7 consejos para que la incorporación en remoto sea un éxito

incorporación de empleado nuevo en remoto

El primer día de trabajo es clave para el nuevo empleado y suele ir acompañado de cierto nerviosismo. Al incorporarse desde casa puede sentirse perdido porque comienza a trabajar en una nueva empresa sin conocer a ningún compañero. ¿Qué puedes hacer? Facilita su integración con un proceso de incorporación en remoto bien estructurado. Aquí te ofrecemos siete consejos para garantizar que sea todo un éxito.

Con esta Guía para la incorporación en remoto, conseguirás que los empleados sean productivos desde el primer día. Descárgala aquí.

1. Comunicación, comunicación, comunicación

Para muchos, tener que trabajar desde casa debido al confinamiento actual es una situación tensa. No saben cómo afectará esta crisis a la rentabilidad de la empresa y a su propio empleo, si conservarán su puesto de trabajo… Por ello, y con el fin de aliviar sus temores, es importante que el equipo de RR. HH. mantenga un estrecho contacto con los nuevos empleados y les informe abiertamente de la situación.

Para evitar que se preocupen, lo ideal es anticiparte. Por ejemplo, el gerente o el responsable de RR.HH. puede enviar un correo electrónico o un breve vídeo respondiendo a las preguntas más importantes y dando la bienvenida a los recién llegados a la empresa.

Para alguien que se acaba de incorporar, hay una gran diferencia entre que te reciban con los brazos abiertos desde el primer día o que te encuentres desorientado sin saber qué hacer hasta poder empezar a trabajar.

Así lo hacemos en Personio

2. Configurar de antemano los equipos

Lo ideal es que los nuevos empleados reciban los portátiles con todo el software y las herramientas necesarias (incluida la VPN) ya instalados, dado que desde casa no podrán pedir ayuda al departamento informático de la empresa.

Envía por mensajería todo el hardware necesario: portátiles, ratones, teclados y auriculares (muy importantes para las reuniones virtuales). Asegúrate de preparar el envío con tiempo ya que, dadas las circunstancias, puede haber demoras, especialmente en la oficina de correos.

3. Organizar sesiones de formación

No todo el mundo está acostumbrado a trabajar desde cualquier lugar. Pregunta siempre al nuevo empleado, antes del primer día, si conoce las herramientas de reunión y chat más comunes como Google Hangouts, Zoom y Slack & Co.

Organiza formaciones antes de que empiecen a trabajar para que todos puedan participar en las reuniones virtuales de presentación o elabora guías rápidas con las principales funciones de cada herramienta.

Guía para la incorporación en remoto

Guía para la incorporación en remoto​Utiliza nuestra guía para no pasar por alto ninguna de las tareas de incorporación, ni siquiera en ladistancia.

4. Ofrecer una incorporación personalizada

La comunicación no solo es importante para calmar las preocupaciones y temores del principio. También se debe promover el intercambio de información entre RR.HH., los gerentes y los nuevos compañeros tan a menudo como sea posible. Hay que tener en cuenta que las presentaciones que antes se realizaban en persona, ahora se hacen a través de un portátil.

Por ello, es recomendable fomentar el contacto con el equipo ya sea a través de cafés, almuerzos o cervezas virtuales. Puedes organizar las reuniones tú mismo, pedírselo al equipo o dejar que sea el nuevo empleado quien tome la iniciativa, siempre y cuando conozca ya a los contactos más importantes de la empresa.

Herramientas como Wellbeing Warrior también pueden contribuir a promover el contacto entre departamentos. Esta herramienta te sugiere compañeros de forma aleatoria con los que podrás tomarte un descanso o almuerzo virtual.

5. Designar a un mentor para mantener la cercanía

Tanto en la distancia como en persona, Personio cuenta con un programa de mentores para dar la bienvenida a las nuevas incorporaciones. A cada nuevo empleado se le asigna un mentor que le ayudará durante la incorporación y pondrá a su disposición todos sus consejos, experiencia y habilidades.

Programa de mentores de Personio

El mentor es el encargado de acompañar y orientar al nuevo empleado durante la incorporación.

En el contexto actual, trabajando desde casa, esta figura adquiere aún más importancia. No se trata únicamente de un compañero emocional, sino que también será el encargado de presentar al resto de equipos y dar a conocer la cultura de la empresa. Algo que en la distancia es mucho más difícil que en persona. Pero quién mejor que un compañero para transmitir qué representa la empresa y cómo es trabajar allí.

6. Mantener un contacto habitual con los nuevos empleados

Ya lo habrás notado: durante la incorporación en remoto, la comunicación es como el hilo que mantiene a todos conectados. En los primeros días hay muchos temas que, pese a la distancia física, hay que procesar. La mejor forma de ayudar a los nuevos empleados es atender y responder rápidamente a sus preguntas.

Por ejemplo, puedes organizar reuniones de 15 minutos cada dos días para ver cómo se encuentran. Estos 15 minutos son la oportunidad perfecta para responder a sus dudas e inquietudes. Es una forma de demostrar que te preocupas por ellos y, además, repercutirá de forma positiva en cómo perciben el proceso de incorporación.

7. Motivar a los trabajadores

Otro de los desafíos de la incorporación en remoto es la motivación. Cuando vas todos los días a la oficina es más fácil motivarse junto a otros compañeros, pero en casa las circunstancias son otras y es diferente.

Una manera de compensarlo es hacer que los nuevos empleados se sientan valorados durante todo el proceso de incorporación en remoto. Dales la bienvenida con obsequios corporativos, mantén el contacto con ellos, ya sea mediante llamadas o por el chat de equipo, y ofréceles un proceso de incorporación estructurado.

Haz que se encuentren cómodos y demuestra que te preocupas por ellos. Así se sentirán respaldados y se esforzarán por dar lo mejor desde el principio.

Conclusión

Para algunas empresas el teletrabajo es solo una medida temporal, pero según los expertos todo apunta a que se convertirá en la modalidad de trabajo del futuro, aunque solo sea porque les resulta más barato. Prepárate para el cambio y gestiona tus procesos de RR. HH. desde cualquier lugar, incluido el de incorporación.

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