Control de vacaciones: los mejores consejos para gestionarlo de forma fácil

Llevar un control adecuado de las vacaciones de tu plantilla es importante para gestionar los gastos económicos de tu organización y contar con un panorama completo del ambiente laboral y de la producción de tu empresa.

Además, al realizar un control exhaustivo de las vacaciones de tus trabajadores podrás analizar si ha habido desviaciones o errores en el momento de realizar los cálculos por parte del Departamento de Recursos Humanos y corregirlos a futuro. De esta manera, lograrás mejorar tus procesos de RR. HH. y optimizarlos según la realidad de tu empresa.

En cuanto a tu plantilla, tomarse un descanso del ámbito de trabajo es importante para lograr un equilibrio entre la productividad, el estrés y otros factores relevantes en la vida laboral diaria. Es recomendable que tus empleados descansen como mínimo diez días seguidos antes de ingresar nuevamente en sus puestos de trabajo. Así, contarás con empleados descansados con mayores posibilidades de generar ideas creativas y cultivar mejores relaciones interpersonales con sus pares.

Los errores empresariales más frecuentes cuando se realiza el control de vacaciones suelen ser:

• No contar con un sistema automático que simplifique las tareas de control de vacaciones y disminuya el marco de errores de gestión.

• Anticipar las vacaciones de tu plantilla con demasiado tiempo. Puede suceder que existan días festivos no comunicados o programados que luego interrumpan el plan de vacaciones creado.

• No negociar las fechas de vacaciones. Es importante que cubras la mayor cantidad de puestos de trabajo aun cuando algunos de tus empleados se tomen vacaciones. Para ello, deberás negociar algunas fechas para asegurarte de que no haya problemas en la producción o gestión de la empresa durante el tiempo de vacaciones de alguno de tus empleados.

• Usar herramientas de gestión que hayan quedado obsoletas. Recomendamos que intentes automatizar tu control de vacaciones lo máximo posible. Por ejemplo, con el software de Personio podrás conocer las fechas de vacaciones de tus empleados con un simple vistazo. Además, evitará que se solapen las fechas de descanso de tus trabajadores y simplificará el proceso de gestión.

• No diferenciar el tipo de ausencias ni mantener un registro de estas. Es muy importante que cuentes con esta información para tener una visión anual del tipo de descansos que se ha tomado tu empleado. Además, contar con el número de las ausencias contribuirá a que calcules la tasa de rotación de personal, dato muy importante que puedes comparar a lo largo del tiempo y también puede demostrar ciertas carencias o puntos débiles en tu sistema de gestión de RR. HH.

Planificador de vacaciones y gestión de ausencias

¿Hay solicitudes de ausencia pendientes de aprobación?, ¿quieres solicitar las vacaciones o la baja? Con Personio, tanto empleados como gerentes pueden gestionar las ausencias de manera autónoma con unos pocos clics. Así el departamento de RR. HH. tendrá una visión global de las ausencias de la plantilla y podrá dedicarse a tareas más estratégicas.

Gestiona ausencias, ¡sin papeleo y sin caos!

Sabemos que el control de las vacaciones de tu plantilla puede ser una tarea compleja y que toma bastante tiempo. Además, conlleva una gran responsabilidad, por lo que usar plantillas de Excel, calendarios físicos, bases de datos o un software de gestión de personal son distintos sistemas de control de vacaciones que suelen emplear las empresas. Te comentamos brevemente sobre cada alternativa a continuación.

Utilizar el software Excel para crear una plantilla de control de vacaciones, también conocido como cuadrante de vacaciones, es uno de los métodos más conocidos en la actualidad para mantener un control exhaustivo de tu plantilla. Es una manera fácil y accesible que, además, no incurre en mayores gastos para tu empresa. En Internet se pueden encontrar múltiples ejemplos de cuadrantes de vacaciones en Excel para personalizar a gusto de tu empresa. 

Utilizar una plantilla de Excel trae ventajas como: su bajo coste y su facilidad para usar. Sin embargo, también trae algunas desventajas,como que no se optimizan a medida que tu empresa crece, tampoco tienen en cuenta las regulaciones legales existentes en torno a las vacaciones, tienen un margen de error más alto que otras alternativas y conllevan el trabajo manual de cargar los datos empleado por empleado.

Otro método de control de vacaciones que existe desde los inicios de la gestión de RR. HH. es la utilización de calendarios de manera manual. Para ello, solo necesitarás un calendario y una planilla física para llevar el control de las ausencias de tu plantilla.

Este método funciona muy bien si cuentas con una empresa pequeña o si, incluso, no tienes un Departamento de RR. HH. dentro de tu organigrama. Las ventajas que tiene son que podrás ver rápidamente y de manera visual en qué momento se encontrarán de vacaciones tus empleados. Además, estos calendarios suelen tener en cuenta los días festivos, por lo que será fácil de organizar. 

Sin embargo, el margen de error de esta alternativa es uno de los mayores de los métodos de control: puedes caer en el solapamiento de vacaciones de distintos empleados por error, olvidar completar la planilla a mano en el momento indicado y, además, puede ser un sistema menos eficiente, ya que lo completarás tú mismo.

Si en tu empresa cuentas con una base de datos ya creada, puedes agregarle el control de vacaciones y ausencias para contar con un sistema completo. Para ello, puedes emplear una plantilla de Excel o algún software similar y cargar los datos de tus empleados. Es decir, todos los datos personales, profesionales y también de seguimiento laboral tales como performance, control de ausencias, entre otros.

Las ventajas de esta base de datos son que puedes llevar un control a lo largo del tiempo. Además, contarás con más información sobre tus empleados en caso de que la necesites y podrás mantener una copia virtual de manera segura. Las desventajas son que en Excel, cuando se trabaja con una gran cantidad de datos, el programa se suele enlentecer. Además, sigue siendo un método de carga de datos manual y no automático con cierto margen de error.

Los métodos de control de vacaciones que presentamos anteriormente han sido los más utilizados durante los últimos años. Sin embargo, hoy en día existen programas de gestión de RR. HH. que serán de gran utilidad para tu empresa. Por ejemplo, con el sistema de software de Personio podrás implementar herramientas de gestión para diferentes sectores del Departamento de RR. HH., entre ellas la de gestionar las ausencias y vacaciones. De esta manera, podrás tener un departamento organizado sin miedo a olvidar solicitar documentos a tus empleados, solapar vacaciones y con un menor margen de error.

Algunas ventajas de implementar un software de control de vacaciones son:

• Puedes asignar automáticamente los días de vacaciones de cada empleado con la tranquilidad de saber que no se solapará con la ausencia de otros miembros de tu equipo.

• Puedes identificar el tipo de contrato y convenio colectivo de cada empleado.

• Tus empleados pueden verificar por su cuenta de manera on-line el número de días de vacaciones que pueden disfrutar.

• Aumenta la transparencia de tu empresa al permitir que tu empleado ingrese en el sistema en línea a verificar datos relacionados con su puesto.

• Optimizas el tiempo del Departamento de Recursos Humanos.

• Puedes organizar las tareas de tu personal en relación con las fechas y tiempo de las vacaciones que se tomarán.

• Te permite clasificar el tipo de ausencias de tus empleados para luego contar con un panorama claro de las mismas.

Con el software de Personio puedes gestionar las ausencias a través de unos pocos clics tanto si eres gerente como empleado.

Gestiona tus ausencias de manera simple y rápida: tus empleados enviarán solicitudes de sus propias vacaciones y tus gerentes pueden aceptarlas o rechazarlas según el calendario laboral.

Además, los días de vacaciones se calculan automáticamente ahorrando tiempo, recursos y disminuyendo el margen de error al realizar el control de vacaciones de tu plantilla. De esta manera, tu equipo de RR. HH. puede dedicarse a otras tareas estratégicas y ahorrar tiempo mediante la automatización de las vacaciones y ausencias.

Como puedes ver en la siguiente imagen, el Departamento de RR. HH. y tu empleado podrán acceder a información valiosa sobre sus vacaciones, tales como el tiempo que ya se ha tomado de descanso, cuánto tiempo le queda por tomarse (vacaciones no disfrutadas), a cuántas vacaciones tiene derecho y el balance general del año.

Todo tu contenido de un solo vistazo: obtén una visión global y rápida de las ausencias y vacaciones previstas. Así, puedes planificar las tareas de tu empresa y ahorrar hasta un 80 % del tiempo que normalmente dedicarías a las solicitudes de vacaciones de tu plantilla.

Una plantilla de vacaciones es un método de control de vacaciones y ausencias que puedes llevar en tu empresa de manera escrita o digital. Así, puedes planificar el calendario de vacaciones de tus empleados y realizar un seguimiento de sus ausencias. 

En las planillas de vacaciones suele encontrarse información valiosa como la cantidad de días de descanso a los que tiene derecho tu trabajador, cuántos días se ha tomado durante cierto periodo, cuántos días le quedan por tomarse, cuándo se ha tomado las vacaciones, etc. Sigue este enlace para acceder a una plantilla de vacaciones gratuita que hemos creado para ti.

Las plantillas de control de vacaciones se pueden realizar en Excel a través de un cuadrante de vacaciones. De hecho, muchas empresas utilizan este sistema hoy en día debido a sus bajos costes y facilidad de uso. Sin embargo, continúa siendo una herramienta manual con márgenes de error y que puede enlentecerse si cargas muchos datos a medida que tu empresa crece.