12. julio 2022
Cómo dejar todo organizado en un clic cuando te vas de vacaciones
¿Qué harás este verano? Para tener unas vacaciones perfectas hay que planearlas. Encontrar un buen alojamiento, seleccionar la mejor opción de transporte, programar visitas…
En el trabajo también hay que planificar todo cuando te vas de vacaciones. Si estás en el departamento de RR.HH., tendrás que gestionar y procesar un sinfín de solicitudes de vacaciones cada día. ¿Te imaginas que pudieras gestionarlo todo en un clic?
Teniendo en cuenta que en España hay tres grandes periodos de vacaciones (Semana Santa, Verano y Navidad) lo más probable es que cada empleado gestione, como mínimo, tres solicitudes de ausencia al año, que deben ser aprobadas y procesadas por RR.HH., jefes de departamento…
Estas gestiones son sólo uno de los motivos que nos obligan a invertir demasiado tiempo en tareas administrativas. La buena noticia es que la automatización puede ayudar en este proceso, y te vamos a explicar cómo lograrlo.
Pedir vacaciones al instante y comprobar disponibilidad en toda la empresa
1. Crear varios métodos de solicitud
Vivimos la primera vez en la historia del trabajo en donde cuatro generaciones comparten el mismo espacio. Cada una con sus hábitos y costumbres a nivel laboral. Esta diferencia puede afectar en el uso de herramientas y comunicación en cada grupo de edad.
Por eso es importante ofrecer una vía para pedir vacaciones acorde con el modo en que cada uno realiza sus funciones. Olvidando el correo electrónico, que probablemente está saturado. Aquí es donde entra la automatización, como fórmula para liberar las ya de por sí sobrecargadas listas de tareas de cada empleado:
| Pasos sin automatización | Pasos con Personio |
|---|---|
| Preguntar a un compañero si estará disponible en el periodo en que quieres vacaciones | Ausencias se solicitan en apps de mensajería como Slack o Teams, o bien dentro de Personio |
| Envías un email a tu jefe pidiendo los días que quieres (incluyendo a tu propuesta de sustituto para esos días) | Los empleados eligen su sustituto, que es automáticamente notificado |
| Esperas la aprobación | Si el sustituto acepta, se envía automáticamente los detalles al responsable de área |
| Una vez aprobada, apuntas tus días en la herramienta de seguimiento que utilices (por ejemplo un excel) | Una vez aprobados, los días se añaden automáticamente al calendario del empleado que te sustituirá |
| Informas al sustituto de los días de vacaciones finalmente aprobados, quien registrará esos días en su calendario | Los días aprobados se deducen del total restante, que puede comprobarse en sólo un clic |
| Añades el periodo de ausencia a tu calendario e invitas a compañeros que deban estar informados, si es necesario | |
| Vas a RR.HH. para confirmar cuántos días de vacaciones te quedan |
2. Comprobar vacaciones restantes al instante
Cualquier organización necesita tener datos reales y actualizados, para tomar decisiones correctas y proteger el bienestar de sus empleados. Según el VI Estudio sobre transformación Digital en RR.HH. ni siquiera una de cada cuatro empresas (un 22%) reúne y analiza datos en este área.
Sin este tipo de información es imposible saber si un empleado puede estar sobrecargado y tiene tiempo suficiente para desconectar. Del mismo modo, para ellos resultará difícil comprobar cuántos días de vacaciones tiene aún disponibles, por lo que se ve obligado a esperar a que RR.HH. le informe a título individual y por vías tradicionales (más lentas).
Así es este proceso con y sin automatización:
| Sin automatización | Con Personio |
|---|---|
| Tienes que pedir recurrentemente cuántos días libres te quedan para organizar tus periodos de descanso | Todas las ausencias son registradas automáticamente y los días que quedan disponibles pueden comprobarse con facilidad |
| Tienes que comprobar calendarios individuales de compañeros para ver cuándo estarán trabajando | Los empleados pueden ver rápidamente la ausencia o no en compañeros de equipo, departamento u organización, sin perder tiempo tratando de contactar con quienes no están |
| Tienes que consumir en el último momento vacaciones que no se pueden trasladar al año siguiente |
3. Actualizar calendarios automáticamente
Cuando se aprueban las vacaciones, comienza el tedioso proceso de gestionar las ausencias. Toca informar a tu equipo, departamento u organización de que no vas a estar disponible en tu periodo de descanso.
Según el análisis ‘La Gran Reevaluación’, el factor más valorado por los trabajadores tras la pandemia es pasar más tiempo con la familia. Siendo así, es importante asegurarnos que los trabajadores van, en efecto, a desconectar durante su periodo de vacaciones. Estos suelen ser los pasos para actualizar calendarios:
| Sin automatización | Con Personio |
|---|---|
| Configurar el ‘Fuera de oficina’ como respuesta de correo, con las fechas exactas y personas de contacto alternativas | Una vez que tu solicitud es aprobada, tu calendario se actualizará automáticamente, marcándote como ausente esos días. |
| Añadir los días que no estarás a los calendarios compartidos con equipos u otros departamentos | Empleados pueden comprobar con Personio las ausencias en toda la organización y recibir recordatorios por apps de mensajería |
4. Permitir visibilidad en toda la empresa
Sin alguno de los pasos anteriores es complicado comprobar si alguien está o no disponible. Por no hablar del tiempo que perderemos en descubrirlo. Puede que tengas que escribirle para recibir su mensaje de ‘Fuera de la oficina’, o bien preguntar en la oficina o en las apps de mensajería.
Por no hablar de las dificultades de organización para jefes y el equipo en general, dado que será imposible saber con exactitud cuándo alguien está o no disponible, y durante cuánto tiempo.
En la situación descrita será difícil dar con esta información. Por eso, jefes y equipo deberían tener la oportunidad de ver en un simple vistazo quién está disponible. Así sería este proceso con y sin automatización:
| Sin automatización | Con Personio |
|---|---|
| Preguntar a compañeros si alguien está disponible y cuándo volverá | Todos los empleados pueden en un clic consultar la disponibilidad en calendarios, profundizando en ubicaciones de oficinas, por equipos, etc. |
| RR.HH. crea manualmente informes para medir las ausencias y planificar la capacidad de trabajo | La anterior información está disponible para extraer informes que ayuden a la organización de los recursos |
5. Actualizar automáticamente el Estado en mensajería instantánea (MI)
La pandemia ha difuminado los límites sobre cuándo es aceptable o no contactar con alguien por trabajo. Sin embargo, la Ley en España es clara y ha establecido el derecho a la desconexión digital.
Concretamente, el artículo 88 de Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, otorga a los empleados este derecho, que garantiza esa desconexión fuera del horario laboral, en sus permisos y en sus vacaciones.
Para no tener que contestar cuando te escriben en apps de mensajería instantánea es fundamental recordarles que no estás disponible en el momento en que te escriben. Este sería el proceso:
| Sin automatización | Con Personio |
|---|---|
| Programar tu Estado en tu aplicación de mensajería, configurando los días en los que no estarás disponible | Una vez aprobados tus días, tu Estado en las apps de mensajería cambia automáticamente, pasando a ‘No disponible’ durante todo el tiempo de tu ausencia |
| Cambiar tu Estado cuando vuelvas manualmente |
6. Recordar a compañeros de equipo el día
En muchas ocasiones las ausencias se solicitan y aprueban con meses de antelación. De repente, el equipo descubre que un compañero que necesitamos no está disponible, y se produce una situación estresante.
A falta de un estándar, el recordatorio de que alguien va a faltar suele venir de boca del propio implicado. Así es el proceso con y sin automatización:
| Sin automatización | Con Personio |
|---|---|
| Recordar a jefes y compañeros verbalmente que vas a faltar en breve | Equipos son recordados automáticamente con un mensaje instantáneo del sistema de que alguien estará ausente ciertos días |
| Reiterar cuánto tiempo estarás fuera y quién estará en tu lugar | Los jefes también reciben recordatorios con las próximas ausencias de sus empleados |
¿Te vendría bien gestionar así las ausencias? Asegúrate de que tus empleados pueden reservar vacaciones y comprobar ausencias en toda la organización, en segundos, y con las funcionalidades más potentes en gestión de ausencias.
Hannah Popham
Hannah is a Senior Content Marketing Manager at Personio. She loves writing about the ever-changing ways that we work and how they intersect with our lives outside work.
