Tipos de gastos en una empresa: ¿cuáles son los principales?

Los gastos empresariales o de una organización son todos aquellos desembolsos de dinero que tienen como fin permitir que la empresa lleve a cabo sus operaciones comerciales y operativas de manera adecuada. Dentro de ellos existen diferentes tipos según las necesidades y operaciones de la empresa para permitir su funcionamiento.

Algunos ejemplos comunes de gastos empresariales son gastos de personal, de suministro, de alquiler, de servicios públicos, financieros, administrativos, etc.

Existen diferentes denominaciones de los gastos empresariales. A continuación, nombraremos las formas típicas de definirlos. Sin embargo, cada organización toma las denominaciones que le parezcan pertinentes según sus operaciones. Incluso muchas tipologías que enumeraremos en este apartado pueden referirse a los mismos tipos de gastos. Hemos decidido nombrarlas porque queremos que conozcas todas las formas de referirse a este tipo de desembolsos de dinero. 

Son aquellos gastos que la empresa debe pagar independientemente del nivel de actividad, como el alquiler del local, servicios básicos, seguros, impuestos, etc. Son gastos necesarios para mantener la operación del negocio.

Estos gastos son diferentes según la actividad empresarial. Algunos ejemplos son los gastos en materiales y suministros, logística y transporte, mantenimiento de maquinaria, viajes y desplazamientos, marketing y publicidad, etc. Aumentan o disminuyen según la producción y ventas.

Este tipo de gastos se relacionan con la producción o prestación de servicios de la empresa, es decir, son aquellos vinculados con materias prima o mano de obra. A mayor volumen de producción, mayores serán estos gastos.

Los gastos indirectos no están relacionados con la producción o prestación de servicios en sí, sino que son aquellos que tienen que ver con el funcionamiento de la empresa para que pueda llevar a cabo sus operaciones. Los gastos más frecuentes que suelen denominar indirectos son el alquiler de las oficinas, servicios públicos, salarios de personal administrativo, etc.

Al igual que los gastos directos, este tipo de gasto se relaciona directamente con la producción de la empresa. En empresas que no prestan servicios y solo se dedican a la producción, se suele denominar a este gasto como “gasto de producción” en vez de “gasto directo”.

Estos gastos se refieren a todas las acciones necesarias para lograr la distribución y entrega de los productos, pasando por todo el proceso logístico necesario para ello.

Este tipo de gastos se asocian con todas las acciones comerciales destinadas a vender el producto o servicio, desde la publicidad al posicionamiento y la venta como tal.

Los costes de administración son básicos y necesarios en cualquier tipo de empresa, ya sea prestadora de servicio o productora. Los gastos más comunes dentro de esta tipología son de papelería, Internet, mobiliario de oficina, etc.

Algunas empresas pueden clasificar a aquellas actividades contables y financieras dentro de esta tipología. Las actividades más frecuentes son pago de impuestos, generación de intereses, créditos y préstamos, entre otras.

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Gestionar gastos en las empresas puede ser complicado. Algunos desafíos más comunes son poder controlar los costes, cumplir con las normativas, gestión de flujo de efectivo, integración de sistemas de tecnología y la negociación con proveedores.

Mantener un control preciso de los costes puede ser un desafío, especialmente en empresas con múltiples departamentos o unidades de negocio. La falta de seguimiento adecuado puede llevar a gastos excesivos o imprevistos, lo que afecta la rentabilidad y la salud financiera de la empresa.

Cumplir con las regulaciones fiscales y normativas relacionadas con los gastos empresariales puede ser complicado. Las leyes fiscales cambian con frecuencia y pueden variar según la ubicación geográfica y el tipo de empresa, lo que requiere una atención constante para evitar multas o sanciones derivadas del compliance.

Administrar el flujo de efectivo es crucial para garantizar la estabilidad financiera de la empresa. Los desafíos pueden surgir al tratar de equilibrar los pagos a proveedores, el mantenimiento de inventarios y otros gastos operativos con los ingresos generados por las ventas.

La gestión eficiente de gastos a menudo requiere la integración de sistemas y tecnologías de contabilidad, gestión de gastos y RR. HH. La implementación y el mantenimiento de estas soluciones pueden ser desafiantes, especialmente para empresas con recursos limitados o sistemas heredados obsoletos.

Negociar términos favorables con proveedores puede ser un desafío, especialmente en mercados competitivos o en situaciones de escasez de recursos. La capacidad para obtener precios competitivos y condiciones de pago flexibles puede afectar directamente la rentabilidad y la liquidez de la empresa.

Existen varias formas de gestionar los diferentes gastos de una empresa y el mejor enfoque depende de varios factores, como el tamaño de la empresa, su estructura organizativa, su industria y sus objetivos financieros. Te explicamos las formas más comunes para comenzar a registrar los diferentes gastos.

El presupuesto basado en actividades asigna recursos en función de las actividades específicas necesarias para lograr los objetivos empresariales. Se centra en identificar y asignar costes a las actividades que generan valor.

 El presupuesto base cero implica iniciar cada periodo presupuestario desde cero, lo que significa que todas las partidas presupuestarias deben justificarse nuevamente, independientemente de los presupuestos anteriores.

La gestión de costos por procesos se centra en identificar y optimizar los costes asociados con cada proceso empresarial específico. Clasifica cada tipo de coste a lo largo de toda la matriz productiva o de prestación de servicios.

Utilizar un software especializado de gestión de gastos para automatizar procesos como la presentación de informes de gastos, la gestión de facturas y la reconciliación de cuentas.

La mejor forma de gestionar los gastos de una empresa depende de sus necesidades específicas y de su capacidad para implementar y mantener cada enfoque. En muchos casos, una combinación de varias estrategias puede ser más efectiva para lograr un control financiero sólido y una gestión eficiente de los recursos.

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El software de Personio ofrece varias ventajas significativas en la gestión de gastos empresariales. Integra datos, lo cual proporciona una visión completa y coherente de la situación financiera de la empresa. De esta manera, facilita la planificación presupuestaria y la toma de decisiones informadas.

Además, Personio ofrece acceso remoto desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, lo que permite a los empleados enviar y gestionar sus gastos fácilmente, incluso cuando están fuera de la oficina. Y ofrece herramientas avanzadas de generación de informes y análisis, que permiten a los responsables financieros supervisar y analizar los gastos de la empresa en tiempo real.

Los gastos fijos son aquellos que permanecen constantes más allá del nivel de actividad de la empresa, como alquiler, salarios, seguros, etc. Los gastos variables fluctúan en función del nivel de actividad, como materiales, mano de obra adicional y costes de producción.

Se pueden reducir los gastos generales mediante la optimización de procesos, la negociación con proveedores, la implementación de tecnología para aumentar la eficiencia y el control del presupuesto, ... Es por ello que recomendamos identificar áreas de gastos innecesarios o excesivos y buscar alternativas más económicas sin comprometer la calidad de los productos o servicios ofrecidos.

Clasificar correctamente los gastos es importante porque proporciona una visión clara de dónde se está gastando el dinero de la empresa, ayuda a identificar áreas de oportunidad para reducir costes, facilita la toma de decisiones financieras informadas y contribuye a mantener la salud financiera y la rentabilidad del negocio.