El poder de Personio 2025
Lo que unos RR.HH. inteligentes aportan a la empresa
vuelve a hacer el trabajo que te apasiona
Imagínate el siguiente escenario: el equipo de RR.HH. llega el lunes por la mañana con energía. No está saturado ni sobrecargado con tareas administrativas y hojas de cálculo. Tampoco tiene que perseguir a nadie para aprobar procesos o solicitudes. Está haciendo lo que más les gusta: trabajar con personas e impulsar su desarrollo.
Esto es lo que sabemos sobre quienes forman parte de RR. HH.: no escogieron esta profesión para pasarse el día introduciendo datos o vigilando el cumplimiento normativo, sino porque creen que el éxito de las empresas depende de las personas que la componen. Y sin embargo, es demasiado común que el equipo de RR. HH. se vea relegado gestionar el caos administrativo en lugar de generar impacto.
Por segundo año consecutivo, hemos realizado una encuesta a cerca de 350 clientes de Personio en Europa y el Reino Unido en torno a una misma cuestión: ¿qué ocurre cuando los equipos de RR. HH. disponen de las herramientas adecuadas?
Usa este informe para plantearte lo siguiente: ¿qué lograría el equipo de RR. HH. si cada miembro tuviera 16 horas extra a la semana? 1 ¿Qué diría tu equipo sobre su lugar de trabajo si cada proceso estuviera optimizado al detalle?
¡Veamos qué se puede lograr!
1Cálculo redondeado basado en una semana laboral de 40 horas y un incremento medio del 39 % en la productividad de RR. HH., según los encuestados.
Nota del director general
Fundamos Personio hace diez años con una firme convicción que sigue guiándonos a día de hoy: las personas son el activo más importante de cualquier organización. Por eso, nuestra misión es ayudarte a que puedas impulsar el potencial de tus empleados.
El informe El poder de Personio de este año no es solo una recopilación de datos. Es la prueba de que cuando los equipos de RR. HH. cuentan con las herramientas adecuadas, el impacto es real. Pasas de resolver problemas a empezar a prevenirlos. Dejas de gestionar personas y empiezas a empoderarlas. Vuelves a dedicarte a lo que realmente te gusta y a la razón por la que elegiste dedicarte a RR. HH.
Esto es lo que hemos aprendido de ti: ahorrar tiempo importa, pero es solo el principio. Lo que realmente marca la diferencia es poder presentar tus propuestas a la dirección con seguridad y apoyarlas en información que ayude a definir el futuro de la empresa.
Lo que importa es que puedas centrarte en un trabajo con sentido, que tenga un impacto tanto en el personal como en los resultados del negocio.
Cada función que desarrollamos, cada automatización que creamos, cada dato que ponemos a tu alcance parte siempre de la misma pregunta: ¿cómo podemos ayudarte a dedicar más tiempo a lo que realmente importa?
Utilizamos la tecnología más avanzada, en la que se incluye la IA, para potenciar el talento humano, no para sustituirlo. Porque al fin y al cabo, detrás de cada gran decisión empresarial, de cada innovación y de cada momento de crecimiento, hay una persona que lo ha hecho posible.
Ese es el futuro que estamos construyendo: uno en el que los empleados no formen sólo parte de la empresa, sino que representen su verdadera ventaja competitiva.
Hanno Renner
CEO y director general de Personio
Cómo ganarse la confianza de la dirección
La realidad
Acudes a la dirección con una propuesta. Sabes que es acertada: tu experiencia te lo dice. Pero cuando el director financiero te pide cifras que la respalden te ves rebuscando en hojas de cálculo que hablan de situaciones que ya pasaron, no de la estrategia del mañana.
El coste
Cuando los equipos de RR. HH. se basan solo en la intuición, a la dirección le cuesta integrar su perspectiva en decisiones clave. Esto crea una brecha de credibilidad que hace que el departamento se vea relegado a una función reactiva en vez de tener un papel estratégico.
Cuando puedes presentar a la dirección datos que confirman tu intuición sobre problemas relacionados con la retención, el compromiso de los empleados o lagunas de competencias, RR. HH. deja de ser un área de soporte y se convierte en una fuerza estratégica.
Cuando la dirección me pide cifras actualizadas sobre el crecimiento de la empresa o métricas sobre diversidad, tengo toda la información necesaria con tan solo un clic.
— Anna Gullstrand, Chief People & Culture Officer at Mentimeter
Demostrar el retorno de la inversión en RR. HH.
La realidad
A los directores financieros y a la dirección hay algo que les importa por encima de todo: que las acciones tengan un impacto tangible en el crecimiento del negocio. Por eso, cuando RR. HH. puede demostrar que aporta un valor estratégico para la empresa, todo cambia.
¿Qué supone esto para los responsables financieros?
13%
Ahorro del 13 % en costes globales de RR. H. = reducción presupuestaria medible.
44%
Reducción del 44 % en costes gracias a la prevención de errores = impacto directo en los resultados.
50%
Reducción del 50 % en la repetición de nóminas = mayor eficiencia operativa.
Marcos normativos integrados = mitigación del riesgo.
19%
El 19 % reporta una mejora en la productividad de los empleados = más rendimiento.
50%
El 50 % afirma que el tiempo para generar valor tras el onboarding se ha reducido = agilizando el retorno de la inversión en contrataciones.
¿Y para los equipos directivos?
Mejores resultados generales cuando los empleados disponen de los recursos necesarios para dar lo mejor de sí mismos.
39%
Un 39 % de mejora en la productividad de RR. HH. = asignación estratégica de recursos.
Recupera tu jornada laboral
La realidad
El equipo de RR. HH. está desbordado con tareas administrativas. Entre las consultas sobre nóminas, los cambios normativos y pedir aprobaciones constantemente, apenas queda tiempo para pensar de forma estratégica y mucho menos para actuar en consecuencia. Estás dedicando tiempo a tareas que podrían automatizarse y mientras se pierden oportunidades para reducir la rotación y mejorar el rendimiento.
El coste
Cuando los equipos de RR. HH. están atrapados en tareas administrativas, no pueden centrarse en iniciativas que tengan un impacto de verdad en el negocio. Mientras tanto, la experiencia de los empleados se resiente, la retención disminuye y la dirección empieza a cuestionar el valor del departamento.
Lo que han logrado nuestros clientes
30%
Un 30 % menos de tiempo dedicado a la gestión de nóminas
28%
Un 28 % más de eficiencia en contratación y reclutamiento
30%
Un 30 % menos de tiempo invertido en la gestión de compensaciones y ventajas
20%
Un 20 % más de eficiencia en el diseño organizativo y la gestión de puestos
16%
Un 16 % de mejora en la productividad durante el onboarding y el desarrollo
El impacto estratégico
Si pudieras recuperar 16 horas por semana y por miembro del equipo 2, ¿qué podríais lograr? Nuestros clientes nos cuentan que por fin pueden centrarse en el desarrollo de sus empleados, en mejorar la experiencia del empleado y en tomar decisiones basadas en datos, así como en iniciativas estratégicas que captan la atención de la dirección.
Imagina reducir drásticamente la carga de trabajo, con procesos automatizados por completo y un análisis de datos exhaustivo. ¿Qué harías con todo ese tiempo extra?
2Cálculo redondeado al número entero más cercano basado en una semana laboral de 40 horas y un incremento medio del 39 % en la productividad de RR. HH. según los encuestados.
Personio hace que las tareas administrativas lleven mucho menos tiempo, lo que nos permite centrarnos en iniciativas más estratégicas. Es muy intuitivo para todos los departamentos haciendo que las tareas sean más sencillas y transparentes para los empleados.
— Thalia Christopoulou, responsable sénior de RR. HH. y operaciones, SEO London
Reducción de los riesgos de cumplimiento
La realidad
Las empresas europeas se enfrentan a un entramado cada vez más complejo de requisitos normativos: desde el RGPD hasta normativas locales. Un solo error puede acarrear sanciones importantes, mientras que el esfuerzo administrativo para mantener el cumplimiento normativo consume valiosos recursos.
El coste
Los fallos en el cumplimiento normativo cuestan miles de millones cada año a las empresas europeas (sólo las multas por el RGPD sumaron 1200 millones de euros en 2024), y el miedo a incumplir la legislación frena muchas veces la toma de decisiones y la innovación en RR. HH.
63%
El 63 % considera mucho más sencillo cumplir con normativas como el RGPD, el registro de la jornada y los canales de denuncia.
44%
El 44 % afirma haber reducido costes al evitar errores y fallos que representan un elevado coste.
38%
El 38 % ha reducido la necesidad de rehacer las nóminas al hacerlas bien desde el principio.
69%
El 69 % se siente más seguro en cuanto a la protección de datos en un momento en el que las amenazas digitales crecen.
Para el departamento financiero esto supone una estrategia sólida de prevención de riesgos. Las funcionalidades diseñadas expresamente para el cumplimiento normativo y las automatizaciones reducen riesgos en cada fase de RR. HH., permitiendo hacer seguimiento y documentar cada etapa para responder ante cualquier auditoría.
Mejora de la retención y el onboarding
La realidad
El cambio demográfico en Europa está generando retos laborales sin precedentes. Con una población envejecida y menos jóvenes accediendo al mercado, la competencia por el talento se ha intensificado. Los métodos tradicionales de reclutamiento ya no funcionan y el problema de la retención de personal se ha vuelto más crítico que nunca.
El coste
La escasez de mano de obra ya está afectando a la productividad y el crecimiento de muchas empresas en Europa. Esto supone un reto estructural para la economía y para el mercado laboral.
50%
El 50 % afirma que el tiempo hasta obtener resultados tras el onboarding se ha reducido gracias a una contratación más eficaz.
17%
El 17 % ha experimentado un onboarding más rápido con procesos que garantizan una incorporación positiva.
9%
Un aumento del 9 % en la retención de los empleados: un pequeño porcentaje que implica un gran ahorro de costes.
37%
El 37 % de los encuestados ha observado una mejora en los niveles de satisfacción de los empleados, lo que contribuye a crear entornos de trabajo en los que la gente quiere quedarse.
La ventaja de un onboarding eficaz
En un mercado tan competitivo por el talento, las primeras impresiones cuentan más que nunca. Cuando el 82 % de los clientes afirma que los empleados pueden solicitar vacaciones con mayor facilidad, y el 65 % dice que acceder a la información de la nómina es mucho más sencillo, está claro que Personio ofrece una experiencia sin fricciones que genera confianza y compromiso desde el primer día.
El efecto multiplicador de la retención
sustituir a un empleado puede costar entre un 50 % y un 200 % de su salario anual, así que incluso las pequeñas mejoras en la retención tienen un gran retorno de la inversión. Una mejora del 9 % en la retención en una empresa de 100 personas puede suponer un ahorro anual de entre 33 750 y 135 000 €.3
3Suponiendo un salario medio de 50 000 € y una rotación base del 15 %.
Apoyar la intuición de RR. HH. con datos
La realidad
El departamento de RR. HH. suele percibir cuándo algo no va bien en la organización. El reto consiste en transformar esa intuición en datos en los que la dirección pueda confiar y sobre los que esté dispuesta a actuar.
La brecha de confianza
A menudo, nuestros clientes afirman que no saben ni por dónde empezar a trabajar con los datos. Sin embargo, cuando disponen de informes preconfigurados, paneles de control de métricas y datos fiables, pueden tomar decisiones con confianza y acceder a una nueva dimensión de habilidades en RR. HH.
El cambio
Los equipos de RR. HH. más eficaces no solo recopilan más datos, sino que combinan su intuición con información fiable. Están dejando atrás el enfoque reactivo para pasar a resolver problemas de forma predictiva, con herramientas que hacen que los datos sean accesibles y no abrumadores. Así, conectan lo que perciben con lo que pueden demostrar.
60%
El 60 % afirma que su toma de decisiones mejora cuando tiene acceso a los datos adecuados.
47%
El 47 % asegura que toma decisiones mucho más rápido cuando tiene la información a su alcance.
63%
El 63 % dedica mucho menos tiempo a generar informes, lo que le permite pensar más y buscar menos.
La ventaja competitiva
En un entorno empresarial cada vez más incierto, las organizaciones que pueden tomar decisiones rápidas y precisas sobre su personal tienen una clara ventaja para atraer y retener al talento.
Y con tu propio asistente de IA personal, puedes profundizar en los datos y hacerte las preguntas adecuadas para anticiparte y actuar con impacto, con total confianza.
Siempre tengo Personio abierto. Si me llama algún empleado o tengo una reunión, consulto antes los datos o los borradores de informes en Personio. Lo utilizo desde que empieza el día hasta que termina
— Kristin Brandt, responsable de personal y cultura en Lush
Escalar la eficacia de RR. HH. en empresas de cualquier tamaño
Tanto si eres una startup de 50 personas como una como una empresa en expansión de 500, los retos cambian, pero la necesidad de contar con RR. HH. inteligentes se mantiene. La ventaja no está en tener más presupuesto, sino en tener un enfoque más ágil.
Para pequeñas empresas (<50 empleados)
Para medianas empresas (51-200 empleados)
Para empresas en crecimiento (201-5000+ empleados)
Para empresas globales con más de 5 entidades legales
El factor de la escalabilidad
El 59 % de los encuestados considera que sus workflows de RR. HH. son más escalables a medida que cambian las necesidades del negocio. En un entorno donde el cambio es constante, ya sea un recorte, una adquisición o un cambio de rumbo, contar con sistemas de RR. HH. adaptables permite avanzar al ritmo de la empresa.
Trabajé con otros sistemas de gestión de RR. HH. y recuerdo lo complicado que era implementarlos, configurarlos y trabajar con ellos internamente. Nuestra prioridad era encontrar una solución que se adaptara a nosotros y no al revés. En este sentido, Personio encajó a la perfección
— Julie Gajudo, gestión del talento en Polaroid
Digitalización de los procesos
Dar el salto de procesos manuales a una automatización inteligente puede parecer abrumador. Sin embargo, las organizaciones que se atreven a dar ese paso no solo ahorran tiempo: transforman por completo cómo opera el departamento de RR. HH. y cómo se percibe su valor.
la productividad de RR. HH.
de ahorro en costes generales
de mejora en la satisfacción de los empleados
indica que sus workflows son ahora más escalables
señala mejores decisiones en RR. HH.
informa que no tiene que rehacer tantas tareas de RR. HH.
afirma que las contrataciones alcanzan su rendimiento óptimo en menos tiempo
afirma que el onboarding aporta valor en menos tiempo
El cambio de mentalidad
Esta transformación va más allá de la eficiencia operativa. Implica un cambio en cómo la organización concibe la gestión del personal: de una administración reactiva a una estrategia proactiva.
63%
El 63 % afirma sentirse más satisfecho en su rol
62%
El 62 % siente mayor motivación y disfruta más del trabajo
45%
El 45 % afirma tener más confianza para alcanzar los objetivos estratégicos
Antes de usar Personio gestionábamos todos los datos de los empleados y las nóminas con hojas de cálculo. Ahora tenemos todo almacenado de forma centralizada y segura en Personio, con historial completo y trazabilidad. Y ya no necesitamos Excels para nada.
— Niamh Kenny, responsable de operaciones de RR. HH., Premier Lotteries Ireland
¿Por qué es importante?
Personio no trata solo de ahorrar tiempo o reducir costes. Se trata de permitir que el departamento de RR. HH. haga su trabajo de la mejor forma posible: que lidere con seguridad y demuestre a toda la organización que merece estar donde se toman las decisiones.
En un mundo en el que:
- La escasez de talento en Europa alcanza niveles críticos
- La complejidad normativa no deja de aumentar
- Las expectativas de los empleados son más altas que nunca
- La incertidumbre económica exige agilidad
- La IA y los cambios demográficos están redefiniendo el trabajo
…las organizaciones que prosperarán serán aquellas cuyos RR. HH. estén preparados para afrontar estos retos con inteligencia y visión estratégica.
Nuestros clientes tienen las herramientas necesarias para conseguirlo. Ya no se ahogan en tareas administrativas: lideran la estrategia. No solo gestionan procesos: están moldeando la cultura empresarial.
La tecnología ya está disponible. Los datos son claros. Lo que ocurra a partir de ahora depende de ti.
Descubre la gestión de RR. HH. inteligente. Nuestro equipo está aquí para ayudarte.
Un departamento de RR. HH. inteligente está automatizado, es adaptable y cuenta con capacidad de análisis. Descubre por qué más de 15.000 organizaciones en Europa y el Reino Unido confían en Personio para gestionar su personal.