Reuniones kick off (kick off meeting): cómo usarlas para beneficio de la empresa

Kick off es un término inglés que, de acuerdo con el diccionario, designa el inicio de una nueva actividad.

En el mundo de los negocios, el término se utiliza para definir las reuniones de presentación de proyectos/productos e involucración de personal. Es una reunión de primer contacto con algo nuevo.

Una reunión kick off implica la participación de varias personas o departamentos para un determinado fin. Puede ser la presentación de un nuevo producto, servicio, proyecto o un beneficio que va a favorecer a la empresa al ser adoptado por todos los involucrados en cuestión. Es una herramienta que los líderes de un proyecto pueden emplear para favorecer la gestión de equipos.

Solo hay una regla respecto de los profesionales que deben participar en una reunión kick off. La regla es que son bienvenidos todos los que van a formar parte del desarrollo de lo que se presente en el momento del kick off y que pueden contribuir a su éxito con su actuación o sugerencias.

El kick off funciona como una especie de unión que conecta a los involucrados y les permiten trabajar de manera más cercana. Da lugar a que el personal se informe sobre un asunto y, también, les ofrece la oportunidad de participar activamente.

Por lo tanto, es importante invitar a todos los que puedan contribuir a este proceso: equipos, proveedores y clientes. Obviamente, no todos los temas requieren la participación de muchas personas o departamentos.

Una reunión kick off puede contar con la participación únicamente de dos personas, pero no tiene un límite de participantes. Por supuesto es necesario que se revise la viabilidad, el provecho y la necesidad para determinar quiénes participarán.

Si se reunirán distintos equipos, es recomendable que el número de participantes de cada equipo no sea demasiado desigual. Es importante mantener un equilibrio a fin de evitar intimidaciones.

Ni el número de gente ni la complejidad del tema determinan la necesidad de realizar una reunión kick off.

Puesto que dos personas ya son suficientes para hacer una reunión kick off (dependiendo del proyecto en cuestión), casi todo en el mundo de los negocios requiere este tipo de reunión para realizar un alineamiento de equipo y proyecto.

En una reunión kick off se va a presentar el proyecto, reunir a las personas interesadas y discutir los puntos principales con el objetivo de alinear el proyecto con el equipo que participará en él.

Esto permitirá obtener una mejor visión de la idea, ya que los participantes tendrán la oportunidad de participar en el proceso mediante contribuciones pertinentes a cada área de actuación.

Es muy importante al organizar la reunión tener a mano el cronograma del proyecto y una presentación objetiva. Los puntos principales deben responder a las preguntas básicas: qué, cómo, cuándo, dónde y por qué.

Dar muchos detalles en esta etapa es perjudicial, ya que puede confundir a los involucrados o intimidarlos. Esto puede afectar negativamente su participación.

Es necesario tener en cuenta que la propuesta necesita estar adaptada a las tendencias del mercado y debe ser de interés para los invitados. Para fundamentar eso, es crucial poder presentar datos y números que justifiquen por qué se apuesta a tal iniciativa.

Lo más importante es que todo sea planificado y presentado de manera objetiva, de modo que la propuesta, el desarrollo y las metas sean claros para todos los involucrados.

El kick off es de utilidad en cualquier departamento de la empresa. Basta tener un proyecto nuevo para compartir con alguien para organizar este tipo de reunión.

Además, el kick off, aparte de útil, es recomendable tanto en el ámbito externo como interno. Por ejemplo, un fabricante puede convocar a su red de distribución para presentar nuevos productos, o una empresa puede organizar un kick off para tratar asuntos relacionados con las nuevas medidas adoptadas por la firma.

Como todo en la vida, el kick off exige un proceso. La metodología es algo crucial para garantizar el éxito. Por lo tanto, nunca se debe organizar una reunión sin una planificación previa.

Organizar la reunión paso a paso es importante para aprovechar al máximo esta iniciativa. Es recomendable seguir este proceso:

• Elige a las personas que asistirán a la reunión.

• Define fecha y lugar con anterioridad que sean convenientes para todos los participantes. Eso garantizará que los involucrados tengan tiempo para organizarse y asistan a la reunión.

• Asegúrate de que todos los equipos necesarios para la reunión funcionen perfectamente y de que todos los recursos audiovisuales sean claros y cubran los puntos principales de la presentación.

• Presenta una agenda de antemano para que los participantes estén informados del tema y sepan cómo será y puedan seguir el cronograma de la reunión.

• Alinea la presentación entre los integrantes que están en la organización del proyecto.

• Presenta el proyecto de forma clara y objetiva, tratando los puntos principales, el desarrollo del proyecto y sus objetivos. Define las responsabilidades de los involucrados y promueve la participación de todos.

• Asegúrate de presentar listadas las conclusiones al cerrar la reunión.

• Levanta un acta al final de la reunión. El acta servirá de documento de registro de los acuerdos, conclusiones, objetivos y de los participantes, con sus respectivas responsabilidades. Es recomendable compartir el acta con todos los implicados.

La reunión kick off es un primer paso consciente para empezar cualquier cosa. Esta permite que:

• El liderazgo se fortalezca frente a un equipo de trabajo.

• Haya integración y motivación de los involucrados, lo que repercutirá en mejorar el clima laboral.

• El proyecto, los equipos y las expectativas estén alineados, esto favorece el trabajo en equipo.

• Todos conozcan las cualificaciones de los demás.

• Se compartan puntos de vista, lo cual favorecerá los ajustes del proyecto.

• El proyecto se desarrolle con más control y seguimiento, lo que reduce las probabilidades de errores.

Una reunión kick off bien planificada y presentada no tiene por qué implicar desventajas para ninguna de las partes. Tras finalizar la reunión, todos estarán informados, conscientes, involucrados y motivados para lograr el objetivo propuesto.

Una reunión kick off exitosa es el resultado de una buena planificación y de una buena ejecución del proceso. El kick off es un inicio de proyecto con el pie derecho en el mundo de los negocios.

Todas las veces que hay un nuevo proyecto para compartir.

La persona o personas que lideran el proyecto en cuestión.

Las preguntas básicas que deben responderse son cómo, qué, cuándo, dónde y por qué se  plantea el proyecto.