¿Por qué una buena gestión documental es clave para el éxito de una empresa?

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La gestión documental no es un concepto nuevo. Es el simple proceso de crear, ordenar y clasificar documentos (facturas, clientes o dossieres) para tenerlos localizados cuando los necesitemos.

Este proceso es vital para el buen funcionamiento de una empresa y siempre ha existido Con la llegada de la tecnología se ha transformado haciéndolo más rápido, eficaz y transparente.

Todo el mundo puede tener acceso a documentos en tiempo real y compartirlos de manera digital. Un buen uso de los programas disponibles para gestionar el gran volumen de documentos de una empresa es vital para su éxito. Descubre más sobre la gestión documental en este artículo, en el que encontrarás las mejores herramientas, prácticas y consejos para que sea efectiva.

¿Qué es la gestión documental en la empresa?

La gestión de documentos permite crear, compartir, organizar y almacenarlos de forma eficiente y productiva.

En consecuencia, aprender a crear un sistema de gestión de documentos es fundamental para el funcionamiento de las empresas. Muchas compañías manejan información de alto riesgo que debe mantenerse segura y privada. Y a ella debe accederse de forma rápida, online y en tiempo real.

En tales casos, un sistema de gestión de documentos que funcione sin problemas y errores es esencial. Incluso en un negocio informal¡, es importante mantener registros adecuados para que la contabilidad y el resto de procesos sean eficientes .

Actualmente, la mayoría de las empresas trabajan cómodamente con documentos digitales y utilizan programas con funciones de almacenamiento y administración.
Existe multitud de software de gestión documental. En algunos casos, con desarrollos específicos para ciertas industrias. Por ejemplo, un hotel puede mantener un libro de visitas para el proceso de check-in. O solicitar la firma para confirmar pagos con tarjeta.
Pero, en realidad, ya existe software para administrar directamente las habitaciones, llevar un control de acceso o para automatizar procesos de facturación.

También hay casos de pequeñas empresas que tienen que lidiar con una combinación de datos antiguos en papel y archivos electrónicos. Y, en algunos casos, la proporción de datos en papel es mucho mayor.

La gestión documental es cada vez más compleja para las empresas por los crecientes flujos de información que tienen que manejar y la necesidad de garantizar la integridad de su documentación. Cuestión que puede afectar seriamente a sus cifras de negocio, si no se gestiona adecuadamente.

¿Para qué digitalizar la gestión documental empresarial?

La gestión documental tiene múltiples ventajas. Veamos algunas de ellas. Los servidores ultra fiables de Google garantizan un tiempo de funcionamiento del 99,9 % para el correo electrónico de tu empresa. Además, gracias a unos filtros contra spam líderes en el sector, mantienes tu bandeja de entrada libre de correo electrónico no deseado. Además, almacena y comparte archivos, guarda todo tu trabajo en un lugar seguro con el almacenamiento en la nube y puedes acceder a tus archivos y compartirlos con tus compañeros de trabajo en el momento que quieras, desde tu ordenador, teléfono o tablet.

Un gran beneficio es que puedes realizar tu jornada de trabajo desde cualquier lugar y eso mejora la conciliación laboral y la salud mental. De esa manera los empleados están más motivados. Se puede colaborar en documentos, hojas de cálculo y presentaciones con diferentes dispositivos. En tiempo real, podrás elaborar la versión final de los documentos más rápidamente y no perder los cambios. Mantén los datos de tu empresa seguros y protegidos, incluso en caso de pérdida o robo de un dispositivo, o si se producen cambios en la plantilla de empleados. Añade nuevos miembros a tu equipo en solo unos minutos. Google Workspace se actualiza automáticamente, por lo que no tendrás que preocuparte de actualizar el software ni de instalar parches de seguridad. Trabaja con los tipos de archivo más habituales. Abre y edita los formatos de archivo más habituales, como Microsoft® Word, Excel y PowerPoint. También puedes exportar y compartir archivos con otras personas que no utilicen Google Workspace.

Una de las principales partes de la gestión documental es la gestión de las nóminas de tus trabajadores, y es que hay muchos aspectos a considerar y dominar. Además de crear nóminas, estas tienen incidencias que tendrán que gestionarse y información que deberá ser actualizada. Se deberán hacer cálculos y hacer gestiones con la Seguridad Social y los modelos a rellenar. Hay muchos procedimientos que pueden resultar tediosos o de los que no tenemos el suficiente conocimiento y la digitalización documental ahorra una gran cantidad de tiempo y energía para el departamento de Recursos Humanos y para los trabajadores.

Herramientas imprescindibles en un gestor documental

Este campo abarca numerosas acciones como: el tratamiento de los documentos, su flujo, su distribución, consulta, reproducción, almacenamiento, envío, recepción, mejora, y destrucción de los documentos, ya sea en formato físico o electrónico.

Para ello se utilizan diversas herramientas de gestión documental, que abarcan desde software específicos para gestión de documentos hasta aplicaciones y plataformas web. Entre ellas existen:

  • Herramientas de digitalización. Se trata de pasar toda la documentación que tenemos en papel u otro soporte físico a formato digital. Bien sea escaneando documentos o transcribiendo la información. Suele ser un proceso tedioso que requiere de tiempo y paciencia. Pero una vez realizado notaremos sus beneficios y sus ventajas en la accesibilidad a la información guardada. Este proceso suele tener un doble objetivo. Por un lado ahorrar espacio físico, ya que normalmente los soportes físicos serán destruidos una vez digitalizada la información que había en ellos. Por otra parte, mejorar la búsqueda y acceso a la información, al ordenarla y optimizarla.
    Algunas de las herramientas de digitalización más utilizadas son los escáneres. Hoy en día existen escáneres de gran potencia que permiten digitalizar numerosas páginas por minuto, agilizando esta tarea. Junto a ello, se utilizan softwares específicos avanzados que facilitan la calidad de la digitalización.
  • Herramientas de organización. Debemos clasificar, ordenar y describir los documentos de la empresa. No resulta una tarea fácil. Pero una vez realizada resulta mucho más fácil su consulta, así como cualquier otro tipo de interacción con los documentos. Esto nos ahorrará mucho tiempo y más de un dolor de cabeza por no saber dónde se encuentra cierta información.
  • Herramientas de custodia. La custodia de documentos abarca el servicio por el que se administra la documentación ya sea física o en medios digitales. Aunque, como ya hemos mencionado, se impone el formato digital, por su agilidad y practicidad. Algunas de las funciones que realiza este servicio son las de consulta y préstamo de documentos, junto a la realización del inventario de los mismos. También se encarga de la conservación en buen estado de los documentos y la información que contienen.
  • Herramientas de destrucción. La destrucción de documentos consiste en la eliminación de datos. En muchas ocasiones de carácter confidencial, que se generan en empresas, instituciones o cualquier otro tipo de organismo. Para esta labor se utilizan sobre todo herramientas de corte. Bien en tiras oen partículas (microcorte), dependiendo del nivel de confidencialidad de los datos a destruir. Estos procesos de gestión documental, y la utilización de diversas herramientas, permiten a las empresas de cualquier sector optimizar el rendimiento, reducir costes, ahorrar espacio y mejorar la seguridad de sus documentos e información.

También hay otras herramientas muy útiles como:

  • Información de los empleados: carpetas con contratos, documentos, DNI, etc.
  • Control horario: podemos comprobar los fichajes horarios de nuestros trabajadores, así como anotarlos y descargarnos el resumen de cada mes.
  • Gestor de tareas y calendario: se pueden comprobar las presencias, ausencias, jornadas, altas y bajas médicas.
  • Archivos en que se organizan los documentos producidos en el día a día de la empresa.
  • Encuestas y evaluaciones que podemos hacer con los empleados.
  • Marca de agua. Igualmente, puede generarlos de forma automática, y con ello contribuir a la identificación y protección del documento y de la propiedad corporativa, intelectual e industrial.
  • Factura electrónica. Este módulo extrae las facturas electrónicas en formato XML, y además permite firmarlas digitalmente, descargarlas en PDF, y enviar notificaciones.
  • Apps. Incorpora variadas aplicaciones para diferentes usos: Sincronización de carpetas locales, extensión de las funcionalidades del paquete ofimático Microsoft para interactuar con OpenKM, así como firma electrónica, captura de imágenes, escaneo, impresora virtual, y edición rápida de documentos.

Ventajas de la gestión documental en las empresas

Aunque todavía queda un largo camino por recorrer, una reciente encuesta publicada por la agencia AIIM constata que el 55 % de las compañías ya se sirve de espacios digitales para almacenar y recuperar información. Implementar un sistema de gestión documental conlleva muchos beneficios, como los siguientes:

  • Seguridad: el programa de control documental asegura la confidencialidad de los documentos y restringe el acceso a los empleados autorizados.
  • Reducción de costes: el ahorro de tiempo permite liberar recursos para atender otras tareas de mayor valor agregado.
  • Rápida recuperación de documentos: el acceso a la documentación es rápido y seguro, agilizando cualquier trámite.
  • Acceso remoto y centralizado: las herramientas digitales permiten el acceso a la documentación desde cualquier lugar evitando la necesidad de estar presente.
  • Prevención de duplicidades: el sistema evita que se incorporen documentos duplicados que puedan generar confusión.

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Tipos de gestión documental en las empresas

Dependiendo de las tareas que se desee realizar, existen diferentes tipos de programas de gestión documental, si bien es posible encontrar herramientas que incorporan la mayoría de estas funciones. Así, pueden encontrarse meros gestores de nombres y ficheros, con los que puede manejarse un pequeño volumen de documentación.

Otra solución de gestión documental para la empresa son las bases de datos documentales, de mayor tamaño, aunque sin demasiadas funciones adicionales. El Enterprise Content Management (ECM), en cambio, aporta un inmenso espacio de almacenamiento, respondiendo a las necesidades de las grandes corporaciones.

Las compañías de mayor tamaño también pueden optar por sistemas on-premise. Esto es, con almacenamiento de documentos en servidores que la empresa tiene en propiedad, siendo la alternativa más segura. Otra opción igual de sofisticada y moderna son los sistemas que se sirven de la nube que son más accesibles. Ambas ventajas son especialmente valiosas cuando se aloja información de los empleados, que debe ser fácil de compartir con la persona adecuada, pero debidamente resguardada.

Consejos para mejorar la gestión documental

¿Sabías que una de las tareas más importantes que se realiza en una empresa tiene que ver con el manejo de archivos? Y es justamente por ello que, existe la necesidad de implementar todo un sistema para mejorar la gestión documental de tu organización. A continuación, algunos consejos:

  1. Revisión y utilidad de los documentos
    ¡Que tu empresa no acumule ni documentos ni mucho menos información que luego se vuelve obsoleta! Con el tiempo hay cierta información que ya no va a servir. Por ello, es muy importante la revisión de los archivos y establecer su manejo correcto para una administración efectiva por un período de tiempo.
  2. Digitaliza lo necesario
    Actualiza los formatos de la documentación. Esto es muy importante, sobre todo si vas a llevar a cabo la digitalización de documentos. La idea es que liberes espacio. Se trata de convertir toda la información en papel a formato electrónico. Aquí es donde notaremos la diferencia, con información más fácil de recuperar, buscar y administrar.
  3. Clasifica los documentos
    Esto ayuda a los usuarios a ahorrar muchas horas en tiempos de búsqueda, logrando un proceso más eficiente. Y permite una mejor comprensión de la estructura organizacional, además de los procesos que se pueden ejecutar en la empresa. La idea es categorizar la documentación para mejorar la gestión.
  4. Centralizando contenido
    Debes ubicar toda la información de tu organización en un mismo punto, unificando la gestión documental. ¿Qué ganas con ello? Evitas duplicidad de documentos, incrementas su accesibilidad, mejoras procesos y facilitarás la toma acertada de decisiones.
  5. Buen uso de Metadatos
    Describen el contenido de los archivos o la información de los datos categorizados, lo cual te permite agilizar tremendamente la localización de los documentos.
  6. Control de caducidad
    Lo ideal es que puedas llevar un control sobre la caducidad de los documentos. También, recibir alertas de modificaciones o tal vez la necesidad de actualizarlos. Todo ello es posible con el uso de software que notifique estos temas. En este caso, confirma que el programa ofrece acceso al historial con las revisiones y versiones anteriores. Por ejemplo, es muy importante contar con una herramienta que te ayude a eliminar la información de candidatos luego del período estipulado por la Ley, y así cumplir el reglamento de protección de datos.

Gestión documental en la nube

Cuando alguien dice que sus datos están en la nube (cloud en inglés), lo que nos dice en realidad es que sus datos están almacenados en alguna parte de Internet (o en muchas partes), y que hay una red de servidores que encuentra lo que necesita cuando lo necesita, y se lo entrega.

Una gestión documental en la nube (Cloud Document Management) es un sistema de gestión documental (DMS) en el que los documentos (y muy posiblemente también la aplicación) están en la nube. Accedemos a toda la información identificándonos a través de una conexión a Internet, desde cualquier parte y a través de diversos dispositivos.

Hemos indicado que “muy posiblemente también la aplicación” porque algunos proveedores de un cloud DMS necesitan instalar al menos parte de la lógica de la aplicación en los ordenadores locales, mientras que otros son entregados como un servicio SaaS (Software as a Service) sin necesidad de instalar nada en local.

El procesamiento en cloud se traduce en grandes ahorros para las empresas.

  • Coste por factura: un procesamiento en la nube cuesta un 20 % menos que a través de soluciones locales.
  • Procesamiento directo: las soluciones en la nube ofrecen un aumento del 18 %.
  • Pagos puntuales: con gestión documental basada en cloud computing se mejora la gestión de pagos puntuales en un 9 %.

En general, con una gestión documental basada en la nube, las empresas trabajan de manera más inteligente y rápida, y son capaces de concentrarse en tareas más importantes, lo cual repercute directamente en sus resultados de forma positiva. Veamos las ventajas y los inconvenientes.

En un sistema de gestión documental cloud se accede a la información online, mediante cualquier ordenador o dispositivo móvil conectado a Internet. El coste generalmente es de una tarifa mensual para cada usuario, que varía desde unos pocos euros hasta unos 100 euros por usuario. El importe exacto depende de las características y la cantidad de almacenamiento requerido.

La tarifa incluye todas las actualizaciones y el mantenimiento. El mayor beneficio de una gestión documental alojada en la nube es que no necesita un equipo de TI para instalar y ejecutar el software. Además, no hay grandes costes iniciales.

El acceso es posible desde cualquier lugar en cualquier momento. Y las copias de seguridad se hacen automáticamente en la nube. Otra ventaja añadida es que la arquitectura basada en web proporciona una escalabilidad perfecta. Esto significa que el sistema es flexible y puede expandirse o reducirse a medida que las empresas crecen o se contraen.

La principal desventaja es que estás a merced del proveedor para mantener el sistema en funcionamiento, por lo que es clave elegir un proveedor de confianza que acredite el correcto tratamiento de la información, su recuperación y el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR por sus siglas en inglés).

Por ello es importante analizar bien los riesgos y las ventajas antes de decidirse por usar la nube o un sistema de gestión documental on-premise, que está alojado en tu propio sistema y tiene más garantías de privacidad. En cualquier caso una mejora de la gestión documental digital debería ser uno de los grandes objetivos de una empresa porque la gestión manual es cosa del pasado.

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