Circle Economy

De tener cinco sistemas de RR. HH. a poner el foco en el planeta y las personas

Industria: Consultoría

Sobre la empresa: Circle Economy es un equipo internacional formado por más de 60 especialistas de ámbitos como la tecnología de datos, la ecología industrial, los medios digitales, la sociología y la economía. Su objetivo es impulsar una transición circular que genere beneficios medioambientales, económicos y sociales. Se guían por la concepción de un sistema económico que garantice la prosperidad del planeta y de todas las personas.

Circle Economy
Sumi Nair
Sumi Nair

People Experience Manager

Circle Economy Logo
Ruth Harvey
Ruth Harvey

Head of People and Culture

RR. HH. antes de Personio: sistemas y hojas de cálculo difusos

Como organización cuyo espíritu se basa en la protección del planeta mediante el asesoramiento a empresas, ciudades, países e industrias para que sean más circulares, cada segundo es clave  para los empleados de Circle Economy, como  explica Ruth Harvey, responsable de Personal y Cultura.

"El modelo económico actual está superando todos los límites razonables del planeta. Sabemos que alrededor del 93 % de lo que utilizamos como especie se destruye al final de su ciclo de vida. Actualmente, tan solo el 7,2 % de la economía mundial es circular, frente al 9,1 % de hace seis años. Seguimos dependiendo en exceso de materias primas vírgenes, lo que contribuye a la destrucción de la tierra, el mar y el aire”.

Por otro lado, afirma que una economía circular mundial podría reducir en un tercio el uso de materiales, y lograr que , el planeta y las personas disfrutasen de un mundo dos veces más seguro. En definitiva, en Circle Economy necesitaban procesos de RR. HH. ágiles acordes con su visión y misión.

Antes de Personio, el equipo trabajaba con una combinación fragmentada de hojas de cálculo y hasta cinco aplicaciones de RR. HH., sin poder centralizar la información en un solo lugar. El problema no estaba relacionado solo con los datos, sino también con el cansancio derivado del uso de diferentes herramientas. Tal y como explica Ruth, "había demasiada información en hojas de cálculo y todo estaba almacenado en distintos lugares. También teníamos herramientas diferentes para el reclutamiento y las encuestas".

Tener tantos sistemas dispares también afectaba negativamente a los empleados. Según Ruth "había cinco programas diferentes y trabajábamos con ellos todos los días. Era una gestión complicada que nos daba muchos quebraderos de cabeza, tanto a RR. HH. como al resto de empleados. Esta situación suponía un gran problema desde el punto de vista de la experiencia del personal, ya que los empleados no vienen a trabajar para seguir procesos de RR. HH. complicados.

30%
más de productividad
80%
más de eficacia en el reclutamiento
5
minutos para crear una encuesta

Las funcionalidades de reclutamiento y onboarding de Personio son fantásticas. En cuanto contratamos a una persona, solo tengo que añadirla y ya está: se crea su perfil y toda su información está incluida ahí.

RR. HH. con Personio: menos tareas manuales y más conversaciones constructivas

Para el equipo de Circle Economy, las automatizaciones de Personio les ayudan a crear flujos de trabajo que les resultan útilesy así pueden olvidarse de tener que transferir datos manualmente o realizar seguimientos poco efectivos. De este modo, el equipo de RR. HH. tiene más tiempo para centrarse en el desarrollo de su personal. 

Ahora, los datos de los empleados se almacenan en un solo lugar al que ellos tienen acceso. Además,  la productividad global del equipo de RR. HH. ha aumentadoun 30 % gracias a Personio. Esto ha marcado una enorme diferencia, no solo en el departamentode RR. HH., sino en la productividad de los empleados y en los resultados generales.  

"Es importante no montar lo que yo llamo un 'espectáculo' de RR. HH. A los empleados no les gusta distraerse de lo que realmente tienen que hacer", asegura Ruth

Estos son algunos ejemplos de los procesos que Circle Economy ha optimizado gracias a  Personio:

Reclutamiento y onboarding. Gracias a la automatización, el onboarding de Circle Economy es ahora más ágil y se producen menos errores. La experiencia de los nuevos empleados ha mejorado considerablemente. Antes, la empresa contrataba una herramienta independiente ajena a su sistema de RR. HH. Ahora, con Personio el reclutamiento es un 80 % más eficiente. 

"Las funcionalidades de reclutamiento y onboarding son fantásticas. En cuanto contratamos a una persona, solo tengo que añadirla y ya está: se crea su perfil y toda su información está incluida ahí. El onboarding también es más profesional ahora. Todos sus detalles se vuelcan en un solo lugar, al que la persona interesada puede acceder", dice Ruth.

Desempeño y desarrollo. Antes, el equipo utilizaba otra herramienta, que ofrecía diferentes  opciones, pero no era realmente intuitiva. "Es mejor tener la información esencial que e tener una herramienta que agobia al personal. Mantenerla actualizada era un trabajo en sí mismo. Por eso me gusta mucho más Personio que nuestra anterior solución".

Informes. El equipo puede concentrarse más en la creación de informes y reportes, ya que antes de utilizar Personio este proceso suponía todo un "engorro". Ahora, dura cinco minutos o incluso menos, tal y como explica Ruth: “Elaborar informes con Personio es muy práctico. Solo tienes que hacer clic para seleccionar los campos que quieres completar y ya está. Ahora contamos con datos e información que antes no veíamos.Es mucho más fácil".

Autoservicio para empleados. Antes, el equipo recibía correos electrónicos o mensajes en Slack para solicitar una actualización para un empleado, como por ejemplo un cambio de domicilio. Esos correos y mensajes se quedaban en un limbo o acababan perdiéndose. Ahora, los empleados pueden hacer los cambios ellos mismos. RR. HH. recibe una notificación y la nómina se actualiza: "Es mucho mejor que antes. La diferencia es abismal", reconoce Ruth.

El plato fuerte: Personio Surveys

Cuando el equipo probó por primera vez las encuestas de Personio (Surveys) la satisfacción fue instantánea, como cuenta Sumi: "Personio Surveys ofrecía todo lo que estábamos buscando. En este sentido, nos resultaron especialmente útiles las plantillas con las que crear encuestas porque . no queremos que los empleados tengan que dedicar demasiado tiempo en responderlas".

Ahora, el equipo puede crear encuestas para empleados en solo cinco minutos. Según Sumi, tener la herramienta de encuestas para empleados dentro de un sistema en el que ya confían fomenta un feedback más honesto: "Si creas una encuesta de compromiso, lo que quieres es que las personas ofrezcan una opinión sincera. Con Personio, las encuestas son confidenciales, por lo que aumenta la probabilidad de que los empleados digan lo que realmente piensan".

Además de las plantillas para encuestas, las preguntas que sugiere Personio también les ayudaron a ahorrar una gran cantidad de tiempo. “Formular tus propias preguntas es un proceso que puede llevar horas. Es muy importante saber elegirlas de manera correcta, decidir si se plantean de forma abierta y cómo las van a interpretar los empleados. Con Personio hemos podido ahorrar tiempo y recursos económicos al equipo”, asegura Ruth. 

Recopilar el feedback de los empleados en un solo sistema no solo ha facilitado el trabajo al equipo de RR. HH., sino que también ha supuesto un valor añadido  para el personal. "Los empleados no pierden el interés en este tipo de encuestas porque se hace en el mismo sistema que están usando, así que solo tienen que acceder a su cuenta y dejar ahí su opinión. Es un proceso sencillo e intuitivo", comenta Sumi.

Hay tres elementos de Personio Surveys que también han favorecido el incremento de los índices de participación. En primer lugar, Sumi destaca el hecho de poder comprobar los índices de participación mientras la encuesta está en curso. En segundo lugar, los recordatorios automáticos que reciben los empleados impulsan la participación sin que el equipo de RR. HH. tenga que hacer trabajo extra de forma manual.

Por último, la confidencialidad que ofrece el sistema es "extremadamente importante", ya que los empleados se sienten más capaces de dar una opinión sincera. "La privacidad y la seguridad de los datos son muy importantes y en este sentido los empleados confían en Personio ya que su experiencia con el sistema es positiva.  Eso fomenta que las personas rellenen los cuestionarios y manifiesten sus ideas y opiniones".

Recomiendo absolutamente Personio Surveys. Sobre todo si la empresa ya usa Personio es conveniente añadir este complemento. Me parece esencial. Acceder, crear una encuesta y enviarla es facilísimo. Y los recordatorios automáticos son muy prácticos. Con unos cuantos clics, puedes enviar rápidamente una encuesta, establecer plazos y recibir respuestas. - Sumi Nair, gerente de Experiencia de los Empleados

El beneficio añadido de formar parte de una comunidad de RR. HH.

Un gran beneficio de contar con Personio es la atención al cliente, como explica Sumi: "Organizan eventos magníficos. Siempre ofrecen información y procuro asistir a la mayor parte de los webinars que crean sobre novedadesdel producto. Además siempre hay actualizaciones del sistema y en dos años ha cambiado mucho. Se toman muy en serio el feedback que les dan los clientes y eso me encanta".

Para Ruth, Personio ha supuesto un  gran apoyo en un tiempo de cambios para la empresa. "Las personas que trabajan en Personio son encantadoras y siempre te ayudan en lo que necesites. Forman un gran equipo cuya ayuda ha sido vital para nosotros y ls estamos muy agradecidos por ello. Ahora que estamos creciendo, queremos mantenernos cerca del personal y de la empresa".

Además, les ha permitido hacer lo que es fundamental para un profesional de RR. HH.: conectar con los empleados. "Gracias a Personio tenemos más tiempo para enfocarnos en otros proyectos sin perder demasiado tiempo en la gestión de datos y en el tratamiento de la información del personal”, asegura Ruth.

Tener un sistema tan eficaz  ha acabado incluso con la necesidad de mantener reuniones que antes eran cruciales. "He estado en equipos de RR. HH. en los que teníamos que reunirnos una vez a la semana para comprobar si todo el mundo estaba al día de los procesos y si contábamos con la información necesaria. Ahora sé que nuestro software de RR. HH. se encarga de eso y si necesito saber algo, solo tengo que entrar y acceder a la información”, explica Ruth.

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