Onboarding: la guía rápida definitiva para incorporarse con éxito al trabajo

Onboarding: la guía rápida definitiva para incorporarse con éxito al trabajo

Solo tienes una oportunidad para causar una buena impresión. Hacer que los nuevos empleados tengan un buen comienzo es igual de importante para el empleado y para la empresa. Para garantizar la retención a largo plazo de nuevos empleados desde el principio, tienes que plantear la incorporación desde un enfoque estratégico. La siguiente lista de verificación proporciona a RR.HH. y a directivos una guía para conseguir que los primeros días vayan sobre ruedas sin obviar ningún aspecto crítico.

¿Quieres tener una plantilla editable? Descárgala gratis aquí.

Antes de la incorporación del nuevo empleado: tareas organizativas

Como responsable de RR.HH., puedes ayudar a nuevos compañeros para que se instalen y se sientan cómodos rápidamente. En este vídeo, Martina, directora de RR.HH. de Personio, comparte algunos consejos prácticos:

Formalidades:

¿Los trámites contractuales están hechos? ¿Están claros los derechos de acceso? ¿El nuevo empleado tiene el atuendo de trabajo apropiado? Este tipo de preguntas deben abordarse como mínimo una o dos semanas antes de la fecha de inicio de un nuevo compañero.

Información:

¿Sabe el nuevo empleado cuándo y dónde tiene que presentarse? ¿Sabe esa persona básicamente qué se va encontrar? Todo esto debe ser comunicado por adelantado a través de correo electrónico .

Implicación del compañero:

Todos los compañeros involucrados en el proceso de onboarding deben recibir de antemano toda la información necesaria y estar al tanto de sus respectivas «listas de tareas». Esto normalmente incluiría personal de secretaría, administración de oficina y personal de TI, y posiblemente también mentores que proporcionen apoyo durante los primeros días de trabajo del nuevo empleado.

Lugar de trabajo:

Idealmente, el nuevo empleado llegará el primer día a un lugar de trabajo completamente funcional. Asegurarse de que todo esté en su lugar requerirá un cierto grado de tiempo de ejecución, por lo que los preparativos deben hacerse con suficiente antelación.

  • El acceso al edificio debería ser posible desde el primer día. Con frecuencia, esto requiere la adquisición de un nuevo código de entrada o la preparación de una nueva llave.
  • Cada empleado deberá disponer de su propio ordenador, que tendrá que configurarse nuevamente cuando los miembros del personal cambien o cuando se compre un equipo nuevo. Recuerda tener en cuenta el plazo de entrega al comprar equipos nuevos.
  • Esto mismo es aplicable a un teléfono móvil y o a un coche de empresa.
  • Lugar de trabajo/puesto en general: ¿tiene el nuevo compañero un lugar asignado? ¿Y tiene también un monitor, una silla, un teclado y un ratón, y material para escribir?
  • La información necesaria para el acceso a los datos debe generarse en una fase anterior (contraseñas, derechos de acceso, invitaciones para utilizar ciertas herramientas) para que el nuevo compañero pueda configurar su espacio de trabajo virtual el primer día. Esto ahorrará mucho tiempo en el proceso de onboarding.
  • ¿Se deben comprar licencias adicionales de algunos programas para el nuevo empleado?

Un camino más rápido hacia la productividad

Software Onboarding Mejora la coordinación durante el proceso de onboarding con Personio y haz un seguimiento del progreso sin tener que intervenir.

Plazos de entrega:

Invita al nuevo compañero a las próximas reuniones y, si es posible, organiza citas con las personas más importantes con las que interactuará (tanto en su propio departamento como en otros).

Formación del nuevo empleado:

¿Necesita el nuevo compañero formación adicional en un área específica, p. ej., en cómo utilizar programas o dispositivos específicos? Esta formación debe agendarse antes de la incorporaci´ón para que no se retrase el período de formación en determinados temas.

Responsabilidades:

Si un nuevo empleado llega a un puesto que no existía anteriormente, las responsabilidades a menudo se redistribuirán. El jefe de equipo es el responsable de explicar esta situación detalladamente a los empleados actuales. Como parte del proceso de onboarding, el jefe de RR.HH. responsable debe verificar este paso para asegurarse de evitar cualquier posible recelo hacia el nuevo compañero.

Regalo de bienvenida:

El día antes de que llegue el nuevo empleado, tú o uno de tus compañeros podéis comprar un pequeño obsequio para celebrar su incorporación a su nuevo trabajo. Bombones o un pequeño ramo de flores son algunos ejemplos posibles Puedes leer a continuación por qué este punto en particular contribuye a una experiencia de incorporación exitosa.

El primer día en el nuevo trabajo: las pequeñas cosas son las que cuentan

Puntualidad:

Al empezar la jornada laboral, deberías mostrar respeto por tu nuevo compañero llegando también puntual. A menudo sucede que un nuevo compañero llega puntualmente a la oficina, pero la persona asignada para ayudarle sigue en una reunión durante un par de horas más. Para ahorrarle a tus nuevos colegas el típico caos de los lunes por la mañana y tener suficiente tiempo de preparación para ti, simplemente permíteles comenzar a trabajar ese día una hora más tarde de lo habitual.

Cultura de bienvenida:

El regalo de bienvenida debe estar preparado antes del primer día de trabajo del nuevo empleado (ver arriba), y dejar que actúe el efecto sorpresa. Desde el primer momento , pequeños detalles como éste fomentan el sentido de pertenencia del nuevo miembro del equipo, y se convierten en un recuerdo memorable. Los pequeños gestos pueden tener un fuerte impacto.

Presentaciones:

Para empezar bien, te recomendamos que organices una pequeña reunión introductoria. Por supuesto, esto no significa que toda la empresa tenga que estar esperando en la oficina al nuevo compañero el primer día. Sin embargo, al menos, los compañeros con los que trabajará directamente en el mismo departamento y el mentor deberían presentarse y comentar sus áreas de responsabilidad. Esto facilitará que la persona nueva establezca contacto y reducirá cualquier reparo que pueda tener a la hora de pedir ayuda a alguien directamente.

Sentimiento de equipo:

Comer con compañeros del mismo departamento el primer día de trabajo refuerza el sentido de comunidad y crea una base de confianza para trabajar juntos en el futuro.

Checklist para una incorporación estructurada

Onboarding Checklist

Usa esta check list para planificar la incorporación de nuevos empleados y asegurarte de que puedan ser productivos desde el primer día.

La primera semana en el trabajo: equipo y tareas

Previsualización de la incorporación:

Para dejar claro cómo funcionarán las cosas en los próximos días o semanas, se debe explicar todo el proceso de onboarding al nuevo empleado. Cuando ayudes a los nuevos compañeros, asegúrate de no darles sólo información verbal puesto que puede abrumarles. Dales tanta documentación escrita como sea posible. Si tu software de RR.HH. tiene una función de onboarding, configura tareas y recordatorios.

Expectativas mutuas:

Los supervisores deben revisar las nuevas responsabilidades laborales con el empleado y comunicarle sus expectativas. Por otro lado, sin embargo, es importante que a los empleados también se les permita expresar claramente sus expectativas para las próximas semanas. De esta forma, se pueden evitar malentendidos antes de que ocurran y crear un ambiente de trabajo agradable.

Actividades iniciales:

El nuevo compañero debería integrarse en los proyectos desde el principio. Tener actividades divertidas al inicio también ayuda a transmitir el entusiasmo de los empleados por la empresa.

Asuntos legales:

Si hay procedimientos operativos estándar (SOP) asociados al trabajo del nuevo empleado, se deben leer y firmar cuidadosamente antes de que se puedan realizar determinadas actividades.

Tour por la empresa:

Para dar al nuevo empleado una idea clara de lo que sucede, dónde y quién es el responsable de cada departamento, se debe realizar con él un recorrido por todos los demás departamentos. Consejo: para las empresas con más de 30 empleados, puede resultar de gran ayuda una galería de fotos en la intranet o un mural con fotos en la oficina que los nuevos empleados puedan ver.

Presentación del producto:

Una presentación detallada del producto es un elemento esencial en la incorporación. Especialmente para los compañeros de áreas no relacionadas con el producto, como la contabilidad, es importante que sepan qué productos o servicios ofrece la empresa. Si son varios nuevos compañeros los que comienzan a trabajar el mismo día, este tipo de presentación también supone una gran oportunidad para conocer personas de otros departamentos.

Metas corporativas:

¿Cuáles son los objetivos de la empresa y qué estrategias se siguen para alcanzarlos? Asegúrate de explicar tus objetivos claramente al nuevo empleado: por ejemplo, comparte tus objetivos del próximo trimestre y hazle saber exactamente por qué su contribución marcará la diferencia. Estos objetivos también deberían reflejarse en el acuerdo de objetivos del empleado.

Cultura corporativa:

Saber qué valores son importantes para la empresa es crucial para ayudar a los nuevos empleados a identificarse con su empleador. Esto es especialmente relevante si el nuevo compañero proviene de un entorno empresarial distinto: por ejemplo, si ha pasado de una start-up a una gran corporación, el nuevo entorno puede ser bastante diferente a su experiencia previa. También aquí es importante prestar atención a las pequeñas cosas, tales como: ¿comemos juntos algún día? ¿Están permitidos los descansos para fumar? ¿Se puede trabajar desde casa? Informa de los valores que se aplican a todos los empleados por igual.

Espíritu de equipo:

A menudo puede ser difícil para los nuevos compañeros integrarse en «grupos de empleados» existentes. No hay nada peor que tener que comer solo durante la primera semana de trabajo porque, una vez que termina el primer día, nadie se hace responsable del nuevo empleado. Asegúrate de que tu equipo integre al nuevo compañero a la hora de la comida y que se desarrolle una sensación de unión fuera de la mesa de trabajo.

Después de la primera semana de trabajo: solicitar feedback

Recoge las primeras impresiones:

Pídele opinión de tu nuevo empleado. ¿Qué observaciones positivas o negativas ha hecho durante la primera semana? Cuanto más tiempo trabajas en una empresa, más te acostumbras a la forma en que funcionan las cosas allí, lo que podría incluir también los aspectos negativos.

Información dosificada:

Durante la primera semana, tu nuevo empleado tendrá que procesar multitud de temas. Dale información poco a poco en lugar de toda a la vez. Como muy tarde, al final de la primera semana, el nuevo empleado debe saber/tener todo lo que necesita. Esto incluirá pautas de vacaciones, horas de trabajo, listas de abreviaturas, etc.

Checklist para un proceso de onboarding bien organizado

No hay una segunda oportunidad para causar buena impresión. Asegúrate de que los nuevos empleados están satisfechos y cómodos desde el primer día.

Después de cuatro a ocho semanas: establecer procesos

Feedback continuado:

Si después de las primeras semanas de trabajo no hay una revisión de la experiencia del empleado con el proceso, incluso el mejor onboarding tiene poco valor. Es crucial que, después de un período de tiempo predeterminado, se lleve a cabo una sesión de feedback con los nuevos compañeros, y que este proceso se repita con una regularidad establecida. Esto no es sólo para evaluar la conducta y el trabajo del nuevo empleado, sino también para que pueda compartir sus primeras impresiones de la empresa.

Networking:

Si varios compañeros nuevos de diferentes departamentos comienzan a trabajar el mismo día, puedes promover networking entre departamentos organizando una comida conjunta unas semanas después de que hayan comenzado. Saber que comparten una fecha de inicio común facilita el contacto entre compañeros, y esto crea un ambiente de trabajo positivo.

Buenas prácticas: cómo es el proceso de onboarding en Mailchimp

Cada año, alrededor de 200 nuevos empleados se incorporan a Mailchimp. Allí se designan los llamados «Encargados de Incorporaciones de Empleados» para garantizar que cada nueva persona se sienta bienvenida, y se le brinden todos los recursos que necesita.

Algunos de los aspectos más destacados del programa incluyen: un recorrido por las oficinas o espacios más importantes, una conversación con dos de los cofundadores y almuerzos de cortesía. Y, hablando de almuerzos, nadie debería comer solo. Por eso, en la primera semana, se designan personas para comer con los nuevos compañeros.

Antes de empezar, los nuevos empleados completan una lista de sus tentempiés, colores, hobbies favoritos, etc. El equipo utiliza después esta información para configurar su espacio de trabajo. Los responsables también envían saludos en tarjetas y llevan a los nuevos colegas a reuniones informales que les ayudan a integrarse más rápidamente.

El proceso de onboarding dura una semana. Antes de comenzar su primer día de trabajo, a los nuevos compañeros se les envía un correo electrónico informándoles de lo que ocurrirá durante este tiempo. Al final de la semana revisan su experiencia con el Encargado de Incorporaciones de Empleados y comparten su opinión sobre cómo han ido las cosas.

Ahorra tiempo automatizando los procesos

Con la automatización de la fase de onboarding de Personio tendrás todos los procesos, personas de contacto e información preparados para que los empleados puedan empezar a trabajar.