Sencillez y eficacia: Orderbird vuela alto con Personio

Hace un año, ​​​Orderbird decidió contratar un nuevo sistema de reclutamiento para gestionar el rápido crecimiento que estaba experimentando su plantilla. La empresa se debatía entre Softgarden o una herramienta freemium que, alcanzado un cierto tamaño, pasaba a ser de pago. Personio no solo permite gestionar la selección de personal, sino que también combina en una única solución todas las funciones de un software de gestión de RR. HH.​.

Al crecer, Orderbird se convirtió en una empresa cada vez más compleja y tuvimos que buscar una solución para hacer frente a la situación. ¿El objetivo? Trabajar de manera eficiente, minimizar costes y reducir la carga administrativa. Intentar abarcarlo todo con distintas herramientas implicaba trabajar con diferentes sistemas de software que, por un lado, habrían aumentado los costes y, por otro, habrían generado problemas de integración. Los costes fueron el principal motivo por el que descartamos un gran número de sistemas. En comparación, Personio demostró ser, sin lugar a dudas, la opción más económica.​

Cuando una empresa crece, también aumenta la cantidad de tareas a las que debe hacer frente. Para Orderbird esto suponía un gran problema, ya que la mayoría de las soluciones disponibles superaban con creces el presupuesto del que disponían. Las soluciones de otros proveedores más baratos quedaron descartadas desde el principio, porque se trataba de plataformas cuyo compromiso con la protección de datos personales era cuestionable. Orderbird tenía la información organizada en varias tablas de Excel diferentes. Todo ello generaba confusión y a menudo se perdía mucho tiempo contrastando la información. Esta problemática también se reflejaba en la comunicación. Tener tantas tablas implicaba tener que pasar mucho tiempo clasificando los datos. Un proceso de lo más tedioso e ineficiente.

Los procesos de selección suelen implicar a varias personas y los canales de información en Orderbird eran largos e ineficaces, lo que dificultaba el trabajo. Podía pasar mucho tiempo hasta que todos los gerentes de RR. HH. y todas las personas implicadas en la contratación recibiesen los documentos de las solicitudes de empleo y se recopilase el feedback correspondiente. La comunicación se hacía principalmente por correo electrónico y lo único que se conseguía con ello era retrasar las decisiones y relegar a un segundo plano el trabajo propiamente dicho.

A su vez, esto ralentizaba los procesos de contratación y dificultaba la valoración efectiva del rendimiento de los canales de reclutamiento. En resumen: el proceso de selección resultaba muy poco eficiente y dejaba buena parte del potencial sin explotar. Esta falta de eficacia en la comunicación nos llevó incluso a perder candidatos.

Con la solución integral de Personio, Orderbird logró gestionar su crecimiento como empresa sin tener que exceder su presupuesto y sin correr el riesgo de incumplir la normativa alemana de protección de datos. Durante los últimos doce meses, Personio ha publicado muchas funcionalidades nuevas y actualizaciones destinadas a facilitar todavía más el trabajo de RR. HH. para poder hacer frente a cualquier fase de crecimiento.

La clave es emplear una herramienta que almacene y gestione todos los datos relevantes de los empleados con el fin de ahorrar tiempo en pasos intermedios innecesarios. Ya no es necesario transferir los datos de un lado a otro porque se trata de un sistema automatizado que ofrece una mayor coherencia.

Cabe señalar que el departamento de RR. HH. no es el único que se beneficia de las ventajas de Personio, sino también los nuevos empleados. La existencia de un proceso de onboarding uniforme y estructurado es la mejor manera de dar la bienvenida a un trabajador y ayudarle a familiarizarse rápidamente con su entorno de trabajo. Además, los empleados tienen la posibilidad de editar directamente sus datos personales, lo que ahorra tiempo y facilita el trabajo diario de los equipos de RR. HH..

A la hora de contratar a un nuevo empleado, los distintos niveles y departamentos implicados pueden dar feedback sobre el CV o las entrevistas de los candidatos. Asimismo, el sistema de Personio permite involucrar a varios miembros de un equipo, para que todos juntos decidan si un candidato encaja o no. Se trata de una estructura comunicativa muy bien pensada que también se puede extrapolar a la comunicación con el candidato, ya que Personio ofrece una función de correo electrónico centralizada que garantiza una comunicación fluida. De esta manera, se puede reaccionar rápidamente ante cualquier cambio que se produzca durante el proceso.

Por lo que respecta al Employer Branding, Orderbird también tiene flexibilidad absoluta. Un ejemplo de ello es la página de carrera personalizada que pudimos integrar sin problemas con el software de Personio. ¿El resultado? A los candidatos les basta con un par de clics para presentar su candidatura y la empresa recibe directamente toda la información pertinente.

El período de implementación de Personio es muy corto, por lo que también supone un plus. La preparación y migración de los datos a Personio apenas llevó tiempo. Completados estos pasos, el sistema ya estaba listo para su uso. Además, como su diseño es muy intuitivo, los empleados se familiarizaron rápidamente con las distintas funciones.

Gracias a este sistema, el proceso de selección pasó a ser más claro y transparente para todos los empleados. Además, pudimos identificar los canales más eficientes y de esta forma orientar mejor la búsqueda de nuevos candidatos. Personio también garantiza la seguridad de los datos gracias a su sistema de asignación de derechos y roles capaz de responder a la complejidad de las jerarquías existentes dentro de una empresa. Así, cada empleado puede tener acceso a distintas funciones.