KPI en Recursos Humanos. Cómo conseguir la eficiencia al contratar

Para saber cuánto cuesta contratar debemos valorar, por un lado, los siguientes KPI objetivos:

• Personal que interviene en el proceso.

• Su coste por hora.

• Tiempo que invierte cada uno de ellos.

• Rendimiento de tareas que se dejan de hacer para atender al proceso.

• Costes de anuncio en plataformas, cazatalentos y/o empresas de reclutamiento.

Por otro lado, es importante añadir algunas tendencias que, siendo difíciles de cuantificar en un único proceso, sí que deben tenerse en cuenta, pues son ‘encarecedoras’ en su conjunto y a lo largo del tiempo. Serían los KPI de segundo grado:

• Que el proceso termine con una contratación.

• Productividad posterior del candidato contratado (que sea el candidato adecuado).

• Tiempo de permanencia en el puesto (que nos obligará a realizar de nuevo el proceso de contratación).

Imaginemos que en el proceso de selección interviene un responsable de área y un responsable de recursos humanos. Cada uno de ellos tiene un coste total para la empresa de 48.000€ al año (teniendo ya en cuenta su salario neto y sus costes de cotizaciones sociales). Vamos a calcular su coste por hora:

• Estos profesionales trabajan once meses al año, teniendo en cuenta su mes de vacaciones.

• Sin contar festivos, cada mes tiene 22 días laborables de media, por lo que tendríamos 242 días de trabajo. A los que le restaremos los 14 festivos anuales que tenemos en España. Total: 228 días.

• Cada uno de estos empleados trabaja ocho horas al día, por lo que al año tendríamos un total de 1.824 horas de trabajo.

• El coste por hora de estos empleados sería 48.000€/año / 1.824 horas = 26,31€/hora.

Imaginemos ahora que cada uno de ellos ha invertido ocho horas en encontrar al candidato ideal para un puesto de trabajo, que finalmente resulta contratado.

26,31€/hora * 8 horas * 2 empleados = 421,05€ (coste total de los empleados que han participado en el proceso de selección)

Teniendo en cuenta que el coste de los empleados es de 26,31€/hora, si consiguiéramos reducir cada proceso a la mitad estaríamos ahorrando unos 210€ en cada proceso. A lo que habría que añadir la productividad generada en esas cuatro horas, que se invertirán en trabajos de rentabilidad para el negocio.

Si estimamos que en esas horas de las que ahora disponen han sido capaces de generar, al menos, una actividad de valor similar a su coste por hora, tendríamos un ahorro/beneficio total de unos 420€ por cada proceso de selección.

Quedaría añadir los costes por anunciarse en plataformas de empleo, empresas especializadas de reclutamiento y/o caza talentos, que promocionen nuestra oferta para tratar de acceder a perfiles realmente adecuados.

Este coste puede oscilar en torno a los 5.000€ por contratación, dependiendo de los servicios utilizados. Esta cifra la extraemos partiendo de que la distribución en ciertas plataformas de empleo tendría un coste de unos 500€ y que un headhunter puede cobrar en torno a un 20% de la remuneración del candidato.

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Con la suma de los KPI anteriores, obtenemos que el coste objetivo del proceso de selección del ejemplo sería de 5.840,96€. A los que habría que añadir los costes o KPI de segundo grado que vamos a valorar a continuación.

Estos KPI también son cuantificables, obteniendo el promedio de todos los procesos de contratación de una empresa. Dado que en este análisis esto no es posible, vamos a daros las pautas necesarias para abaratar o reducir al máximo el riesgo de que se disparen sus costes asociados.

Dedicar más tiempo a la revisión de perfiles y a las entrevistas aumenta las posibilidades de éxito.

Esto puede encarecer los costes laborales internos en una primera fase. Pero si no contratamos a ningún candidato, por no haber encontrado al adecuado, el coste laboral (mucho o poco) habrá sido en balde. Será gasto, en lugar de inversión con retorno.

A lo que habrá que añadir el coste derivado de no contar con el profesional adecuado. Imaginemos que estamos buscando a un programador, cuya hora de trabajo está siendo comercializada por la empresa por 80€/hora. Mientras esta vacante no se cubra estamos dejando de ingresar:

• 80€/hora.

• Menos el coste por hora de ese trabajador 20€/hora (su salario anual es de 36.500€ brutos).

• 60€/hora. La empresa está perdiendo 480€ por cada día de vacante sin cubrir.

Recomendamos, por tanto, realizar un seguimiento de estos parámetros y añadirlos como KPI, para obtener un dato que nos ayude a interpretar económicamente cada proceso de selección que termina sin contratación.

El tiempo invertido en el proceso de selección ¿es un coste o una inversión? Si al invertir algo más de tiempo en la fase inicial del proceso conseguimos al candidato adecuado, lograremos sacar adelante más trabajo por el mismo coste laboral. Por lo que afinar en la fase inicial es una inversión, y no un coste.

En consecuencia, facilitamos algunos consejos para optimizar el tiempo y dar con el trabajador que realmente necesita tu equipo:

• Entrevistadores ajenos al departamento en cuestión, para ver si se ajustan realmente a la cultura de la empresa.

• Trabajo desde el inicio con los directores de contratación, para detectar candidatos no aptos en fases iniciales (y no invertir demasiado tiempo en perfiles que no se adecúan).

• Tiempo verdaderamente efectivo: explicando al candidato con quién se van a reunir y para qué será la entrevista exactamente, para que vengan preparados y sea una cita provechosa (que no se pierda tiempo).

En este KPI resulta interesante obtener un ratio óptimo de horas invertidas vs. candidato idóneo.

Quizás estás invirtiendo menos horas durante la fase de selección (pensando que así ahorras). Pero si el desempeño del nuevo empleado es menor del esperado, también se generan pérdidas, que pueden ser mayores que el supuesto ahorro obtenido en la fase de selección.

La fidelidad y el tiempo de permanencia del trabajador dependerá, en gran medida, de que el departamento de Recursos Humanos se centre en cuidar a los empleados que tiene (y no en invertir decenas de horas en procesos de contratación, tareas administrativas, etc.).

Este es un aspecto muy importante, porque una alta rotación, aumenta exponencialmente todos los costes descritos. Es, probablemente, el KPI de segundo nivel más crítico, porque puede disparar exponencialmente los costes, al tener que repetir procesos de selección.

La única fórmula para conseguir la eficiencia y reducción de los costes de contrataciónserá realizar un constante proceso de seguimiento y optimización. Valora económicamente todas las horas invertidas en cada proceso, para establecer un coste a cada uno de ellos.

Y aplica transversalmente los KPI de segundo grado, para optimizar y encontrar los ratios adecuados que favorezcan en tu empresa un coste de contratación óptimo, que no genere sobrecostes con el paso del tiempo.