solicitud rellenado por el trabajador, así como la concesión del permiso de la empresa.

  • Un documento acreditativo de la matrícula del alumno junto con un justificante de pago.

  • Un calendario con los días y horas en los que se ha realizado la formación. Este deberá estar sellado por el centro, y la empresa deberá guardar el documento original y una copia compulsada.

  • Un certificado de asistencia o un documento con las notas obtenidas por el alumno. También será necesario guardar un original y una copia compulsada.

  • En caso de tratarse de un título universitario propio, un documento que lo avale como tal.

  • Fotocopias de las nóminas del trabajador durante el periodo del PIF.

Es imprescindible, para poder aprovechar todas las ventajas de los permisos individuales de formación, y también para evitar sanciones, llevar a cabo todo el proceso de la forma adecuada y realizar un seguimiento correcto de las horas en las que el trabajador está realizando la formación. Por eso, es recomendable emplear un software que facilite la gestión de la formación, como Personio, que permite realizar controles de asistencia, entre muchas otras funcionalidades.

Preguntas frecuentes

¿Qué son y en qué consisten los permisos individuales de formación?

Se trata de permisos remunerados que los empleados de una empresa pueden solicitar para poder asistir a actividades formativas de estudios oficiales durante sus horas de trabajo. El trabajador en cuestión sigue percibiendo el importe total de su salario, mientras que la empresa puede solicitar una bonificación a la Seguridad Social del importe equivalente a las horas durante las cuales el trabajador ha estado realizando la formación.  

¿Cuántas horas debe tener un PIF?

Un PIF puede ser de un máximo de 200 horas laborales por año natural o por curso académico.

¿Qué repercusiones tiene no guardar los documentos necesarios?

El Servicio Público de Empleo Estatal podrá realizar un control y seguimiento de los permisos individuales de formación, por lo que es imprescindible guardar todos los documentos necesarios. Además, es necesario guardar la documentación durante 5 años, para poder presentarla en caso de inspección. No presentar toda la documentación solicitada podría suponer multas y otros tipos de sanciones. 

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