KPI de Recursos Humanos: indicadores claves para medir el rendimiento

Los KPI o key performance indicators, conocidos en español como indicadores claves de rendimiento, son una serie de unidades de medida que las empresas utilizan para evaluar y conocer los resultados de diferentes procesos, tareas o actividades de la organización y de sus diferentes departamentos, en relación con unos objetivos propuestos inicialmente.

Mientras que el concepto de indicador clave de rendimiento a menudo se ha utilizado para hablar de las ventas de las empresas, con los años otros departamentos han empezado a utilizar KPI para conocer con más detalle su funcionamiento y poder tomar decisiones más informadas.

Los KPI de Recursos Humanos proporcionan a este departamento datos muy relevantes acerca de diferentes procesos, tareas y aspectos relacionados con la gestión de personas en la empresa. Por lo tanto, estos indicadores claves de rendimiento permiten medir aspectos que juegan un papel indispensable no solamente en el rendimiento de la empresa, sino también en el bienestar y la satisfacción de los trabajadores. Algunos ejemplos de aspectos que las empresas pueden conocer mucho mejor gracias a los KPI de Recursos Humanos son la motivación laboral, la productividad de los trabajadores, la rotación de personal o el absentismo laboral.

Establecer y utilizar KPI debería ser una pieza fundamental de la estrategia de RR. HH. de una empresa, puesto que estos indicadores permiten a los profesionales de este departamento evaluar las diferentes decisiones que toman y las diferentes acciones que llevan a cabo.

De manera más específica, estas son las principales ventajas de los indicadores claves de rendimiento de Recursos Humanos:

• Permiten al Departamento de RR. HH. obtener información detallada acerca del cumplimiento o el incumplimiento de los objetivos previamente establecidos.

• Proporcionan datos concretos sobre la situación de la empresa en cada momento en relación con estos objetivos.

• Ayudan a medir el rendimiento del departamento.

• La información obtenida permite tomar mejores decisiones, conocer los puntos fuertes del departamento y la empresa e identificar aquellos aspectos que se pueden mejorar.

• Permiten identificar aquellos aspectos que no están funcionando para poder aplicar los cambios necesarios en cuanto a los objetivos o métodos de trabajo.

• La empresa puede obtener información sobre el rendimiento de los empleados e identificar a los empleados que tienen un alto desempeño.

• También es posible saber si los miembros del equipo se sienten motivados y satisfechos con su trabajo.

• El departamento y la empresa pueden comunicar a los demás equipos y trabajadores información, datos y resultados más precisos y de manera más transparente.

• Debido a todos estos aspectos, y en términos más generales, los KPI de Recursos Humanos pueden ayudar a mejorar el rendimiento tanto de este departamento como de toda la organización.

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Para poder aprovechar al máximo todos los beneficios que ofrecen los KPI de Recursos Humanos, estos deben tener unas características concretas. Es muy recomendable que estos indicadores sigan la misma metodología que los objetivos SMART. SMART es un acrónimo que hace referencia a las siguientes características:

Un KPI de Recursos Humanos debe ser específico, lo cual significa que debe hacer referencia o estar asociado a un objetivo, acción o tarea determinados. Un ejemplo sería reducir la tasa de rotación de personal en un porcentaje específico.

En segundo lugar, un KPI eficaz debe ser medible. En caso contrario, las personas encargadas de medir y analizar estos indicadores no podrían obtener la información necesaria para interpretar los resultados y diseñar e implementar las estrategias necesarias para conseguir los objetivos.

Los indicadores claves de rendimiento también deben ser alcanzables o realistas, al igual que los objetivos. Esto significa que la empresa y cada departamento, en el momento de definir los objetivos y establecer los KPI que se utilizarán para medirlos, deben tener en cuenta las características, capacidades y condiciones de la organización. Establecer objetivos alcanzables es realmente importante para mantenerse motivado y poder cumplirlos.

Un KPI de Recursos Humanos debe ser relevante, lo cual significa que la información obtenida debe resultar de utilidad para el departamento y la empresa, y debe ofrecer datos de valor, que la empresa podrá estudiar y utilizar para seguir creciendo.

Finalmente, la última letra del acrónimo hace referencia al tiempo asociado a un objetivo o a un KPI. Los diferentes indicadores claves de rendimiento deben tener asociada una fecha límite. Además, también es importante revisar los indicadores y medir el rendimiento con periodicidad. Esto permitirá conocer cuáles son los aspectos que funcionan y qué otros podrían mejorarse o requieren cambios.

Existen muchos KPI de Recursos Humanos diferentes, por lo que las organizaciones deben tener en cuenta sus objetivos y características al seleccionar cuáles quieren establecer. Sin embargo, estos son algunos ejemplos de indicadores muy utilizados en las empresas:

La satisfacción de los trabajadores depende de muchos factores diferentes, como las condiciones de trabajo de la empresa o el clima laboral, entre otros. Conocer el nivel de satisfacción de los trabajadores permite a la empresa detectar posibles problemas o conflictos e implementar mejoras que beneficien tanto a la organización como a los miembros del equipo. Implementar las medidas necesarias para mejorar y garantizar la satisfacción de los empleados resultará beneficioso para la gestión del talento y reducirá la tasa de rotación, entre otras ventajas. Existen diferentes indicadores para medir el bienestar de los empleados.

La tasa de rotación está relacionada con la media de tiempo que los empleados permanecen en la empresa. Una tasa de rotación muy elevada puede suponer un aumento de costes para la empresa o la pérdida de talento. También puede ser indicador de un mal clima laboral o unas malas condiciones de trabajo, por lo que es importante que las empresas analicen la posible causa de los resultados obtenidos mediante este indicador clave de rendimiento.

Está claro que la productividad es fundamental para el crecimiento de las empresas, y medir el rendimiento de los trabajadores puede proporcionar información muy relevante. Existen diferentes indicadores que pueden emplearse para medir la productividad, pero la evaluación del desempeño es especialmente recomendable.

La tasa de absentismo laboral proporciona información sobre las ausencias de los trabajadores, las cuales pueden ser justificadas o injustificadas, y pueden deberse a varios motivos. Los datos obtenidos mediante este KPI pueden ayudar a identificar posibles problemas en el funcionamiento de la empresa y a implementar las medidas y soluciones adecuadas.

El tiempo medio que la empresa tarda en contratar a un nuevo trabajador, así como el coste que este proceso supone, también son datos muy importantes. Conocer y analizar detenidamente esta información puede ayudar a la empresa a identificar los mejores métodos de selección de personal y a reducir costes. 

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Para poder establecer los KPI de Recursos Humanos más adecuados en cada caso es imprescindible, en primer lugar, definir los objetivos correctamente, y siempre previamente al indicador clave de rendimiento. Saber qué es lo que quiere conseguir el departamento o la empresa en cuestión permitirá establecer el mejor indicador para medir el progreso de este objetivo.

Una vez establecidas las metas, será posible identificar el indicador más relevante para medir estos objetivos. Por ejemplo, una empresa que tiene como objetivo reducir la rotación de personal para retener talento empleará unos KPI de Recursos Humanos muy diferentes a los de otra empresa que quiere aumentar la productividad de los trabajadores.

Finalmente, cabe recordar que es necesario analizar la información obtenida para poder identificar qué aspectos deben mejorarse e implementar medidas y cambios que ayudarán a la empresa a seguir creciendo. Además, también es esencial medir los datos con cierta periodicidad, para poder conocer la evolución de la empresa y de sus objetivos.

Existen varias herramientas que los Departamentos de Recursos Humanos pueden emplear para medir KPI, pero estas son algunas de las más habituales:

• Plantillas de Excel con fórmulas, para calcular diferentes tipos de datos.

• Formularios de evaluación por competencias, para analizar el desempeño de los trabajadores.

• Encuestas de clima laboral, para conocer más detalles sobre el día a día en la empresa y la relación que hay entre los trabajadores.

• Herramientas especializadas que permiten analizar diferentes aspectos y obtener una visión completa y detallada del funcionamiento del Departamento de Recursos Humanos y de la empresa en general.

El software de Recursos Humanos Personio cuenta con muchas funcionalidades diferentes que permiten a las empresas medir distintos KPI de Recursos Humanos. Por ejemplo, Personio permite llevar un registro de las horas de trabajo, una información que está muy relacionada con la productividad; gestionar las ausencias, lo cual es indispensable para poder calcular el absentismo laboral; diseñar y realizar evaluaciones de desempeño, y generar análisis e informes para obtener más datos y más detallados, para poder tomar las mejores decisiones.

Los conceptos de KPI y métrica a menudo se confunden, pero existen ciertas diferencias entre ellos. Las métricas no siempre tienen unos plazos de tiempo y unos objetivos asociados, mientras que los indicadores claves de rendimiento están relacionados con objetivos y plazos específicos. Por lo tanto, una métrica proporciona información concreta y objetiva que permite realizar un seguimiento de algún proceso o acción, mientras que un KPI ayuda a las empresas a conocer si el proceso que están siguiendo les permitirá alcanzar el objetivo propuesto.

Para elegir los KPI más adecuados, es necesario establecer, en primer lugar, los objetivos de la empresa y del departamento. Es muy recomendable que tanto los objetivos como los KPI establecidos sigan la metodología SMART: deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y tener una fecha límite asociada.

En general, suelen ser los directores de Recursos Humanos quienes se encargan de definir los objetivos del departamento, que deben estar alineados con los de la organización, y de definir los KPI adecuados para medirlos.