Recursos Humanos visionarios para la misión

Cuando el equipo de personal de Aktion Mensch empezó a buscar un nuevo software de Recursos Humanos, tenía la vista puesta en el crecimiento: Su nueva solución debía ayudar al equipo a contratar eficazmente a los empleados adecuados que compartieran su visión global.

Después de estudiar varias opciones, Personio destacó entre el resto. El equipo lo vio como una plataforma integral que además salía adelante gracias a sus condiciones especiales específicamente adaptadas a las necesidades de las organizaciones sin ánimo de lucro.

"Por un lado, desde la perspectiva de Recursos Humanos, queríamos una herramienta más completa para agilizar y digitalizar el trabajo de Recursos Humanos. Por otro, queríamos que nuestros empleados dispusieran por fin de un sistema fácil de usar e intuitivo para reforzar la idea del autoservicio y aliviar así al mismo tiempo a Recursos Humanos", explica Carolin Nierhoff, responsable de Recursos Humanos.

Jan añade: "Durante el proceso de selección, nos dimos cuenta rápidamente de que podíamos alcanzar ambos objetivos con el sistema integral de Personio". Eso significaba un sistema que pudiera reforzar la eficacia tanto de los empleados como de los responsables de Recursos Humanos. Tiempo que es increíblemente valioso. 

"Sobre todo en nuestra labor como organización sin ánimo de lucro, el trabajo rentable es enormemente importante. Significa que más dinero puede fluir directamente a nuestros proyectos sociales. Y ese es nuestro propósito rector: lograr algo significativo e impulsar la inclusión en nuestra sociedad", señala Carolin.

hablar directamente con sus clientes. "Nosotros también nos beneficiamos de ello. El mundo está en constante cambio y los sistemas y las empresas tienen que ser capaces de evolucionar con él", apunta Carolin. "Eso es precisamente lo que hace Personio, lo que refuerza la confianza con nosotros como clientes... porque nuestra opinión se toma en serio". 

Tras decidirnos por Personio, el proceso de implantación comenzó de inmediato. En general, todo fue como la seda y se terminó en sólo ocho semanas. El equipo de personal de Aktion Mensch ofreció una comunicación transparente y apoyo desde el principio, ayudando a desplegar su nuevo software de Recursos Humanos tanto a los empleados como a los directivos. 

Carolin resume los comentarios de los empleados en una palabra: "Fantástico". Junto con el nuevo sistema, Aktion Mensch también experimentó un cambio completo en su forma de controlar el tiempo. En lugar de utilizar tarjetas físicas, ahora los empleados registran ellos mismos sus tiempos con Personio. 

"Los directivos no tienen que preocuparse porque se confía en que los empleados controlen su propio tiempo. Con este acto de fe, hicimos el sistema muy atractivo para todos los implicados desde el principio", subraya Jan.

Desde 2021, el ritmo de contratación en Aktion Mensch ha aumentado considerablemente. Su equipo ha estado publicando vacantes directamente a través de Personio, utilizando al mismo tiempo la función de publicación múltiple del sistema para difundirlas inmediatamente en diferentes portales de empleo y redes sociales. 

"Internamente, ahora somos muy rápidos", apunta Jan. "Todos los implicados en el proceso pueden participar directamente, y la información sobre los candidatos está disponible para todos en todo momento. Lo controlamos mediante el sistema de derechos de responsabilidades.  Y tenemos toda la documentación almacenada en un solo lugar". 

"El volumen de correo se ha reducido drásticamente y, gracias a la firma electrónica, nadie tiene que correr a buscar a un compañero con un contrato de trabajo para que lo firme", afirma Carolin. Como resultado, las decisiones de contratación pueden tomarse más rápidamente y el tiempo que se tarda en cubrir un puesto se ha reducido de manera significativa.

Hoy en día, el equipo de personal invierte el tiempo ganado con Personio en desarrollar e impulsar temas innovadores como la filosofía empresarial y la promoción de identidad corporativa, así como los últimos procesos de contratación. 

La digitalización de todos sus archivos de personal está en la agenda, al igual que un chatbot para cualquier pregunta de Recursos Humanos. "Hoy podemos posicionarnos como una compañía verdaderamente inclusiva y reflejar nuestra visión en nuestra propia empresa: Queremos ser pioneros y recibir aún más solicitudes de personas con discapacidad", explica Carolin. 

¿Y los empleados? Los miembros del equipo de Aktion Mensch mantienen ellos mismos sus datos en el sistema y también registran las horas de trabajo y las ausencias. También pueden acceder a sus nóminas. El trabajo a distancia se solicita en Personio, donde también es procesado y aprobado por los gestores. También se hace un seguimiento de todas las normativas internas en el sistema. 

Tras casi dos años de trabajo diario con Personio, los procesos de Recursos Humanos de Aktion Mensch están preparados para el futuro. ¿Comunicación fluida? Totalmente ¿Flujos de información acelerados? Sin duda alguna. ¿Autoservicio intuitivo para empleados? Definitivamente Su visión es cada día más clara.