Rotación de personal: sus causas y cómo calcularla

La rotación de personal, también conocida como fluctuación laboral, es un proceso en el que un trabajador deja su puesto y este debe ser ocupado por otro trabajador. Se considera rotación de personal cualquier salida, entrada o cambio de puesto de un empleado.

Cuando se prescinde  de un trabajador debido a su mal desempeño, violación de políticas internas o reglamentos de trabajo u otras causas, nos encontramos ante una rotación involuntaria. El empleado no eligió abandonar la organización, pero sus tareas no cumplieron con los estándares de la compañía y, por lo tanto, se ha procedido a su despid como resultado de una amonestación laboral.

Si el trabajador decide abandonar la compañía motu proprio, se trata de un tipo de rotación voluntaria. Existen múltiples razones por las cuales un empleado puede tomar esta decisión, entre ellas recibir una oferta laboral mejor, encontrarse en un ambiente laboral estresante, objetivos y tareas difusas, problemas de salud o incluso por motivos personales. Este tipo de rotación también es conocida como rotación natural.

Este tipo de rotación sucede cuando  los trabajadores cambian de puesto dentro de la misma organización debido a la adquisición de nuevas habilidades o ascenso en la posición dentro del departamento en el que desempeñan sus tareas. 

Las empresas pueden desear la rotación de ciertos trabajadores que no resulten productivos, sean problemáticos o tengan una actitud negativa. Los costes de mantener en su puesto habitual a este tipo de empleados son altos, no solo en términos económicos, sino también incide en otros recursos valiosos como el tiempo, la productividad e incluso el resto del equipo de trabajo. Esto puede suceder con trabajadores con un alto nivel de presentismo laboral o absentismo, o a los que hacen una renuncia silenciosa (quiet quitting) por ejemplo.

Otro caso de rotación de personal deseado sucede en organizaciones que tienen un mercado estacional y requieren reducir o incrementar su equipo laboral en ciertos meses.

Cuando ciertos empleados con alto desempeño deciden abandonar sus puestos voluntariamente la empresa se encuentra ante una rotación indeseable. En tal caso, la compañía pierde un talento y deberá buscar un reemplazo que se adecue a la forma de trabajo y cubra las expectativas que dejó el trabajador anterior.

Las empresas sufren rotación indeseable cuando sus empleados deciden marcharse por falta de sintonía con la cultura empresarial, estrés o tras recibir una oferta de empleo que mejora sus condiciones de trabajo y/o cubre sus expectativas laborales.

Cuando un trabajador recibe una oferta con mayor retribución salarial, más flexibilidad, mejores beneficios o que supone un crecimiento en su trayectoria profesional, se produce un caso de rotación de personal voluntaria, si finalmente decide marcharse.

Es por ello que resulta importante que las empresas realicen un seguimiento de sus empleados mediante encuestas de satisfacción y que también lo incorporen en los ciclos de evaluación del desempeño habituales dentro de la compañía. De esta manera, podrán analizar los puestos que ocupan sus empleados, sus habilidades y su desarrollo profesional para evitar que los trabajadores talentosos decidan buscar nuevas oportunidades dentro del mercado y abandonen sus puestos actuales. Esto se puede evitar con una adecuada gestión del talento.

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Cuando los empleados se encuentran ante situaciones estresantes o de excesivo trabajo pueden sentirse abrumados y desmotivados. Además, el estrés excesivo o burnout puede causar serias consecuencias físicas y psicológicas. 

Equilibrar la vida personal del trabajador con su jornada laboral es una técnica beneficiosa para evitar el estrés laboral y las bajas relacionadas con este motivo. 

Crear y mantener una cultura empresarial clara y transmisible a los empleados aumentará su apego y satisfacción. Asimismo, mantener objetivos claros organizará las tareas de los empleados de una manera más eficiente.

También existen circunstancias en las que sencillamente se llega a un acuerdo con el trabajador, como puede ser el caso de una prejubilación.

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Para disminuir la rotación de personal las empresas pueden refinar la estrategia de búsqueda y contratación, perfeccionar el proceso de onboarding y capacitación, brindar oportunidades de desarrollo, conocer la opinión de sus trabajadores u ofrecer programas de reconocimiento y recompensas. En el siguiente apartado detallamos cada uno de estos procesos para que puedas aplicarlos en tu empresa.

Realizar las preguntas clave, orientar el perfil certeramente y mejorar los procesos de entrevista de tu empresa pueden mejorar la retención del personal y disminuir su rotación. Buscar la persona indicada para un puesto de trabajo puede llevar cierto tiempo. Sin embargo, la empresa ahorrará gastos y recursos si encuentra el talento adecuado para cada puesto y si actúa para retenerlo a largo plazo.

Algunas sugerencias que puedes añadir al proceso de selección son: 

• Realizar pruebas de selección para la especialidad del puesto.

• Orientar el perfil lo más detalladamente posible.

• Describir las habilidades necesarias que debe desarrollar el trabajador en ese puesto.

• Efectuar preguntas específicas sobre cómo reaccionaría ante cierta situación que suele ser habitual en el puesto.

Incorporar a los nuevos empleados a la empresa a través de un proceso de onboarding planificado puede disminuir hasta un 20 % el porcentaje de rotación de personal. 

Introducir a los trabajadores al resto del equipo, capacitarlos, realizar un seguimiento diario o semanal, consultar cómo se sienten en sus nuevos puestos y otras técnicas de Recursos Humanos pueden contribuir a que se sientan a gusto dentro de los primeros 45 días laborales en la empresa.

Recibir feedback frecuente de parte de tus trabajadores contribuye a mejorar los procesos dentro de la empresa y reajustar aquellos que generen problemas. También sirve para identificar problemáticas a medio y largo plazo y desarrollar posibles soluciones.

Incluso conocer la opinión, experiencia laboral y comentarios de empleados que han decidido abandonar sus puestos voluntariamente puede resultar beneficioso, ya que brindará razones puntuales por las cuales han decidido irse y ofrecerán sugerencias sobre cómo mejorar los procesos dentro de tu organización. Para esto, puedes implementar entrevistas de salida en tu empresa.

Capacitar y brindar formación a tus empleados, así como permitirles que tomen decisiones dentro de sus puestos y se hagan cargo de su trabajo, ayudará a que se sientan valorados y escuchados.

Implementar programas de recompensas y reconocimientos para los empleados con mayor trayectoria motivará a que las generaciones de trabajadores más recientes se comprometan a largo plazo en sus puestos para alcanzar las metas y fortalecerá el compromiso de los empleados en toda la organización.

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Reportes personalizados

El cálculo matemático se realiza a través de una fórmula respaldada por la Organización Mundial del Trabajo. Los pasos a seguir son:

1. Sumar el número del personal al inicio y al final del período que se quiere calcular y dividirlo entre dos para sacar el promedio. Ahora ya contamos con el promedio del personal en la empresa.

2. Sumar el total de personas que han salido de la empresa durante el período y dividirlo por el promedio del personal en la empresa.

3. Multiplicar por 100 el resultado de la división.

Por ejemplo, supongamos que en la empresa hay 34 personas que trabajan en mayo de 2022 y 60 en el mes de agosto de 2022. El promedio del personal en la empresa se calculará de la siguiente manera:

(34 + 60) / 2 = 47

Luego sumaremos el total de las personas que se han ido de la empresa durante este período: supongamos que han sido 22 personas en total y lo dividimos por el promedio del personal en la empresa, que es 47. La fórmula quedaría de la siguiente manera:

22 / 47 = 0,468

Por último, tomaremos el número obtenido en el paso dos y lo multiplicaremos por 100 para poder expresarlo en porcentaje.

0,468 x 100 = 46,8 %

Es decir, en nuestro ejemplo, la tasa de rotación de personal es del 46.8 %.

La fórmula matemática se define de la siguiente manera: R = S / (( I + F ) / 2 ) x 100

Donde:

R = tasa de rotación S = personal que dejó de la empresa en el período I = personal que había al inicio del período F = personal que había al final del período 

Para determinar si el índice es alto o bajo, se debe pensar en las diferentes características de la empresa. En algunas organizaciones está previsto un índice alto debido a ciertas estrategias de RR. HH. que requieren renovar constantemente el personal de ciertas áreas. En otras ocasiones el índice de rotación de personal suele ser alto dentro de la industria en la que se estableció la empresa, como en el caso de ciertas compañías de ventas minoristas.

De todos modos, el resultado es un útil parámetro. Si el índice de rotación resulta alto para ciertas áreas, puedes considerar qué problemáticas o tareas complicaron los procesos de inserción y retención de los empleados, y así luego, mejorarlas.

La rotación de personal implica costes altos para la empresa. Algunos de ellos son:

• Costes asociados a los procesos de Recursos Humanos: cuando la rotación de personal es alta se incurre en mayores costes económicos, de tiempo y recursos dentro del departamento de R.R. H.H. que tendrá que reclutar y seleccionar nuevo personal con mayor frecuencia. 

• Costes emocionales: la sensación de miedo o inseguridad en los empleados puede crecer si la empresa cuenta con un índice alto de rotación de personal. Por ejemplo, los trabajadores pueden sentir que hay mejores oportunidades en el mercado para ellos y considerar su rol actual como un puesto temporal.

• Costes económicos: la rotación de personal puede llevar a una baja participación de los empleados en los procesos productivos de la compañía y como consecuencia afectará a la producción.

• Costes en la imagen de la empresa: una empresa con una rotación de personal alta e indeseada puede crear una imagen negativa en su marca de empleador. Algunas personas pueden sentir que la empresa no cuida o escucha a sus trabajadores como corresponde.

• Costes de tiempo: el equipo de trabajo deberá adaptarse a nuevos compañeros, formarlos y capacitarlos para que puedan realizar sus tareas correctamente. Estos procesos conllevan cierto tiempo que podría haberse utilizado para realizar otras tareas.

Existen diversas causas por las cuales el proceso de rotación de personal ocurre. Entre ellas se destacan los casos en que trabajadores abandonan sus puestos porque han recibido otra oferta, por incumplimiento de políticas empresariales, por mal desempeño o actitud laboral, porque no han logrado adaptarse a la cultura de la organización, por cambios en el puesto, entre otros.

Para calcular la rotación de personal se utiliza la siguiente fórmula validada por la Organización Mundial del Trabajo: 

Rotación de personal = S / (( I + F ) / 2 ) x 100. 

En esta ecuación ‘R’ es la tasa de rotación; ‘S’, el personal que se separó de la empresa en el periodo; ‘I’, el personal que se tenía al inicio del periodo; y ‘F’, el personal que se tenía al final del periodo.

La rotación de personal constante incrementa los costes de la empresa e impacta sobre los ingresos y rentabilidad. Además, la imagen de la empresa puede verse afectada, se pierden empleados talentosos y aumenta la desmotivación en el resto del equipo.