Cuánto cuesta realmente una mala contratación

employees asking about hiring cost in a meeting

Es importante que los equipos y empresas que buscan crecer entiendan cuáles son los costes del proceso de contratación.

En un principio, puede resultar tentador considerar estos costes como una métrica fija, pero para los equipos y departamentos de RR. HH. se trata de un concepto más integral.

Entonces, ¿cuánto cuesta a la empresa contratar a la persona equivocada o establecer un mal proceso de contratación? En este artículo, Ross Seychell, Chief People Officer de Personio, nos cuenta por qué el coste de contratación es un importante KPI del departamento de RR. HH.

¿Cómo hablar de costes?

Lo cierto es que en la vida todo tiene un coste. También lo relacionado con las actividades y procesos de RR. HH.

Algunos costes son más evidentes y otros están ocultos o son más difíciles de cuantificar, pero todos afectan a la empresa.

Para mí se trata de encontrar el equilibrio perfecto entre el coste y la inversión. Entre la cantidad que inviertes en el momento y la que obtienes con el tiempo.

En este sentido, es una cuestión (o ecuación) de calidad. La aversión al coste (cuando lo consideramos una inversión) suele tener un impacto negativo en la calidad. Los dos van siempre de la mano.

Cuando hablamos de contratación, por ejemplo, no hay una única métrica que determine el éxito de la empresa. Aunque nos centremos en el coste de contratación, también hay que considerar las siguientes métricas:

  • Tiempo de contratación
  • Recursos para poder contratar
  • Total de ofertas enviadas
  • Total de ofertas aceptadas
  • Experiencia del candidato
  • Etc.

Si solo nos fijamos en una cifra, ponemos en peligro la calidad de todo el proceso. Lo mismo sucede si reducimos la inversión en contratación. 

Esto puede tener consecuencias a largo plazo para tu empresa, tus equipos y tu marca empleadora. Así que es importante calcular cuánto gastamos, pero también cuánto beneficio obtenemos.

¿Cómo influye el proceso de contratación en los costes?

Como ya hemos mencionado anteriormente, los costes de contratación no son una cantidad de dinero fija, sino un concepto más holístico. Lo que me lleva al siguiente punto: entender los costes en función del tiempo.

Cuando se trata de algo como la contratación, sabemos que encontrar el proceso adecuado para la empresa lleva tiempo y esfuerzo.

Desde el principio hasta el final, tenemos que cuadrar tanto el coste de la contratación de un empleado como el tiempo que tardan los equipos de adquisición de talento en ayudarnos a llegar a ese punto.

Según SHRM, el coste medio de contratación de un empleado en Europa ronda los 4500 euros, teniendo en cuenta el coste de “tiempo” de los recursos empleados (reclutadores, gerentes de contratación, anuncios de empleo, etc.).

Y, según un estudio de Glassdoor, la fase de entrevistas en España dura, de media, unos 31,7 días. Así que, ¿cómo equilibrar la tensión natural entre ambos?

¿Cómo está invirtiendo tu equipo en la experiencia del candidato?

Si tu proceso de contratación es más corto y consigues el mismo número de incorporaciones, empezarás a reducir tu coste por contratación, pero debes controlar que no sea a costa de la calidad.

Para medir la calidad, puedes evaluar la proporción de ofertas enviadas entre número de candidaturas

Esta métrica te ayuda a ver cuántos candidatos llegan a recibir una oferta al final del proceso de selección. Si observas que esta métrica disminuye y no se estabiliza a medida que la empresa crece, es posible que estés perdiendo demasiado tiempo. Y si aumenta, puede ser indicio de un descenso en la calidad de la contratación.

Tanto el coste como el tiempo son importantes. Si tu empresa está creciendo, deberás encontrar el equilibrio correcto entre ambos. 

En Personio hemos puesto en marcha varias iniciativas para lograrlo:

  • Hemos implantado un nivel adicional de entrevistas con el que nos aseguramos de que cada nuevo empleado mejore la calidad de la plantilla. Para ello, designamos a un grupo de empleados de departamentos distintos al que se postula el candidato para que actúen de entrevistadores y aporten una visión objetiva sobre el candidato y su adecuación a la cultura empresarial. Esto nos ayuda a subir el nivel de la compañía con cada nueva contratación.
  • Trabajamos constantemente con los mánager involucrados en el reclutamiento para conocer en profundidad los perfiles y requisitos que precisa cada puesto. De esta forma, podemos descartar rápidamente a los candidatos que no son aptos y ahorrar un valioso tiempo a la empresa.
  • Mejoramos la eficiencia del proceso al describir claramente con quién se entrevistarán los candidatos en cada fase y el enfoque principal de cada una de ellas, para que los candidatos puedan prepararse adecuadamente.

Cada una de estas iniciativas está diseñada para garantizar el ritmo de contratación necesario sin sacrificar la calidad. Es un proceso que requiere tiempo y esfuerzo, pero si está bien estructurado, permite lograr el equilibrio adecuado.

El coste de oportunidad es primordial

A la hora de abordar el coste como un indicador de contratación me gusta basarme en lo que se conoce como “coste de oportunidad”. Como ya hemos visto anteriormente, cuando nos referimos a los costes de contratación, hay que poner en equilibrio la balanza. Esto se entenderá mejor con un ejemplo.

Piensa en el coste que supone tomar una mala decisión en tu empresa. Al tiempo y dinero ya invertidos tendrás que sumarle los costes que conlleva una mala contratación.

Según otro informe de Glassdoor, a un empleador le cuesta el 33 % del salario anual de un trabajador contratar a un sustituto si ese trabajador se va o no cumple las expectativas.

Por tanto, no solo has perdido a esa persona, sino también la oportunidad de haber tomado la decisión correcta desde el principio y esto se refleja claramente en los costes. En estos casos, la solución no pasa por intentar recortar o modificar los presupuestos, sino por mejorar los procesos existentes.

Por eso es tan importante que tus procesos de búsqueda, selección y contratación funcionen a la perfección. Porque al coste de reemplazar a un empleado y tener que volver al punto de partida hay que añadirle el coste de la alternativa perdida.

¿Qué puedes hacer?

En nuestro equipo confiamos en la plataforma de reclutamiento de Personio, que nos permite definir un proceso de contratación estructurado, analizar los datos y controlar cada una de las métricas, incluso del número de empleados que abandonan la empresa al poco tiempo de incorporarse.

Esto nos ayuda a entender cómo podemos estabilizar nuestra tasa de conversión, rentabilizar debidamente los costes de oportunidad y utilizar nuestra experiencia para contratar a los candidatos adecuados.

En resumen, el coste de contratación no es solo una cifra que debas aumentar o disminuir. Hay muchos aspectos y métricas que hay que tener en cuenta. Lo que necesitas es un proceso que te permita analizarlos todos. De esta forma podrás tomar decisiones basadas en datos con mayor facilidad.

Sobre Ross Seychell

Con 20 años de experiencia, me apasiona la forma en que la gente y la cultura permiten a las empresas lograr su misión. Tras desarrollar estrategias de personal comercial en empresas de alto crecimiento como TransferWise y King, recientemente me uní a Personio como director de Personas con el objetivo de ayudar a que la empresa logre su misión: convertirse en la plataforma de RR. HH. líder en Europa.


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